FAB-DIS est un format d'échange normé de données produit, utilisé entre les fabricants (FAB) et les distributeurs (DIS).

Initié en 2015 dans le secteur de l'électricité, il s’est aujourd’hui étendu à de très nombreux acteurs du bâtiment.

Le format FAB-DIS est organisé en 9 blocs de données, certains obligatoires, d’autres facultatifs:

• Cartouche (obligatoire) : identifier l'émetteur et les paramètres des données

• Commerce (obligatoire) : améliorer la transaction commerciale

• Logistique (obligatoire) : optimiser la gestion des flux logistiques

• Média (obligatoire) : valoriser les offres sur les différents canaux de diffusion (Web, ERP, Print…)

• Règlement (obligatoire) : prouver la conformité règlementaire des produits

• ETIM (facultatif) : partager les informations techniques exploitées par les distributeurs

• Pyramide (facultatif) : Organiser l’expression des offres et structurer les statistiques de vente

• Substitution (facultatif) : Identifier le produit le plus récent/pertinent pour une activité de maintenance

• Correspondance (facultatif) : identifier les accessoires et auxiliaires associés au produit principal

Plus d’infos et téléchargements sur le site le site FAB-DIS: https://fabdis.fr/fr/

D’un point de vue concret un fichier Fab-Dis est un fichier Excel, composé d’onglets correspondants aux différents blocs de données (un onglet = un bloc de données).

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Un onglet excel par bloc de données

Dans Divalto infinity, il est possible d’importer un tel fichier (version 2.3 de FAB-DIS), en utilisant les programmes “Fab-Dis” qui vont fonctionner selon un système de correspondances entre les champs du fichier excel Fab-Dis importé et des champs existant dans le zoom Article Divalto Infinity.

Jusqu'à la V10.8 sont traités les onglets 00 - 01 - 02 - 03 - 04 / à partir de la 10.9 sont importables les autres onglets.

Paramétrage dossier pour l’import des données Fab - Dis

Onglet Catalogue Fab-Dis

Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Catalogue Fab-Dis, le champ Version gérée contient la version Fab-Dis supportée par l’ERP pour l’import (2.3 jusqu'à la V10.8).

Le champ Marque fixe la correspondance entre la marque Fab-Dis et la famille statistique de Divalto infinity. En effet, la marque du distributeur va s’appuyer sur les familles statistiques de Divalto: choisir “Marque” ou “Rayon” ou “Métier” pour tout le Dossier = la marque va être positionnée systématiquement et par défaut, sur la famille statistique positionnée dans le Dossier.

Les articles Fab-Dis ont un statut qui peut prendre les valeurs A (référence active), F (fin de vie) ou S (Suppression).

Dans le groupe Gestion des attributs suivant le statut article , on positionne à l’aide de coches les actions permises/interdites (autorisation sur pièce client, sur pièce fournisseur, sur pièce interne, MAJ date de fin de validité, Suppression catalogue) en fonction du statut Fab-Dis.

Un mappage entre les nomenclatures marketing Fab-Dis et des rubriques implicites article spécifiées dans le groupe Liaison nomenclature marketing - rubrique implicite Article est effectué lors de l’import. (Voir chapitre: FAB-DIS (V10.7) | Fonctionnement du mappage des rubriques )

Dans le groupe Tarification, le champ Tarif de vente (HT) contient le code tarif qui sera utilisé lors de la création des tarifs de vente, sur la base du prix conseillé présent dans le fichier Fab-Dis. Si aucun code n’est spécifié dans le dossier, les tarifs de vente ne pourront pas être créés ou mis à jour.

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Bouton Numérotation

La création des articles depuis le fichier Fab-Dis utilise la numérotation automatique ; le compteur des références article doit être renseigné impérativement.

Préalables nécessaires avant l’importation du fichier

• Correspondances des unités (voir chapitre)

• Créer le fournisseur dans le zoom fournisseur

• Créer un article modèle sur lequel s’appuieront les créations d’articles Fab-dis (voir chapitre)

• Créer la marque, selon l’option Dossier choisie (choisir une famille statistique, rayon ou marque par exemple, pour faire concorder les champs)

• Les pays, classes de remises, nomenclatures douanières, pays de provenance, doivent exister

Correspondance entre unités FAB-DIS et unités Divalto infinity

L'import des articles au format FAB-DIS nécessite la préexistence d'un mappage entre les unités FAB-DIS et les unités de Divalto infinity. La table Commerce et logistique/ Fabricants - distributeurs/ Fichiers/ Unité de base permet de codifier les correspondances.

L’Unité de base correspond à l’unité FAB-DIS. L’Unité ERP correspond à l’unité Divalto infinity. La Description correspond au libellé de l’unité. Le Regroupement permet de classifier l’unité, afin de séparer par exemple, les unités de conditionnement des unités de volume ou de poids.

Exemples: unité Fab-dis “BX” (box) = unité Divalto “CART” (carton). Unité “EA” (each) = unité “P” (pièce).

Article modèle

La création des articles s’appuie sur un article modèle préalable (Menu: Commerce & logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Article modèle), qui possède comme fournisseur le fournisseur (ou fabricant) dont on importe les données Fab-dis.

Pour faire le lien entre l’article modèle et le fournisseur, l’article modèle doit avoir exactement le même code, que le code fournisseur.

Fonctionnement du mappage des rubriques

Import de données Fab-Dis

Le programme d’import est accessible par le menu Commerce et logistique/ Fabricants - Distributeurs/ Import d’articles Fab-Dis.

Les articles Fab-Dis sont importés dans un fichier article dédié : Commerce et logistique/ Fabricants-Distributeurs/ Fichiers/ Articles Fab-Dis.

Dans le groupe Paramétrage dossier Fab-Dis, le champ Version Fab-Dis permet d’indiquer la version du fichier à intégrer, dans le but de permettre au programme de vérifier que cette version est supportée en intégration.

Le programme vérifie également la cohérence du fichier à intégrer dans sa structure : en effet, les noms des onglets/feuilles, les noms et positions des colonnes sont orthonormés dans la version spécifiée du format Fab-Dis.

Remarque : dans la version 10.7 de l’ERP, la version Fab-Dis supportée est la 2.3.

Le champ Famille statistique permet d’indiquer à quelle famille statistique de l’ERP, on raccroche les articles Fab-Dis que l’on va importer.

Le groupe Intégration permet de préciser le fournisseur lié au fabricant Fab-Dis, le fichier à intégrer correspondant d’un point de vue concret au catalogue fournisseur.

Dans le groupe Feuille(s) à intégrer, les cases à cocher correspondent aux onglets du fichiers (et à leur bloc de données correspondant) que l’on souhaite importer.

Lors de l’import, le programme commence par vider le fichier Commerce et logistique/ Fabricants-Distributeurs/ Fichiers/ Articles Fab-Dis pour le fournisseur sélectionné

Puis, des contrôles de cohérence et du remplacement de données sont opérés avec les données existantes dans l’ERP:

• Si un mappage est à faire entre des données Fab-Dis et des données ERP (pour les unités par exemple), la correspondance Fab-Dis/Divalto infinity sera recherchée :

  • si elle est trouvée, on remplacera la valeur Fab-Dis par celle de l’ERP,

  • sinon, une anomalie sera signalée, mais on enregistrera tout de même la valeur Fab-Dis pour correction ultérieure.

• Seules les lignes dont les valeurs obligatoires sont absentes ou incohérentes seront rejetées :

  • Champs obligatoires dans le fichier Fab-Dis : la marque (Marque), la référence commerciale (RefCiale),

  • Les unités de hauteur (HAUTPU), largeur (LARGPU) et profondeur (PROFPU) doivent être identiques.

• Si un article Fab-Dis avait déjà été importé dans l’ERP, le programme recherchera à quel article infinity, il était lié (le contrôle se fait sur triptyque référence / marque commerciale / fournisseur) :

  • si un lien unique est trouvé, le lien sera renseigné dans le fichier article Fab-Dis,

  • si plusieurs liens sont trouvés, une anomalie sera signalée.

Si les références articles à importer sont en caractères alphanumériques, il faut vérifier que les cellules du fichier excel soient en format standard et non en format numérique.

Signalement des anomalies d’import

Les articles comportant une anomalie d’import sont signalés dans le fichier article Fab-Dis par un !.

L’anomalie est explicitée à l’aide d’une coche positionnée sur l’origine du problème d’import.

Contrôler les données articles FAB-DIS importées (V10.9)

Un outil permet de rejouer un contrôle des anomalies restantes afin d'éviter de relancer un import et ce, suite à l’ajout ou à la correction de données.

Zoom articles Fab-Dis: accès à l’outil par le bouton “Vérification globale” (ou menu Outils / Interrogation):

Fonctionnement

Après avoir effectué les modifications nécessaires, il est possible de vérifier si les anomalies ont été corrigées, ou faire appliquer les corrections à tous les articles.

Sélectionner les anomalies à vérifier en cochant les cases nécessaires:

Après avoir validé le traitement, les articles Fab-dis en anomalie sont corrigés sans réimportation.

Le cas typique est l’anomalie détectée sur une unité qui n’existe pas dans la base. Après l’ajout de cette donnée dans la base, lancer la “Vérification globale” pour que les unités soient corrigées sur tous les articles concernés.

Création et mise à jour article à partir du fichier article Fab-Dis

La cible de l’import Fab-Dis est le fichier article dédié Commerce et logistique/ Fabricants-Distributeurs/ Fichiers/ Articles Fab-Dis. Les articles provenant de ce fichier doivent ensuite donner lieu à un article classique afin de pouvoir être utilisés. Seuls les articles sans anomalie provenant du fichier article Fab-Dis peuvent être à l’origine d’une création d’article dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles.

La création ou mise à jour d’articles dans le fichier article à partir des données Fab-Dis s’opèrent à partir du fichier Commerce et logistique/ Fabricants-Distributeurs/ Fichiers/ Articles Fab-Dis.

Le bouton Créer Article (resp Modifier article) permet d’enclencher la création (resp mise à jour) d’une référence dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Articles à partir des données stockées dans le fichier article Fab-Dis.

Les étapes de création ou mise à jour article

Pour créer (ou mettre à jour) un article infinity dans la base articles depuis un article Fab-Dis, il faudra :

• Le présélectionner en cochant le champ Préselection article pour création/modification, à l’aide du bouton

• Cliquer sur le bouton Créer article ou Modifier article selon le cas.

• La fenêtre suivante apparaît lors de la création:

Il convient de cocher les options de génération de l’importation: y a-- il des unités logistiques à importer, y a-t-il des caractéristiques articles, des taxes complémentaires? etc.

• La fenêtre suivante apparaît lors de la modification:

On peut paramétrer quelles entités doivent être crées ou mises à jour en les cochant : Article, Condition de réapprovisionnement fournisseur, Libellé complémentaire, Rubriques implicites (indiquées au niveau du paramétrage dossier).

Pour le Tarif de vente, le Code tarif paramétré dans le dossier est rappelé et peut être modifié. Si le champ est vide, les tarifs de vente ne pourront pas être créés ou mis à jour.

Pour les Coefficients de conversion entre 2 unités (unité de base et conditionnement), trois choix sont possibles :

• Ne pas mettre à jour,

• Uniquement la création : les coefficients seront créés si absents, mais non mis à jour si déjà présents pour éviter des erreurs s’ils étaient déjà utilisés auparavant,

• Création et mise à jour : les coefficients sont créés ou mis à jour dans tous les cas.

Au maximum, la création ou la mise à jour, selon le choix génèrera ou mettra à jour:

• un article,

• une condition fournisseur,

• un libellé complémentaire,

• potentiellement 5 rubriques implicites articles,

• un tarif de vente,

• un tarif achat particulier (code ‘99’ avec tiers = fournisseur), contenant le prix de vente conseillé

• 2 coefficients de conversion : unité de base vers unité de conditionnement et réciproque.

Après création ou mise à jour, on trouvera sur l’article Fab-Dis ayant donné lieu à une création ou une mise à jour article, un lien vers l’article créé, enregistré dans l’onglet Identifiants, ainsi que les dates de création et modification dans le fichier article classique. Une fois la création ou la mise à jour terminée, le bouton Cible (Article lié) permettra d’accéder à la fiche article correspondante.

La suppression de la coche Lié à un article, positionnée par défaut par le programme lors de la création de l’article dans le fichier article classique, permet de désolidariser l’article Fab-Dis et son pendant dans le fichier article classique si nécessaire.

Si l’article a déjà été modifié, si jamais il est sélectionné avec d’autres articles, pour une (nouvelle) modification, un message d’alerte apparaît:

Et l’onglet “Identifiants” de l’article montrera en détails et de manière horodatée, les modifications apportées à l’article.

Filtrer les articles du zoom articles Fab-Dis selon leur statut

Dans le zoom articles Fab-Dis, une liste déroulante permet de filtrer selon le statut de création / modification des articles:

Modification en série

Il est possible d’effectuer des modifications en série, si une donnée commune est à modifier pour tous les articles, il faut cocher la ligne d’une référence (parmi les références de même fournisseur), et cliquer dans le menu Edition “Modifier en série”

puis effectuer la / les modifications sur l’article coché.

Différentes fenêtres de choix et de confirmation s’ouvrent:

La confirmation effectuera les modifications sur tous les articles du même fournisseur, du zoom articles Fab-Dis.

Pour que ces modifications soient effectuées dans la base article, il faut sélectionner les articles concernés et activer le bouton “Créer articles”.

La modification en série est opérable pour effectuer les corrections d’anomalies et pour corriger/mettre à jour des articles déjà créés (qu’il faudra mettre à jour dans la base article “classique” via le bouton “Modifier l’article”).

Traitement des articles liés à un utilisateur uniquement (V10.8)

Dans le zoom Commerce et logistique/ Fabricants-Distributeurs/ Fichiers/ Articles Fab-Dis ,le code de l’utilisateur qui a présélectionné les articles FAB-DIS à mettre à jour est conservé.

Ainsi, lors du lancement du traitement, ne seront traités que les articles présélectionnés par l’utilisateur mentionné dans le champ Par du groupe Présélection article.

Cette fonctionnalité permet de couvrir le cas ou plusieurs utilisateurs sélectionnent des articles à traiter. Chacun de ces utilisateurs, en mettant son code utilisateur dans champ Par du groupe Présélection article, ne traitera que les articles présélectionnés par lui et non tous les articles présélectionnés, indépendamment du code utilisateur.

Traitement des données logistiques (V10.8)

Choix d’importer les données de l’onglet “02_LOGISTIQUE” du fichier FAB DIS.

Ces données logistiques importées sont visibles via le bouton “Unité Logistique” du Fichier Articles FAB-DIS.

Ou accessibles via le menu: Commerce & logistique / Fabricant - Distributeur / Fichiers / Unité logistique Fab-Dis

Les données importées sont reprises dans les différents champs correspondants, sans erreur si les unités de base ont bien été enregistrées dans le fichier d’équivalences entre unités “Unité de base”, préalablement.

Les anomalies, dans ce programme, sont répertoriées comme dans le Fichiers Articles FAB DIS (identifiées par un “!” et visualisation dans le groupe “Anomalies” de la partie de droite) indiquant par les cases cochées, les champs en erreur; et sont à corriger selon le même fonctionnement.

Correction en masse des erreurs à l’importation des données logistiques

Dans la fenêtre des “Unités logistiques:

1. Sélectionner les lignes à modifier

2. Utiliser le bouton “Modification globale”

3. Une fenêtre apparaît pour choisir les champs à modifier

Une fois les erreurs corrigées, l’article (sans “!”) peut être créé dans la base articles (voir chapitres plus haut) et les données logistiques viennent garnir les champs tant au niveau de l’onglet Généralités, groupes “Unités” et “Caractéristiques”, qu’au niveau des Unités logistiques de l’article.

Traitement des données MEDIA (V10.8)

Importation des données de la feuille 03_MEDIA

Même procédé que pour les données des autres onglets du fichier Fab-dis. Il faut de cocher la case “Média” dans l'utilitaire d’import-export Fab-Dis:

Après création des articles, les données “MEDIA” sont visibles en cliquant sur le bouton “Info Media”.

Lors de la modification d’articles (mise à jour des articles), après avoir importé individuellement les données media par exemple, la case “Média” doit être cochée.

La case “Télécharger média” doit être cochée s’il s’agit d’importer une image dont le type est PHOTOBD: dans ce cas il faut la télécharger pour qu’elle devienne l’image de l’article. Dans les “Caractéristiques article” de la fiche article (zoom articles), renseigner le nom de l’image et l’image.

Traitement des données REGLEMENTAIRE (V10.8)

Importation des données de la feuille 04_REGLEMENTAIRE: les données de cette feuille concernent la création des taxes complémentaires.

Le procédé d’importation est identique à celui pour les données des autres onglets du fichier Fab-dis: il faut de cocher la case “Règlementaire” dans l'utilitaire d’import-export Fab-Dis.

Pour rappel, les taxes complémentaires sont visibles dans le zoom article, bouton “Taxes cpl.”

Paramétrage préalable:

Le zoom “Taxe” (menu: Commerce & logistique / Fabricants - Distributeurs / Fichiers / Taxe) doit comporter les données de base nécessaires avant importation des données “Règlementaire”.

• Les champs “Type de tarif” et “Compte de vente” ainsi que “Compte d’achat” sont garnis à partir du zoom des Taxes du zoom articles Fab-dis qui est paramétré selon la nature de réglementation.

Autres champs une fois les données importées:

• Le champ “Code taxe complémentaire” sera garni par concaténation “Nature de Réglementation_Valeur des données réglementaires”

• La date d’effet est le 1er janvier de l’année courante

Le fonctionnement de correction des données (puis création de l’article) est le même que pour les autre données: identification par un “!”, qui disparaît une fois les données corrigées, ce qui permet la création de l’article.

Accéder aux données du fichier FAB-DIS à partir du catalogue référence externe (V10.9)

Les onglets Généralités FAB-DIS1 et Généralités FAB-DIS 2 permettent de visualiser toutes les informations FAB-DIS à partir de la fiche article du catalogue référence externe (Commerce et logistique/ Fichier/ Catalogue référence externe). Les boutons pour accéder aux informations logistiques, règlementaires et média sont également disponibles.

Créer en masse les articles dans le fichier catalogue à partir des données Fab-Dis

Créer en masse les articles dans le fichier catalogue en faisant la sélection pour un fournisseur donné à partir du fichier FAB-DIS, afin de mettre à disposition un catalogue fournisseur aux vendeurs et à l'ADV.

Fonctionnement

Sélection des données à modifier par des cases à cocher :

Au lancement de la création, le programme va créer pour chaque article Fab-Dis présélectionné :

• une fiche catalogue EART,

• une fiche de rapprovisionnement fournisseur,

• met à jour l’article Fab-Dis (lien vers EART).

Modifier en masse les données du Catalogue Fournisseur (FAB-DIS)

Le principe est de modifier en masse les articles existant dans le fichier catalogue fournisseur pour un fournisseur en particulier, à partir du fichier FAB-DIS.

Pour ce faire, par défaut tous les enregistrements à modifier sont sélectionnés mais on peut effectuer une sélection ciblée.

Voici les données modifiables:

• prix d'achat

• prix de vente

• Désignation article

• cycle de vie produit (date de fin validité)

Paramétrage dossier

Le cycle de vie du produit se paramètre au niveau du Dossier, onglet ‘Catalogue Fab-Dis’, selon le statut de l’article dans le fichier Fab-Dis :

Accès Menu

Commerce & Logistique / Fabricants - Distributeurs / Fichiers / Articles Fab-Dis

Bouton “Modifier catalogue”

Menu Programme (Outils, Interrogation…)

Fonctionnement

Sélection des données à modifier par des cases à cocher :

• la modification du prix d’achat/de vente implique également la modification de la date du prix d’achat/de vente dans le catalogue (c’est la date du tarif du fichier Fab-Dis qui est prise en compte)

• pour le cycle de vie de l’article, le statut de l’article dans le fichier Fab-Dis et le paramétrage du dossier définissent l’action à mener :

  • le statut de l’article dans le fichier Fab-Dis peut avoir les valeurs suivantes :

    • Référence active

    • Fin de vie

    • Référence supprimée ou obsolète

  • selon la valeur du statut, c’est le paramétrage correspondant dans le dossier qui s’applique:

    • si la case ‘Suppression catalogue’ est cochée, on supprime l’article du catalogue

    • si la case n’est pas cochée, on effectue les modifications demandées

    • la case ‘MAJ de la date de fin de validité’ n'est pas gérée au niveau du catalogue, elle est gérée au niveau de l’article

Mise à jour automatique du catalogue externe

Le principe est d’exploiter le catalogue externe avec les dernières informations du fichier FAB-DIS, en chaînant, sur option, la mise à jour des articles existants dans le fichier catalogue à l'import des données FAB-DIS (donc après avoir importé les données FAB-DIS).

Fonctionnement:

Commerce & logistique / Fabricants - Distributeurs / Import d’articles Fab-Dis

Dans le traitement d’import du fichier Fab-Dis, options de mise à jour du catalogue externe pour les articles déjà existants dans le catalogue :

Par défaut, la case ‘Mise à jour catalogue’ n’est pas cochée.

Si elle est cochée, une mise à jour automatique du catalogue est faite pour les articles qui existent déjà dans le catalogue. Les données à mettre à jour sont celles qui ont la case cochée (prix d’achat, prix de vente, désignation article).

Chaque modification est écrite dans le livre de bord.

La visualisation des données dans le catalogue se fait via le bouton “Catalogue” du zoom articles Fab-Dis.

Remarque :

En mode simulation, toutes les cases à cocher sont grisées et la case ‘Mise à jour catalogue’ est décochée automatiquement.

Mise à jour automatique du fichier articles

Sur option, il est possible de mettre à jour des articles existants dans le fichier articles après l'import des données FAB-DIS, afin de pouvoir exploiter le fichier articles avec les dernières informations du fichier FAB-DIS.

Pour ce faire,

Au moment de lancer l'import des données FAB-DIS, il faut  :

• avoir une option pour mettre à jour les articles déjà existants

• et choisir les informations à mettre à jour (tarif de vente, tarif d'achats,...)

Menu: Commerce & Logistique / Fabricants - Distributeurs / Import d’articles Fab-Dis

Fonctionnement

Dans le traitement d’import du fichier Fab-Dis, possibilité de mettre à jour les articles déjà existants en base :

Par défaut, la case ‘Mise à jour article’ n’est pas cochée.

Si elle est cochée, une mise à jour automatique des articles est faite pour les articles qui existent déjà. Les données à mettre à jour sont celles qui ont la case cochée (article, condition de réapprovisionnement fournisseur, libellé complémentaire, …).

Remarque :

En mode simulation, toutes les cases à cocher sont grisées et la case ‘Mise à jour article’ est décochée automatiquement.

Exemple de fichier FAB-DIS pour s’exercer

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