La gestion des statistiques est réalisée à partir des factures clients et fournisseurs.
Les données des pièces sont cumulées dans un fichier des statistiques mois par mois ce qui accélère les temps de réponse au moment des impressions et de l'interrogation.
Les listes statistiques offrent diverses possibilités d'impression des résultats client ou fournisseur. Les saisies des sélections sont similaires dans tous les traitements :

• Un onglet Sélection qui permet de choisir le type de statistique, de totalisation, la période couverte, etc.

• Un ou deux onglets Filtres pour sélectionner les données relatives aux articles ou aux tiers.

Dans le dossier (Commerce & logistique/ Fichier/ Organisation/ Dossier, onglet « Statistiques »), vous indiquez le mois de début de calcul de récapitulatif dans le champ « Mois de début du calcul récapitulatif statistique ».
Lors de la génération des statistiques, vous indiquez en plus la date de clôture. En fonction de ces deux dates le programme détermine : année N année N-1 dernier mois, et dernier trimestre.
Différentes périodes statistiques apparaissent dans la fiche article et dans la fiche tiers sous l'onglet Statistiques, à savoir, les statistiques mensuelles (mois et 3 mois) et les récapitulatifs annuels (année N et année N-1) :

Ces périodes sont paramétrables et dépendent des paramètres suivants :

• Les périodes mensuelles (mois et 3 mois) ne dépendent que de la période de clôture qui est définie au moment de la génération des statistiques en cochant la case Calculer le récapitulatif tiers / article.

• Les périodes annuelles (année N et année N-1) dépendent à la fois de la période de clôture et du mois de début de calcul récapitulatif statistique qui est défini dans le dossier.

Si la date de clôture est égale ou postérieure à la date du dossier, l'année N va débuter à la date dossier.
Si la date de clôture est antérieure à la date du dossier, l'année N va se terminer au mois précédent celui de la date du dossier.

Génération du fichier des statistiques tiers

On accède au programme de génération des statistiques par Commerce & Logistique / Traitements / Génération des statistiques.
Le traitement de génération des statistiques alimente le fichier cumulé à partir du détail des factures.
Pour chaque mois de la période sélectionnée, le cumul est réalisé. Un mois peut être généré plusieurs fois : en effet, le programme peut être relancé plusieurs fois sur la même période.
Ce même traitement calcule également les récapitulatifs tiers et article. Dans ce cas, la date de référence (date de clôture) est à spécifier.
NB : Le mois courant des fiches et l'année dépendent de la date de clôture. Dans la fiche dossier (onglet Statistiques), il est possible de régler le mois de début de l'année afin de faire correspondre l'année des récapitulatifs avec l'exercice fiscal, grâce au champ « Mois de début du calcul récapitulatif statistique ».

Remarque : La génération des statistiques traite les factures intégrées en comptabilité uniquement.

Calcul du récapitulatif tiers/ article issu de la génération des statistiques

Dans le programme de génération du fichier statistique, on renseigne la période « du - au», on coche la case « calculer le récapitulatif tiers/article », et on renseigne la date de clôture.
Le résumé comprend les données suivantes :
ARTICLE :

• CA Mois : Chiffre d'affaires client du mois de clôture donné en sélection du programme de génération

• CA 3 Mois : Chiffre d'affaires client cumulé des deux mois précédant la date de clôture et du mois de clôture lui-même.

• CA Année N : Chiffre d'affaires client de l'année N (sur 12 mois) en commençant par le mois de début récapitulatif indiqué dans la fiche dossier

• CA Année -1: Chiffre d'affaires client de l'année N -1 (sur 12 mois) en commençant par le mois de début récapitulatif indiqué dans la fiche dossier

• Marge Idem que CA

• Part du CA : Part en pourcentage du chiffre d'affaires client de l'année par rapport au total du chiffre d'affaires

• Rang : Position (Hit-parade) dans la liste des articles classés par chiffre d'affaires décroissant de l'année N

• Client le plus important : Client qui a réalisé le plus gros chiffre d'affaires sur cet article sur l'année N

• Nombre de clients: Nombre de clients qui ont réalisé un chiffre d'affaires sur cet article sur l'année N

• Stock: Récapitulatifs stock sur les 12 derniers mois glissants à partir de la date de clôture.

CLIENTS :

• Idem qu'article mais le programme va en plus rechercher des informations dans le module des règlements, si le flag "contrôler les données des règlements » est positionné à oui dans le dossier.

Ces informations sont sur les 12 derniers mois glissants à partir de la date de clôture.

• Délai moyen de règlement : Délai entre la date d'opération de l'effet et la date de la facture

Détail des statistiques disponibles sur la fiche client et article

Différentes périodes statistiques apparaissent dans la fiche article et dans la fiche tiers sous l'onglet Statistiques, à savoir, les statistiques mensuelles (mois et 3 mois) et les récapitulatifs annuels (année N et année N-1) :

Ces périodes sont paramétrables et dépendent des paramètres suivant :

• Les périodes mensuelles (mois et 3 mois) ne dépendent que de la période de clôture qui est définie au moment de la génération des statistiques en cochant la case Calculer le récapitulatif tiers / article.

• Les périodes annuelles (année N et année N-1) dépendent à la fois de la période de clôture et de du mois de début de calcul récapitulatif statistique qui est défini dans le dossier.

Si la date de clôture est égale ou postérieure à la date du dossier, l'année N va débuter à la date dossier.
Si la date de clôture est antérieure à la date du dossier, l'année N va se terminer au mois précédent celui de la date du dossier.

Les interrogations statistiques

L'accès au fichier produit par le traitement de génération des statistiques se fait par Commerce & Logistique / Interrogations / Statistiques.
Ce traitement visualise le contenu du fichier des statistiques.
L'exploration du contenu repose sur l'utilisation d'un arbre, qui associé à une large palette de sélections, fournit une navigation rapide et ergonomique.
Le contenu de l'arbre est chargé de manière dynamique, à la demande de l'utilisateur, afin d'offrir des temps de réponse rapides en limitant le nombre d'accès successifs au fichier.

Composition de l'écran dans les interrogations statistiques

Un entête
Qui détaille le chemin d'interrogation relatif au niveau courant, les codes relatifs à la ligne courante, et les informations sur les sélections opérées (période, marge, monnaie).
Un arbre
Qui offre la possibilité de naviguer dans les statistiques en développant les niveaux. Il comporte les colonnes suivantes :

• Arborescence : contient la structure de l'arbre ainsi que le code correspondant à la rupture de niveau.

• Libellé : contient le libellé associé au code de la colonne arborescence.

• Quantité : quantité cumulée niveau. Cette colonne n'est remplie que si le niveau ou l'un de ses pères correspond à un article.

• CA : chiffre d'affaires cumulé du niveau.

• CR : coût de revient cumulé du niveau.

• Marge : marge associée aux cumuls du niveau. (Marge = CA – CR).

• % de marge : pourcentage de marge entre le CA et le CR cumulé du niveau (% de marge = (CA – CR) / CA).

L'exploration des sous-niveaux s'effectue :

• soit en cliquant dans l'arborescence de l'arbre pour développer les niveaux,

• soit à l'aide d'un clic droit dans la colonne « arborescence » qui affiche un menu contextuel adapté à l'entité sélectionnée.

Menu contextuel d'un niveau non valorisé dans les interrogations statistiques

Le menu contextuel (clic droit sur la colonne Arborescence) affiche au minimum les commandes suivantes :

• Période : le niveau suivant est alors la totalisation des cumuls selon la période choisie dans l'écran de sélection.

• Le niveau d'exploration suivant :

Selon les cas, le menu contextuel est enrichi de la manière suivante :

• Interrogation par code statistique :

Sur le niveau du dernier découpage du code statistique, ajout des croisements associés à ce code statistique.

• Interrogation par famille statistique :

Sur le niveau du dernier découpage de la famille statistique, ajout des croisements associés à cette famille statistique.

• Interrogation par tiers : ajout des différentes familles statistiques et leur découpage respectif.

• Interrogation par commercial :

Au niveau du commercial, ajout selon les critères de sélection d'un choix référence ou tiers.

Menu contextuel d'un niveau valorisé dans les interrogations statistiques

Le menu contextuel affiche tous les croisements possibles autres que ceux présents dans les pères du niveau courant. Le dernier choix du menu correspond toujours au choix par défaut.

Barre d'outil de l'exploration dans les interrogations statistiques

Totalisation de tout le fichier : calcul du montant sur toutes les données du fichier (Shift + F6).
Totalisation des lignes sélectionnées ou de la ligne courante. Calcul du montant sur les lignes marquées et leurs sous-niveaux (F6).
Affichage du graphique correspondant à la ligne courante.
Sélection ou désélection de la ligne courante. C'est le moyen d'effectuer des sélections multiples pour la totalisation ou l'impression (F5).
Désélection de toutes les lignes marquées (Shift + F5).
Abandon de l'interrogation courante et retour à l'écran de sélection (Echap).
Impression de la ligne courante ou des lignes sélectionnées (Ctrl + P).
Afin d'optimiser les recherches, des critères de sélections restreignent la portée de l'interrogation. Ils comprennent entre autres :

• Sélection de la période d'interrogation

• Filtre sur les codes et familles statistiques

• Filtre sur les codes tiers et articles

• Filtre sur les dépôts, etc.

Lors de l'exploration des statistiques, l'utilisateur peut à tout moment :

• Imprimer une sélection de niveaux ou le niveau courant,

• Afficher un graphique récapitulant les informations du niveau courant.

L'exploration du fichier peut s'effectuer selon deux méthodes :

• Sans valorisation : le cumul des lignes est uniquement calculé sur demande de l'utilisateur ou lors de l'arrivée sur les feuilles de l'arbre.

• Avec valorisation : chaque ligne affichée est automatiquement cumulée.

Attention ! Le principe de base consiste à choisir les axes, développer la navigation souhaitée puis seulement valoriser les éléments statistiques.

Onglet « Généralités » dans les interrogations statistiques

Masque de sélection
Le premier onglet définit les principales caractéristiques de l'interrogation. Il est découpé en deux parties :
Caractéristiques de l'interrogation
Il s'agit de sélectionner les options d'interrogation :

• Type de statistiques : client (ventes) ou fournisseur (achats).

• Axe d'analyse : Famille statistique (articles), Code statistique (tiers), Tiers, Article, Représentant, Dossier.

• Niveau d'entrée de découpage pour les familles et les codes statistiques.

• Monnaie d'expression des montants : devise principale ou secondaire du dossier.

• Périodicité de cumul des montants (1 mois, 2 mois, 3 mois, 4 mois, 6 mois ou 12 mois) : elle est exploitée lors des cumuls périodiques et lors d'une interrogation statistique par dossier.

• Valoriser les lignes : le cumul est calculé automatiquement pour toutes les lignes affichées dans l'arborescence. Cette méthode nécessite de nombreuses lectures successives dans les données et peut ralentir l'exploration des statistiques.

• Afficher des montants en milliers : les montants sont alors affichés en Devise.

• Afficher les lignes sans sous-niveau : optimise les temps de lecture.

• Possibilité, lors du choix de l'option fournisseur, de visualiser uniquement les données sur le fournisseur habituel : ATTENTION, cocher la case « Valoriser les lignes » pour que cette option soit effective !

Filtres
Période, tiers, codes statistiques, articles, type d'article, familles statistiques.

Les interrogations statistiques : onglet « Autres »

Le second onglet filtre les critères suivants :

• affaire, commercial (le filtre est effectué sur les 3 commerciaux), groupement centrale, nature du produit,

• 10 dépôts à traiter (si aucun dépôt n'est spécifié, tous les dépôts seront traités),

• 10 codes opération (si aucun code opération n'est spécifié, tous les codes opération seront traités).

Les interrogations statistiques : onglet « Options des graphiques »

Cet onglet définit les caractéristiques par défaut du graphique :

• Valeurs représentées sur le graphique : CA, CA en pourcentage, Marge, marge en %

• Représentation du graphique : histogramme ou camembert

• Le type d'impression : couleur ou noir et blanc

• Le nombre maximal de valeurs affichées sur le graphique

• Le seuil de regroupement des valeurs. En dessous de ce seuil, les valeurs sont cumulées et apparaissent sous le nom "AUTRE".

Les listes statistiques

Les listes statistiques sont accessibles par Commerce & logistique/ Listes/ Statistiques.
Les listes statistiques offrent diverses possibilités d'impression des résultats client ou fournisseur.
Les saisies des sélections sont similaires dans tous les traitements :

• Un onglet Sélection qui permet de choisir le type de statistique, de totalisation,

la période couverte, etc.

• Un ou deux onglets Filtres pour sélectionner les données relatives aux articles ou aux tiers.

Les impressions peuvent être préparées et imprimées plus tard.

Les traitements différés s'exécutent par :
Commerce & Logistique / Utilitaires / Travaux en attente / Consultation des travaux en attentes
Ou
Commerce & Logistique / Utilitaires / Travaux en attente / Exécution des travaux en attentes

Les listes statistiques : statistiques 12 périodes

On accède à cette liste par Commerce & logistique/ Listes/ Statistiques/ Statistiques 12 périodes.
Ce programme imprime les statistiques clients ou fournisseurs sur 12 périodes soit :

• En quantité,

• En Chiffre d'affaires,

• En marge.

Les montants peuvent être exprimés en devise principale ou secondaire du dossier soit :

• en devise,

• en Kdevise.

L'impression peut être triée sur 5 critères différents :

• Tiers

• Article

• Représentant

• Familles statistiques article

• Codes statistiques tiers

Les critères de tris incohérents sont refusés.
Si vous sélectionnez un critère famille ou code statistique, vous pouvez demander :

• Des sous-totaux en fonction des découpages associés dans le dossier.

• Un saut de page après un sous-total.

Les listes statistiques : hit parade

On accède à cette liste par Commerce & logistique/ Listes/ Statistiques/ Hit parade.
Ce programme exploite les statistiques clients ou fournisseurs.
Le hit-parade est un classement en ordre décroissant qui peut être demandé soit :

• sur le C.A.

• sur la marge

pour les clients ou les fournisseurs.

Vous précisez le critère à explorer (tiers, article, commercial, famille ou code statistique). Sont imprimés les éléments qui font x% du résultat demandé (CA ou marge) de la période sélectionnée. Les résultats sont donnés en chiffre d'affaires, marge et quantité.

Les listes statistiques : progression de CA mensuel

On accède à cette liste par Commerce & logistique/ Listes/ Statistiques/ progression CA mensuel.
Pour un dossier donné, vous pouvez imprimer les chiffres d'affaires des 12 mois des 12 dernières années. Une date de départ des statistiques est proposée, il s'agit de l'année en cours (-12).
Sont calculés :

• Les cumuls de tous les 12 mois flottants,

• Les progressions mois par mois des 12 mois flottants par rapport aux 12 mois flottants précédents.

Les montants peuvent être exprimés en devise principale ou secondaire du dossier :

• En devise,

• En Kdevise.

Open

Les listes statistiques : produit par famille

On accède à cette liste par Commerce & logistique/ Listes/ Statistiques/ Produit par famille.
Ce programme imprime les statistiques articles de 2 périodes pour les clients ou les fournisseurs soit en :

• Quantité,

• Chiffre d'affaires,

• Marge.

Les montants peuvent être exprimés en devise principale ou secondaire du dossier soit :

• en devise

• en Kdevise.

Vous pouvez sélectionner les familles statistiques en critère de regroupement et de cumul.
Si vous sélectionnez un critère famille, vous pouvez demander :

• des sous-totaux en fonction des découpages associés dans le dossier.

• un saut de page après un sous-total.

Open

Les listes statistiques : Statistiques tiers par code statistique

On accède à cette liste par Commerce & logistique/ Listes/ Statistiques/ Statistiques tiers par code statistique.
Ce programme imprime les statistiques tiers de 2 périodes pour les clients ou les fournisseurs soit:

• En Chiffre d'affaire,

• En marge.

Les montants peuvent être exprimés en devise principale ou secondaire du dossier soit :

• en devise

• en Kdevise.

Vous pouvez sélectionner les codes statistiques en critère de regroupement et de cumul.
Si vous sélectionnez un critère code statistique, vous pouvez demander :

• des sous-totaux en fonction des découpages associés dans le dossier.

• un saut de page après un sous-total

Open

Les listes statistiques : Variation du chiffre d'affaire

On accède à cette liste par Commerce & logistique/ Listes/ Statistiques/ Variation du chiffre d'affaire.
Le programme imprime les cumuls des chiffres d'affaires de 2 périodes et la variation, pour le critère retenu parmi les critères suivants :

• Tiers

• Article

• Représentant

• Familles statistiques article

• Codes statistiques tiers

Vous indiquez la période à traiter (mois début / mois fin).
La période précédente est calculée par translation.
Les montants peuvent être exprimés en devise principale ou secondaire du dossier :

• en devise

• ou en Kdevise.

Open

Les listes statistiques : Chiffre d'affaire par date de première vente

On accède à cette liste par Commerce & logistique/ Listes/ Statistiques/ Chiffre d'affaire par date de 1^ère vente.
Vous indiquez la dernière année à traiter et pour chaque client sont imprimés :

• le mois et l'année de la première vente

• le CA de l'année précisée et des 8 années précédentes

• le total des 9 années

Le cumul progressif est calculé toutes années confondues.
Les montants peuvent être exprimés en devise principale ou secondaire du dossier :

• en devise

• ou en Kdevise.

Open

Les listes statistiques : Double Z

On accède à cette liste par Commerce & logistique/ Listes/ Statistiques/ Double Z.
Ce programme imprime les statistiques en :

• chiffre d'affaires,

• ou marge.

Les montants peuvent être exprimés en devise principale ou secondaire du dossier :

• en devise

• ou en Kdevise.

L'impression peut être demandée sur 5 critères différents :

• Tiers

• Article

• Représentant

• Familles statistiques article

• Codes statistiques tiers

Vous indiquez un mois de référence ainsi que l'exercice à traiter et le programme imprime :

• les cumuls sur l'exercice,

• les cumuls relatifs sur l'exercice précédent

• et la progression en %.

• et la progression en %.

Open

Retard de livraisons

Ce traitement d'analyse permet de mesurer le retard de livraison sur les bons de livraisons et les factures client ou fournisseur.

On accède au traitement par l'option de menu Commerce & logistique/ Listes/ Statistiques/ Retard de livraisons.

L'écran de sélection permet d'indiquer :

• Le type de tiers à analyser (client ou fournisseur),

• Comment calculer le nombre de jours de retard. Soit par rapport au délai actif, au délai demandé ou au délai accepté.

• La période à analyser.

• De réaliser des filtres de sélection sur les tiers ou les articles.

Après validation, un écran contenant un volet d'information repliable et d'un tableau s'affiche. Chaque ligne concerne un tiers et on indique le taux de retard calculé pour la période, ainsi que le nombre de livraisons faites en avance, dans les temps (le jour demandé), et en retard. Vous y trouverez également le nombre jours moyens et le nombre jours maximums de retard constatés pour le tiers.

Il y a quatre colonnes paramétrables via le menu 'Edition/Paramètres' : l'utilisateur peut ainsi choisir le nombre de jours de chaque colonne et le titre qu'il souhaite. attribuer à la colonne. Chaque colonne est autonome, il n'y a aucune règle de cumul ou d'ordre à respecter.

Open

Open

Le tableau permet autorise le tri multi colonne, l'export tableur et l'impression. Une ligne de totalisation est ajoutée au bas du tableau.

Un taux moyen de retard est calculé pour la période de consultation saisie afin de mesurer la qualité sur les délais. Ce calcul est réalisé uniquement par rapport aux livraisons saisies sur la période.

Le bouton « Tiers » permet d'accéder à la fiche du tiers de la ligne sélectionnée et le bouton « Détail » permet d'accéder à la liste indiquant  :

• les références articles

• les désignations articles

• les quantités commandée,

• le nombre de jours de retard

• le type de pièce (Bl ou facture)

• les numéros des pièces, les dates des pièces, les numéros des ventilations, ...

Vous avez également accès à partir du bouton « Détail »:

• au détail de la pièce

• au détail des ventilations

• à la fiche article

• à l'export tableur

Export des statistiques vers excel

Le traitement "export tableur" de Divalto Commerce & Logistique, accessible par Commerce & Logistique / Interrogations / Export Excel, analyse les données statistiques et les transfère dans une feuille de calcul Excel, pour réaliser des tableaux de bord à partir des achats et des ventes.
Le classeur peut être ouvert dans une session Excel ou être défini dans les options du traitement. Le traitement dialogue avec EXCEL ou CALC par une liaison OLE.
Un exemple est fourni dans le classeur dav export Excel stats.xls.

Export des statistiques vers excel : règles de mise en page

• La colonne 1 de la feuille de calcul contient les paramètres nécessaires au traitement d'extraction.

• La colonne 2 est ignorée par ce traitement. Elle peut contenir des titres des lignes EXCEL.

• Les colonnes suivantes contiennent soit des paramètres, soit des résultats. Ces colonnes peuvent être au nombre de 20.

Paramètres simples de la colonne 1

Les paramètres indicateurs de colonne
Lorsqu'un de ces paramètres est présent en colonne 1, les paramètres présents en colonne 3 et plus de la même ligne précisent les paramètres à prendre en compte dans les colonnes.

ART.DES pour la désignation article.
Si les colonnes 3 à 23 des lignes Datedebut, Datefin ou Critere sont à espace, elles sont ignorées.

Export des statistiques vers excel : la commande évaluer

La commande "evaluer" doit être placée avant les autres paramètres, en colonne1. Elle indique au traitement quand chercher les informations dans le fichier statistique.
Les valeurs possibles sont : tiers, statistique, référence, famille, representant.
La valeur implicite est "reference".
Le traitement accède au fichier sur les lignes où il rencontre le paramètre précisé dans "evaluer». On peut utiliser plusieurs fois le paramètre "evaluer".
On note : evaluer = tiers

Export des statistiques vers excel : détail et limites

Détail
En cochant la case "Générer le détail" le traitement écrit la liste des valeurs correspondant au paramètre dans la commande "evaluer" et les montants. C'est le détail des chiffres récupérés dans la feuille de calcul.
Le fichier peut être lu par EXCEL.
Fichier
Ouvrir
Type de fichiers : tous (.)
Regarder dans : \Divalto
Fichier : GTFXL
Type de données : délimitées
Origine du fichier : DOS ou OS/2 (PC-8)
Séparateurs : point-virgule
Limites
Le nombre de fourchettes maximum de chaque paramètre est 10. Le nombre de colonnes évaluées (à partir de la colonne 3) est de 20. Le nombre maximum de caractères de la colonne 1 est 512 caractères.

Export des statistiques vers excel : exemple d'export excel

Open

Ouverture de la feuille Excel
Le traitement de liaison Excel utilise la feuille courante du tableur. Si Excel n'est pas actif, l'utilisateur peut ouvrir le tableur et le classeur par le menu Fichier|Ouvrir.

Enfin, un classeur et une feuille par défaut peuvent être enregistrés dans les options du traitement (menu Outils|Options). Excel et cette feuille sont chargés automatiquement à l'exécution du traitement si aucune feuille n'est active dans le tableur.

c:\divalto\version\fichiers\office\DAV_stat.xls

Après exécution, la feuille Excel est remplie :

Epuration des statistiques

L'utilitaire d'épuration (Commerce & Logistique / Utilitaires / Epurations / Epuration des statistiques) cumule toutes les lignes statistiques pour ne conserver qu'un seul enregistrement à la date de cumul demandée.
Toutes les statistiques dont la date est inférieure ou égale à la date de centralisation feront l'objet d'un regroupement.
Les regroupements sont réalisables pour les périodicités :

• Trimestrielles,

• Semestrielles,

• Annuelles.