Le module CRM permet:

• L'accès aux fiches tiers à partir des messages de la boîte de réception ou des éléments envoyés d'Outlook.

• De générer automatiquement ou manuellement des événements avec le contenu du message à partir des messages de la boîte de réception ou de la boîte des éléments envoyés d'Outlook.

• De rechercher les adresses e-mails des tiers et des contacts lors d'une création de message dans Outlook.

• De mettre à jour les contacts

• De synchroniser les calendriers et tâches

Mettre en place la liaison outlook

Le traitement Liaison Outlook du menu Utilitaires permet :

• d'installer dans Outlook 4 boutons qui font le lien avec Divalto izy & Infinity CRM

• de désinstaller les boutons

Permet d'afficher la fiche du tiers à partir d'un message d'Outlook.
Permet d'effacer la marque déjà générée sur l'élément sélectionné
Permet de créer automatiquement un événement à partir d'un message d'Outlook.
Permet la gestion de la connexion des utilisateurs Divalto izy & Infinity CRM
Attention : s'il n'existe pas d'utilisateur par défaut, il faut indiquer dans Outlook, l'utilisateur à utiliser pour la liaison avec Divalto izy & Infinity CRM par le choix Utilisateur Divalto du menu Outils d'Outlook.

Identification Outlook

Cette fonction permet de faire le lien entre Outlook et Divalto CRM.
Il est indispensable d'exécuter ce traitement pour que la montée de fiche ou la création d'événement à partir d'Outlook puissent être réalisées.
L'environnement (ou l'implicite) utilisé lors de l'exécution du traitement est mémorisé dans le fichier GR.INI.
Il est préférable de vérifier que l'identification s'est bien passée (en fonction des versions d'Outlook) par l'affichage de l'utilisateur Divalto.
Lors de l'utilisation des boutons :
Montée de fiche
Génération d'un événement
L'environnement mémorisé dans le fichier GR.INI est restitué avant d'accéder aux fichiers de Divalto CRM.
Attention : Lorsqu'un seul environnement est utilisé, il suffit d'activer une seule fois cette fonction. En revanche, lorsque plusieurs environnements sont utilisés, il faut réactiver l'identification Outlook à chaque changement d'environnement.

La montée de fiche à partir d'outlook

La montée de fiche à partir d'Outlook nécessite l'installation préalable de la liaison Outlook.
Lors de l'activation du bouton à partir d'un e-mail de la boîte de réception, l'adresse e-mail est recherchée dans la base Divalto :

• Si l'adresse e-mail de l'expéditeur est unique dans la base, la fiche correspondant à cette adresse s'affiche.

• Si l'adresse e-mail est celle d'un contact, le contact sera sélectionné dans le tableau des contacts.

• En cas de doublons, une fenêtre de sélection de tiers est proposée pour permettre de choisir la fiche à afficher. Dans le tableau de sélection, la ligne correspondant au premier tiers ou contact du dossier courant sera la ligne courante

Remarque : Ceci s'applique également à un message dans la boîte des éléments envoyés. Pour chaque destinataire du message, la fiche sera affichée.

Créer un évènement à partir d'Outlook

La sélection d'un mail ou d'un rendez-vous dans l'outil de messagerie Outlook puis un clic sur l'icône Divalto génère un événement dans le CRM qu'il suffit de valider.
Lorsque le message courant est dans la boîte de réception et que l'adresse e-mail de l'émetteur du message correspond à un tiers, un événement attaché à ce tiers est généré.
Lorsque le message courant est dans la boîte des éléments envoyés, on parcourt la liste des adresses e-mails des destinataires jusqu'à ce qu'on trouve une adresse e-mail correspondant à au moins un tiers.
Un fichier est constitué à partir du message et attaché à l'événement en tant que fichier joint.
Le collaborateur principal est celui défini lors de l'identification Outlook (CRM / Utilitaires / Outlook / Identification Outlook).

Créer un évènement à partir d'un mail

• L'événement est rattaché au tiers si l'adresse du destinataire ou de l'expéditeur est reconnue comme appartenant au tiers ou à l'un des contacts. S'il s'agit du mail du contact alors le contact apparaît comme contact principal de l'événement.

Si aucune adresse n'est reconnue, l'événement est créé sans tiers.

• Le message est ajouté en fichier joint sous le format msg.

• Le type d'événement est « Autre ».

• L'objet du mail est repris dans le libellé de l'événement.

• La date de l'événement correspond à celle du mail.

Le code événement utilisé est paramétré dans les options du dossier :

CRM / Fichiers / Organisation / Dossier, onglet CRM

Créer un évènement à partir d'un rendez-vous ou d'une tâche

• Le mail est rattaché au tiers si l'adresse du destinataire (participant) est reconnue comme appartenant au tiers ou à l'un des contacts.

S'il s'agit du mail du contact alors le contact apparaît comme contact principal de l'événement. Si aucune adresse n'est reconnue, l'événement est créé sans tiers.
Si plusieurs participants appartiennent au même tiers, ils sont ajoutés à la table des contacts.

• Le type d'événement est « Autre »

• L'objet du rendez-vous ou de la tâche est repris dans le libellé de l'événement.

• La date de l'événement correspond à celle du jour de l'importation.

Le paramétrage lié à l'importation d'événement est disponible dans les options utilisateurs.

Synchronisation Divalto vers Outlook

Le traitement de synchronisation est accessible par CRM / Evénement / Liaison Outlook / Génération des événements dans Outlook
Les événements créés sont automatiquement associés à la catégorie Divalto. Si cette catégorie n'existe pas dans Outlook, il est nécessaire de la créer.
Ce traitement permet de supprimer, de modifier ou de créer les événements dans Outlook selon les nouveaux paramètres définis sur la fiche utilisateur :

• Les zones

  Open

  

  et

  Open

  

  permettent de filtrer les codes événements à prendre en compte pour la mise à jour d'Outlook.

• Les "statuts" Rendez-vous et tâche permettent également de sélectionner les types d'événements à créer dans Outlook.

• Il est possible de mettre à jour les événements de Divalto CRM dans Outlook de façon interactive grâce au paramètre

  .

• Le

  permet de calculer automatiquement la borne de dates lorsqu'on exécute les traitements de la liaison Outlook.

Remarque : La mise à jour des rendez-vous peut également être actionnée à partir d'une sélection d'événements du zoom des événements grâce au bouton , ou par un clic droit de la souris :

Via la barre d'outils


Remarque : il n'existe pas de mise à jour interactive des événements dans le sens Outlook vers Divalto CRM.

Synchronisation Outlook vers Divalto

Le traitement de synchronisation de outlook vers Divalto est accessible par CRM / Evénement / Liaison Outlook / Génération des événements à partir Outlook
Ce traitement permet de transférer les rendez-vous et les tâches d'Outlook et de mettre à jour les événements de Divalto CRM en tenant compte du paramétrage de l'utilisateur.
Remarque : seuls les événements appartenant à la catégorie Divalto seront traités.

Génération des contacts

La génération des contacts dans outlook est accessible par CRM / Tiers / traitements annexes / Génération des contacts dans Outlook
Un contact peut être créé pour chaque contact et/ou pour chaque tiers.
Remarque : lors de la création ou de la modification d'un événement dans Outlook lié à un tiers ou à un contact, le contact ou le tiers rattaché à l'événement est automatiquement créé dans Outlook.

La génération des contacts dans Outlook peut être lancée à partir de la gestion des tiers, pour une sélection de tiers ou de contacts : CRM / Tiers / Tiers