Saisie des temps réalisés sur l'affaire
- Philip Meyer (Unlicensed)
On accède à la saisie par l'option de menu : Divalto Affaire / Saisies / Saisie des temps.
Il s'agit d'une saisie individuelle, à l'heure ou à la journée en fonction du paramétrage du dossier. Par défaut, la saisie des temps concerne l'utilisateur connecté et seuls les points qui lui sont affectés lui sont proposés, mais il peut en sélectionner d'autres.
Remarque : Un temps est toujours affecté à un point. La saisie des temps étant une opération quotidienne, pensez à la glisser parmi vos favoris.
Les temps initialement prévus (saisis via le zoom des points) peuvent ensuite être comparés aux temps réalisés.
Saisir les temps passés
Le premier écran
Il reprend automatiquement votre code de connexion.
Vous pouvez sélectionner un autre profil si vous saisissez les temps d'autres collaborateurs, par exemple à l'aide de relevés papier hebdomadaires.
Vous pouvez choisir d'afficher les lignes de saisie par date croissante ou décroissante, puis vous balisez la période de saisie.
Le choix du collaborateur n'est pas définitif, en saisie des lignes, il est possible de changer de collaborateur. La ligne est visible dans l'écran de saisie en cours. A la prochaine ouverture de la saisie des temps pour la période, le filtre du collaborateur s'applique.
Remarque : Si aucun collaborateur n'est renseigné, cela permet de visualiser l'ensemble des saisies sur une période.
Écran de la saisie des temps réalisés
C'est à partir de l'écran suivant que la saisie commence.
Par défaut, il contient tous les temps éventuellement déjà saisis sur ce compte utilisateur et à la période sélectionnée. Vous pouvez limiter l'affichage par affaire ou par point en renseignant les champs correspondants de la rubrique « Sélection ».
Vous pouvez également choisir de n'afficher que les temps qui n'ont pas encore été facturés, de visualiser les temps des sous-niveaux s'il y en a, ou encore d'élargir la période afin de voir tous les temps saisis sur le point indiqué.
Remarque : vous pouvez mémoriser vos critères de sélection par le bouton de gestion des paramètres
Pour saisir un temps, positionnez le curseur sur la date concernée puis cliquez sur le bouton '+' ou la touche de fonction « Inser ».
Si vous vous positionnez sur la première ligne « Semaine n », vous ajoutez une date supplémentaire, par exemple, le dimanche sur une semaine de 5 jours.
Vous pouvez passer au mode fiche en cliquant sur ou en utilisant la touche de fonction « Shift+F4 ».
Puis, Saisissez le temps, en heures ou en jours selon votre paramétrage au niveau du dossier et du modèle qui a servi à la création de l'arborescence de l'affaire. Appuyez sur la touche de tabulation pour passer à la cellule suivante.
Renseignez le code du point concerné par la saisie et la touche de fonction « F8 », vous permet pour d'accéder au zoom des points.
Remarque : vous pouvez pré-renseigner le champ avant d'appuyer sur « F8 ». Comme la référence complète du point commence par le code affaire, si vous saisissez le code affaire suivi de *, seuls les points de cette affaire vous seront proposés. Vous pouvez aussi saisir les premiers caractères du code point recherché, suivis de *.
Si vous ne saisissez que "*", vous obtiendrez la liste de tous les points, toutes affaires confondues, sur lesquels vous êtes affecté.
Modifiez si vous le souhaitez les éléments suivants :
la désignation du point,
le code collaborateur,
l'activité du point,
la cellule "Facturable" (oui, non, nsp).
Remarque : Si vous ne savez pas si vos temps passés sont facturables ou pas « Nsp », c'est au moment de la facturation que le choix sera ferme.
L'activité est liée à une référence article qui sera utilisée lors de la facturation, c'est pourquoi la modification de l'activité peut avoir des répercussions importantes.
Puis validez la saisie de la ligne par la touche de fonction « Entrée » et renouvelez ces opérations pour saisir d'autres temps et n'hésitez pas à utiliser les fonctions de « copier-coller » pour saisir vos temps.
Remarque : La fonction copier/coller permet de dupliquer rapidement une ligne sur une autre date.
Une fois que vous avez saisi tous vos temps, cliquez sur ou via la touche de fonction « F10 ».
Détails des temps passés
En mode fiche, le temps réalisé est comparé au temps prévu.
L'activité et la référence article sont utilisables pour la valorisation des affaires dans le tableau de résultat.
Lors d'un calcul du résultat d'une affaire, seuls les temps dont la date de saisie est inférieure ou égale à la date d'arrêté seront pris en compte.
Le mode fiche ou la touche de fonction « Shift+F4 » permet d'accéder à :
Visualisation des temps passés sur le point tous collaborateurs confondus.
Dans l'exemple ci-dessous, on voit que le collaborateur en cours a passé 2 heures sur les 7 au total.
Ajout d'un commentaire :
Vue globale des temps passés
Il suffit de ne pas renseigner de collaborateur dans la fenêtre de démarrage pour visualiser les temps passés de tous vos collaborateurs.
A vous ensuite de filtrer les résultats sur une affaire et/ou un point donné.
Saisie des temps sur affaire par évènement
Il est aussi possible d'utiliser le temps des évènements pour alimenter l'affaire. Pour cela, Il est nécessaire de préciser une durée et d'affecter un code affaire à l'évènement.
On accède aux évènement par l'option de menu : Divalto Relation-Tiers / Evénements / Evénements
Import des temps passés
Vous pouvez également importer les temps passés sur affaire via l’option de menu : Affaire / Utilitaires / Import des temps
Format du fichier tableur en entrée : Le fichier est traité suivant l’ordre des colonnes dont la position est à respecter, comme indiqué ci après.
1 – A Traiter (0/1). Mettre à 0 les lignes à traitées, le programme passe les lignes à 1 une fois traitées. Le programme s’arrête s’il rencontre une ligne sans l'information « a traiter ».
2 - Code long du point parent,
3 – Code du point courant,
4 – Collaborateur,
5 – Date,
6 – Activité,
7 – Désignation,
8 – Temps à Facturer,
9 – est facturable (Oui/Non/NSP),
10 – Temps réalisé.