Traitement d'intégration des factures en comptabilité

L'intégration des factures d'achat-vente est réalisée à partir u module de la gestion commerciale. Pour les pièces clients l'intégration comptable est réalisée par l'option de menu : Commerce & Logistique / Administration ventes / Facture Client / Intégration comptable.
Toutes les factures clients ayant été imprimées et non misent en attente seront transférées en comptabilité et dans le module des règlements.
Attention : Il n'est pas possible d'intégrer en comptabilité une facture client non été imprimée ou mise en attente.
La case à cocher « Attente d'informations » de l'en-tête de pièce en mode étendu (bouton « Entête ») permet de bloquer une facture pour l'intégration comptable.
A l'intégration comptable, les opérations suivantes sont réalisées :

• Recherche du taux de change si facturation en devise,

• Recherche des comptes de comptabilité dans la fiche client et dans la fiche article,

• Masquage éventuel des comptes.

Les avoirs sont intégrés au CRÉDIT du compte client.
Rappel
Vous avez la possibilité de modifier le code TVA Article sur les pièces Achats – Ventes. L'information se trouve dans l'onglet « DECOMPOSITION – COUTS » en mode fiche de la ligne.
ATTENTION : L'intégration comptable est rejetée pour les pièces contenant des lignes pour lesquelles un code TVA Tiers-Article n'est pas attribué sur les comptes comptables.

CIRCUIT VENTES

• Les montants figurant dans les lignes de mouvements sont exprimés en devise du client.

• La ligne de mouvement contient également un prix unitaire statistique, converti dans la devise du dossier lors de la saisie de la pièce.

• Au moment de l'intégration comptable, la conversion en devise du dossier est refaite, le montant en devise est repris dans la zone montant 2 de l'écriture comptable.

Livre de bord
Remarque : La consultation du livre de bord permet de visualiser les factures actives qui n'ont pas été comptabilisées.
L'accès au livre de bord est, par exemple, réalisé par l'option de menu : Commerce & Logistique / Utilitaires / Livre de bord /Consultation du livre de bord

CIRCUIT DES ACHATS
L'intégration des factures d'achats est disponible par le menu :Commerce & Logistique / Administration achats / Facture fournisseur / Intégration comptable
La seule différence par rapport au circuit des vents est que les factures d'achats n'ont pas besoin d'être imprimées avant intégration.

Gestion de l’intégration en cas de perte de connexion (V10.10)

Nouveautés :

a) Intégration en comptabilité

Lors du lancement de l’intégration des écritures comptables depuis C&L, les entêtes de pièces sont taguées comme étant en cours d’importation. On conserve l’utilisateur et la date. A la fin de l’importation, si cette dernière s’est bien passée, on nettoie l’information d’intégration en cours et on met à jour la date.

Au lancement de l’intégration, on ne touche pas aux autres données d’import. Ainsi l’entête est toujours défini comme ayant été intégrés en comptabilité, ceci pour ne pas perturber le fonctionnement actuel du programme et les tests existants.

Dans le zoom des entêtes, partie comptabilité, il est possible de voir ces informations.

b) Reprise après incident

Un traitement supplémentaire a été ajouté dans la reprise après incident pour vérifier les pièces ayant une intégration comptable en cours.

Ce traitement va mettre à jour l’entête en le déclarant comme non intégrée et les données d’importation en cours sont mises à jour avec l’utilisateur et la date actuelle.

Si on trouve une écriture comptable liée à cette pièce, elle est supprimée.

A la fin de la reprise après incident, si au moins un problème a été trouvé, le livre de bord s’ouvre automatiquement avec le détail des erreurs rencontrées. De plus, à la fermeture du livre de bord, un message va prévenir qu’il faudra relancer l’intégration de ces pièces C&L.

c) Contrôle factures intégrées

Dans les menus des factures (achats et vente), une option a été ajoutée. Elle va ouvrir la reprise après indicent, mais ne traite que les factures en cours d’intégration (achat ou vente suivant le menu sur lequel il est lancé).

d) Widget des factures en cours d’intégration

Un nouveau Widget a été ajouté permettant de voir les factures en cours d’intégration. Seules les pièces C&L dont la date d’intégration a été faite il y a plus de 15 minutes apparaissent dans cette liste.
Le widget affiche le numéro de l'écriture comptable correspondante. Si on double clic sur une ligne, le zoom de l'écriture liée s’ouvre.

Précisions techniques

Les champs suivants ont été ajouté dans la table « ENT » (entête de pièce)

• « INTEGREGL » : l’importation comptable a été lancé (1 = non, 2 = oui)

• « USERINTEGRE » : utilisateur qui a lancé l’importation comptable

• « USERINTEGREDH » : quand a été lancé l’importation comptable

Pour rappel, la partie permettant de définir si un ENT a été comptabilité est la valeur CE2

• si la valeur est à 1, la facture n’est pas intégrée

• si la valeur est différente de 1, elle est à intégrer
  
  

Les traitements décrits ne sont possibles que si les éléments correspondants ne sont pas réservés. Si l’entête et/ou l'écriture sont réservées, le livre de bord le précisera. Il faudra relancer le traitement après libération.

Intégration de pièce C&L et gestion des conflits (V10.10)

Si on saisi une facture dans Commerce & Logistique avec le mode de règlement lié au conflit et que l’on intègre la pièce en comptabilité, l'échéance est déclarée comme étant en conflit. La ligne sera insérée dans le zoom des conflits afin d'être traitée par la suite.

Conserver le détail des lignes et des libellés (V10.11)

Lorsqu'on intègre une facture de Commerce & logistique contenant plusieurs lignes, l'intégration en comptabilité fusionne les lignes d'articles liées à un même compte. Il peut être intéressant de disposer d'une option permettant de conserver le détail des lignes, c'est-à-dire sans fusionner par compte, tout en reprenant le libellé de chaque ligne de facture.

Une option a été rajoutée dans le zoom des codes opération : « Comptabilisation détaillée ».

Open

Lors de l’intégration, pour chaque ligne de la facture avec un code opération paramétré ainsi, on génère une ligne d'écriture dédiée, même si ces lignes utilisent des articles liées à un même compte comptable. De plus on reprend les libellés de ces lignes de facture, sur les lignes d'écriture dédiées.

Ces lignes d'écriture ont de plus un indicateur qui fait qu’en cas de modification globale du libellé d’une écriture, ces lignes d'écriture ne seront pas modifiées.

Détermination des comptes et journaux

Le code opération porté par la facture va permettre son intégration comptable dans le journal approprié.

Rôle du code opération dans l'intégration comptable

Le type de journal et le code journal est déterminé par le code opération de la facture. Un masque sur le compte de vente de l'article pourrait être positionné dans l'onglet « PARAMETRES », groupe « Comptabilisation ».
On accède à la table des codes opération par l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées au stock / Code opération

Rôle des comptes comptables de la fiche article dans l'intégration comptable

C'est le paramétrage des comptes des articles qui est utilisé pour déterminer les comptes à utiliser pour enregistrer la vente ou l'achat.
Attention : Ces données sont obligatoires pour un article.
On accède au zoom des articles via l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Articles – Onglet "COMPTABILITE »- groupe « Comptabilité »
Masque sur axe analytique
Lorsque des ventilations par axe sont saisies dans les pièces, alors la valeur peut être modifiée automatiquement par le masquage de l'axe de la fiche article, au moment de l'intégration comptable.
Taxes parafiscales

• Lorsque la gestion des taxes parafiscales est activée dans le dossier, l'utilisateur peut renseigner le régime de taxe dans la fiche client.

• Dans la fiche article, il pourra renseigner de 1 à 3 codes taxes.

• Une table similaire à celle de la TVA est utilisée pour déterminer le taux et les comptes de comptabilisation.

Les comptes comptables de la fiche client

On accède au zoom des clients par l'option de menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Clients – Onglet "COMPTABILITE ET CONFIDENTIALITE » - groupe « Comptabilité »
Compte comptable
Par défaut, le compte comptable est identique au code client. Il pointe sur le plan comptable de Divalto Comptabilité. Selon les options du dossier, le plan comptable sera maintenu automatiquement ou pas.
Un traitement utilitaire génère des comptes auxiliaires du plan comptable à partir du fichier client et/ou fournisseur.
Masque compte article et Masque analytique
A la comptabilisation des factures, le compte HT de vente de l'article est utilisé. Il est possible de modifier ce compte par un masquage.
Le masquage peut être utilisé pour distinguer les types de clients (masquage au niveau client), les régimes de TVA (masquage dans la table régime), les types de flux (vente neuf, occasion...) (masquage dans la table des codes opérations).
Fonctionnement du masquage : Le caractère « * » laisse le caractère du compte inchangé, tout autre caractère modifie le compte.
Exemple : Le compte de l'article est 70700000. Le masquage pour le client est ***2**. L'application de ce code masquage détermine le compte de comptabilisation : 70702000.
Régime de TVA
Le régime de TVA est une donnée obligatoire. Elle lie le client à son régime (normal, export, DOM-TOM…).
Le régime de TVA du tiers associé au code de TVA de l'article détermine le taux de TVA à appliquer et les comptes de TVA et d'escompte à utiliser au moment de la comptabilisation des factures.
On accède au régime de Tva lié aux tiers par le menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces
Régime taxe parafiscale
Lorsque la gestion des taxes parafiscales est activée dans la fiche dossier, alors le client est lié à un régime de taxe parafiscale. Celui-ci est rapproché du ou des codes TPF de la fiche article. Pour chaque code (régime + code TPF article), un taux et un compte comptable sont spécifiés.
TVA
Un code de TVA est lié à l'article. Dont le taux et le fait générateur appliqué dépendra du régime de TVA du tiers.
La table des TVA détermine le taux et les comptes de comptabilisation à appliquer dans les pièces (compte de TVA et d'escompte).
Priorité d'application
La priorité d'application des codes de masquage ce fait dans l'ordre suivant :

• Les codes opérations

• Le code régime tva

• Le code du tiers

Et dès qu'une combinaison existe la recherche est arrêter.

Options de comptabilisation

C'est dans la fiche du dossier que l'on paramètre la méthode d'intégration. On accède à la fiche dossier via le menu : Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers – Onglet "COMPTABILITE"
La génération du plan comptable sera automatique
Les différents choix :

• Client,

• Fournisseur,

• Toujours,

• Jamais.

Il est possible de créer automatiquement les tiers dans le Plan Comptable de Divalto Comptabilité. Les comptes tiers seront créés avec les paramètres des comptes types C0 (pour les clients) et F0 (pour les fournisseurs) dans le Plan Comptable. Pour modifier ces paramètres, appelez le programme Divalto Comptabilité et choisissez Plan Comptable dans le dossier 999 ou par l'option de menu : Comptabilité / Fichiers / Plan comptable standard.

L'intégration des factures se fera pour

• Client : Seules les ventes seront intégrées en Comptabilité

• Fournisseur : Seuls les achats seront intégrés en Comptabilité

• Toujours : Le programme d'Intégration comptable traitera les ventes et les achats

• Jamais : Les ventes et les achats ne seront jamais intégrés en Comptabilité.

Utilisez-vous des taxes parafiscales

• Non : Désactivation de la recherche des taux et calculs de TPF,

• Oui.

Axe analytique
Définition des options de saisies pour les valeurs des axes d'analyse comptable.
« Valeur par défaut » : Vous pouvez définir 4 axes analytiques différents. Vous précisez ici les valeurs par défaut des axes :

• Familles statistiques articles,

• Codes statistiques tiers,

• Projet,

• Etablissement.

Ces axes seront repris dans les lignes et vous pourrez les modifier.
« Axe à saisir » : Dans les en-têtes des pièces, vous pouvez saisir les codes axes par client et par fournisseur. Vous précisez si la saisie de cet axe est :

• Non , donc pas de saisie,

• Facultative,

• Obligatoire.

« Imputation comptable » : Vous indiquez si les axes sont à ventiler dans Divalto COMPTABILITE :

• Sur les écritures des comptes de gestion,

• Sur les écritures des comptes de tiers,

• Sur l'écriture complète.

Mise à jour du plan comptable

Divalto met à disposition un traitement permettant de synchroniser les comptes de tiers de la gestion commercial avec les comptes auxiliaires du module de la comptabilité générale.
On accède au traitement par l'option de menu : Commerce & Logistique / Utilitaires / Procédures de mise à jour / Mise à jour du plan comptable
Cet outil synchronise le plan comptable des comptes auxiliaires client et fournisseur par rapport aux fiches tiers.
Les informations reportées sont notamment : le nom, la devise et le mode de règlement.
Attention : C'est toujours le module de la gestion commerciale qui est maitre des comptes auxiliaires, ainsi à chaque modification d'une fiche client ou fournisseur le plan comptable est automatiquement modifier si l'option de la fiche dossier est positionné à oui.

Lien avoir-facture (V10.6)

Lors de la saisie d'un avoir dans le module Commerce & Logistique, il est désormais possible de sélectionner la facture correspondant à cet avoir.

Plus d'infos sur le lien avoir-facture dans Commerce et logistique : Lien Avoir - facture d'origine (V10.6)

Dans ce cas lors de l'intégration en comptabilité de l'avoir, l'écriture générée sera immédiatement lettrée avec la facture qui lui est rattachée.

Attention  : Cette fonctionnalité n'est opérationnelle que si l'on utilise la version fusionnée des modules Comptabilité et Règlement

Open

Plus d'infos sur la fusion des modules Comptabilité et Règlement de Divalto infinity : La fusion du module comptabilité et du module des règlements (V10.7)

Exécuter le programme d'intégration comptable par processus (V10.7)

Le programme d'intégration comptable concernant les factures de vente et d'achat (Commerce & logistique / Administration vente / Facture Client / Intégration comptable et Commerce & logistique / Administration achats / Facture Fournisseur / Intégration comptable)  peuvent être lancés par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus

Dans les programmes d'intégration comptable  Commerce & logistique / Administration vente / Facture Client / Intégration comptable et Commerce & logistique / Administration achats / Facture Fournisseur / Intégration comptable) , l'utilisateur paramètre ses critères de sélection (date jusqu'au, code opération, facture etc.), puis il clique sur l'icône , correspondant à la gestion des paramètres.

Une fenêtre intitulée Paramétrage masque apparaît. Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône , puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.

Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Le programme d'intégration comptable va être lancé en application des critères de sélection définis et sauvegardés.

Particularités

1) Les critères de sélection contiennent une date (Les commandes sont à intégrer jusqu'au). Pour que le processus tourne de façon cyclique, et pas seulement à une date donnée en dur, il est judicieux de mettre en place une fonction de date comme la date du jour ou le premier du mois par exemple. Pour ce faire, on met une date en dur dans les critères de sélection du programme d'intégration, puis on clique sur l'icône . Dans la fenêtre qui apparaît, on se positionne sur le champ correspondant à la date (première ligne du tableau):

Puis on fait F4 pour faire apparaître la fenêtre suivante:

Dans le champ Type, on choisit Date d'exécution du programme . Les groupes Opérations sur date de référence et Valeur du champ permettent de codifier le critère de sélection Les factures sont à intégrer jusqu'au  :

Puis on valide.

2) C'est le même programme qui fait l'intégration comptable pour les factures clients et pour les factures fournisseurs. Un utilisateur peut créer deux processus distincts (un pour les clients et un pour les fournisseurs) sans interférences de critères, grâce au bouton Nouveau code  de la fenêtre Paramétrage Masque. Ce bouton permet la sauvegarde d'un autre jeu de paramètres.

Ainsi, après avoir généré un premier processus pour les clients, et après avoir récupéré les données du masque pour les fournisseurs, il conviendra de cliquer sur le bouton Nouveau code pour créer le jeu de critères de sélection pour les fournisseurs et ne pas écraser les critères de sélection pour les clients.

Le bouton Nouveau code fait apparaître la fenêtre suivante, permettant d'affecter un Nouveau code au second paramétrage des critères de sélection.

Attention : si plusieurs codes paramètres cohabitent, avec chacun un processus associé, chacun de ces processus associé doit avoir son propre nom pour éviter les conflits.

Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette : Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrement de données variables (V10.7)

Les messages liés à l’intégration des pièces en comptabilité (V10.7)

L’utilisateur est informé du résultat de l'intégration comptable de pièces commerciales.

En provenance d’une application tierce

Plus d’informations sur l’intégration de pièces commerciales à partir d’une application tierce : https://divalto.atlassian.net/wiki/spaces/UDI107/pages/460425747

Un processus d’envoi de mail est utilisé pour pousser l’information (intégration OK ou KO) vers l’utilisateur.

L’action MAIL_ECR est appelée à la fin de l’intégration.

Cette action lance le processus Mail_intégration_ecr:

Exemple de mail à destination de l’utilisateur :

En interactif

L’intégration lancée en interactif à partir du programme d’intégration comptable produit des alertes pour notifier le nombre de pièces intégrées ou non:

Intégration de factures à montant nul (V10.10)

Il peut être nécessaire de faire figurer dans sa comptabilité des factures à montant nul.

Exemples :

• Dans un abonnement, une échéance est remisée à 100%. La facture est bien émise pour tracer l’échéance de facturation, et ne doit pas être considérée comme oubliée.

• Une vente de produits remisée à 100% (échantillons ou produits gratuits…) qui implique une sortie de stock générant une facture.

• Une vente remisée à 100% pour laquelle le client demande une facture pour justifier du transfert de propriété.

Dans Commerce et logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Comptabilité, l’option Intégrer en comptabilité les factures avec un montant nul permet, quand elle est positionnée à Oui, de faire figurer en comptabilité des factures à montant nul. Quand l’option est positionnée à Non, les factures à montant nul sont ignorées par l’intégration comptable, comme c'était la cas par défaut avant la version 10.10.

Liste des factures intégrables

Le programme permettant d’obtenir la liste des factures clients à intégrer est accessible par le menu : Commerce & Logistique / Saisie des factures clients / Liste des factures intégrables.

Le programme permettant d’obtenir la liste des factures fournisseurs à intégrer est accessible par le menu : Commerce & Logistique / Saisie des factures fournisseurs Liste des factures intégrables.

En partie haute de l’écran, différents filtres sont disponibles. On a également la possibilité de restreindre la liste aux factures imprimées ou considérées comme telles, uniquement.

En partie basse de l'écran, on peut spécifier comment la liste doit être présentée :  par Pièce, par Tiers ou par Date.

Dans les critères de sélection (en partie haute de l'écran), on précise la période à prendre en compte (Date facture sous Numéro de pièce). En partie basse, on précise si cette période correspond à la date des pièces à prendre en compte ou à leur date d’échéance.

On a la possibilité de voir sur la liste le détail des mouvements.

Existe également la possibilité de voir les comptes d’imputation comptable. On peut, avec cette option choisir un affichage par facture ou par compte. Une fois la liste éditée, on peut basculer sur l’affichage par facture.

Remarque : Possibilité d’exporter la liste par tableur et de plonger dans le détail d’une pièce grâce au bouton cible.

Exécuter la Liste des factures à intégrer par processus (V10.10)

Les programmes effectuant la liste des factures intégrables, côté ventes ou achats, peuvent être lancés par processus de façon à tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus

Dans les programmes de liste des factures intégrables Commerce & Logistique / Saisie des factures clients / Liste des factures intégrables et Commerce & Logistique / Saisie des factures fournisseurs Liste des factures intégrables, l'utilisateur paramètre ses critères de sélection :

Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône , puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.

Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Le programme vont être lancés en application des critères de sélection définis et sauvegardés.

Intégration des notes de frais en comptabilité : prise en compte sous taxes (V10.11)

L’intégration des notes de frais en comptabilité, doit tenir compte du paramètre de gestion des sous-taxes défini sur la fiche dossier :  

• Dans un contexte de comptabilité anglo-saxonne (distribution Canada),

• Ventilation de la TVA par code zone.

Fonctionnement

La saisie d’une ligne note de frais est inchangée et doit définir le code TVA global .

Le régime article vient du code frais.

Le régime tiers vient du client à facturer

La saisie du détail TVA de la note de frais reste inchangée et nécessite un paramétrage du code TVA particulier dans lequel on trouve le taux global.

Paramétrage dossier

Paramètre affaire : Dans onglet « Comptabilité », activer le choix « Gérer les sous fiches pour les taxes de ventes »

Paramétrage TVA

On a besoin d’un code TVA global

On définit une ventilation détaillée par code zone

C’est le code zone qui porte la définition des comptes à imputer ainsi que le taux détail à appliquer.

La somme des taux détail doit être égal au taux global