Agences

Créer et configurer les différentes agences constituants votre organisation. Répartissez les techniciens par agence et configurer les droits de consultation par technicien.
https://weavy.divalto.com/page/branchOffice
A travers les agences, il va être possible de structurer la répartition des techniciens et les clients qui vont leurs être attribués.

Dans "Paramétrage\Agence"

• Il faut créer les agences
• Il faut répartir les techniciens par agence

A noter que ces manipulations dans la partie CRM web vont agir et créer automatiquement une hiérarchie dans "la gestion des groupes" du Studio

Puits par techniciens

• Il faut appliquer une règle de synchronisation Soit "Le technicien récupère tous les clients" Soit "Le technicien récupère uniquement les clients des interventions qui lui sont attribuées" Soit Le technicien récupère les clients des interventions qui lui sont attribuées ainsi que les clients sous contrat de l'agence à laquelle il est rattaché Soit Le technicien récupère les clients des interventions qui lui sont attribuées ainsi que tous les clients de l'agence à laquelle il est rattaché
• A noter : actuellement ces règles vont être appliquées sur la CRM Mobile, en revanche un technicien se connectant sur la CRM Web ne visualisera aucun Tiers
• A noter : si un technicien doit pouvoir visualiser des tiers dans la CRM Web, il doit faire partie de la structure commerciale

Dans la partie "Tiers"

• Pour que les règles de synchronisation s'appliquent correctement, il faut que l'association tiers/agence soit bien saisie.

Pour le coordinateur/planificateur :

• Un coordinateur doit visualiser des clients et pour ce faire il doit être intégré dans la structure commerciale au niveau adéquat. (Paramétrage\Structure commerciale)
• Un coordinateur doit visualiser des ressources et pour se faire il doit être intégré dans la "gestion des groupes" au niveau adéquat (Studio\Structure commercial\Groupe)

Onglet agence

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir une agence

Action de la page :

• Nouvelle agence : Permet de créer une agence

Onglet Par utilisateurs

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir un utilisateur

Détails d'un utilisateur

• Agence : Affectation du technicien à une agence
• Règle de synchronisation : Permet de choisir la règle de synchronisation des données du CRM Mobile du technicien
  • Soit "Le technicien récupère tous les clients"
  • Soit "Le technicien récupère uniquement les clients des interventions qui lui sont attribuées"
  • Soit Le technicien récupère les clients des interventions qui lui sont attribuées ainsi que les clients sous contrat de l'agence à laquelle il est rattaché
  • Soit Le technicien récupère les clients des interventions qui lui sont attribuées ainsi que tous les clients de l'agence à laquelle il est rattaché

Types d'opérations

Créer les opérations qui constitueront vos gammes d'opérations. Une opération est une action à réaliser sur le terrain par le technicien.
https://weavy.divalto.com/page/operationType
Les opérations sont utilisées dans les gammes d'opérations.

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir une opération
• Nouvelle opération : Permet de créer une opération

Détail d'une opération :

• Obligatoire : Rend obligatoire la saisie de l'opération sur le CRM Mobile
• Nécessite l'utilisation d'une pièce : Si l'opération nécessite l'utilisation d'une pièce, il faudra préciser la pièce universelle à utiliser pour le type d'équipement de la gamme, et on pourra spécifier au cas par cas une pièce pour un équipement en particulier (Gammes\Analyser les gammes nécessitant des pièces : Bouton en haut à droite).
• Type de valeur : Type de valeur à saisir sur le CRM Mobile
  • Liste : Nécessite la sélection d'un type de données de la liste
• Type de données de la liste : Permet de sélectionner un générique type préalablement créé
• Minimum / Maximum : Permet de borner la saisie de la valeur de l'opération en CRM Mobile, si la valeur est hors des bornes, elle ne sera pas acceptée
  • Pour les opérations de type : Nombre entier et nombre décimal
• Valeur admise si plus petite que le minimum / si plus grande que le maximum : Permet d'autoriser la saisie d'une valeur hors des bornes minimum /maximum

Types d'interventions

Créer et configurer les types d'interventions qui constitueront votre offre de prestations.
https://weavy.divalto.com/page/interventionType
Les types d'interventions sont utilisées dans les gammes d'opérations, les chronologies de temps

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir un type d'intervention
• Nouvelle opération : Permet de créer un type d'intervention

Détail d'un type d'intervention :

• Durée par défaut : Détermine la durée en minutes de l'intervention lors de la planification
• Couleur : Détermine le fond de la couleur de l'intervention lors de la planification
• Imprime les temps et les articles sur le rapport : Détermine si les lignes de temps et les lignes de pièces seront affichées sur le rapport à faire signer au client

Types d'équipements

Créer et configurer les types d'équipements sur lesquels vos techniciens interviendront.
https://weavy.divalto.com/page/equipmentType
Les types d'équipements peuvent être utilisés dans les gammes d'opérations

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir un type d'équipement
• Nouveau type équipement : Permet de créer un type d'équipement

Détail d'un type d'équipement :

• Onglet fiches techniques : Permet d'attacher tous types de documents qui s'afficheront sur la CRM Web et Mobile pour les équipements de ce type

Types de ressources

Créer et configurer les types de ressources pour vos ressources matérielles
https://weavy.divalto.com/page/resourceType
Les types de ressources peuvent être utilisés sur les ressources matérielles

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir un type de ressource matérielles
• Nouveau type ressource : Permet de créer un type de ressource matérielles

Types d'équipes

Créer et configurer les types d'équipes pour vos équipes fixes
https://weavy.divalto.com/page/teamType
Les types d'équipes peuvent être utilisés sur les équipes fixes

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir un type d'équipe
• Nouveau type d'équipe : Permet de créer un type d'équipe

Gammes d'opérations

Créer et configurer les gammes d'opérations, en ajoutant des opérations, et en les rattachant ou non à des types d'interventions, types d'équipements ou checklists.
https://weavy.divalto.com/page/operationRange
Les gammes d'opérations permettent de définir un ensemble d'opérations à réaliser lors de la création d'une intervention en fonction d'un type d'intervention ou de la combinaison type d'intervention/type d'équipement.
Paramétrer les gammes d'opérations permet d'automatiser et de faciliter le travail au quotidien du planificateur et du technicien terrain.

Les gammes peuvent apparaître sur une intervention de 3 façons :

• Au démarrage de l'intervention : Check-list Avant
• Pendant l'intervention : Ne rien cocher
• A la fin de l'intervention, en validant le rapport : Check-list Après

Propriétés :

• Une gamme peut être rattachée à un type d'intervention ou à la combinaison type d'intervention/type d'équipement.
• Une gamme est constituée de 1 ou X opérations
• Si l'opération nécessite l'utilisation d'une pièce, il faudra préciser la pièce universelle à utiliser pour le type d'équipement de la gamme, et on pourra spécifier au cas par cas une pièce pour un équipement en particulier (Gammes\Analyser les gammes nécessitant des pièces : Bouton en haut à droite).
• Une gamme par défaut couvre tous les clients et tous les sites, mais un périmètre restrictif peut être appliqué à la gamme en choisissant de la restreindre à 1 ou X clients.

Utilisation des gammes

• Une fois tout le paramétrage réalisé, à la création d'une intervention en fonction de son type et des équipements ajoutés, les gammes vont être automatiquement ajoutées, emmenant avec elles, les opérations et les pièces à utiliser.

A noter, à la création de l'intervention, l'utilisateur aura la main pour décider de supprimer une gamme automatiquement proposée par le paramétrage ainsi que d'ajouter une gamme existante. Les gammes pourront aussi être modifiées en ajoutant/retirant des opérations.

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir une gamme d'opérations

Action de la page :

• Nouvelle gamme d'opérations : Permet de créer une gamme d'opération
• Analyser les gammes nécessitant des pièces : Permet de traiter l'ensemble des opérations groupées par gamme sur lesquelles il faut associer des pièces génériques, puis au besoin par équipement

Détail d'une gamme d'opérations :

• Checklist avant : Permet d'ouvrir la gamme d'opération au démarrage de l'intervention (Celle-ci n'apparaitra pas dans les opérations pendant le traitement de l'intervention)
• Checklist après : Permet d'ouvrir la gamme d'opération une fois le rapport validé en fin d'intervention (Celle-ci n'apparaitra pas dans les opérations pendant le traitement de l'intervention)

A savoir : En checklist, les valeurs ne sont pas à saisir, le mécanisme repose uniquement sur le fait d'avoir réalisé ou pas l'opération

Onglets associés à la gamme d'opérations :

• Type d'opérations :
  • Nouveau : Permet de créer une opération sans passer par le menu Paramétrage\Opération
  • Ajouter / Retirer : Permet d'ajouter et retirer des opérations à la gamme
  • Monter / Descendre : Permet d'ordonner les opérations au sein de la gamme

• Pièces des opérations :
  • Clic sur la ligne : Permet d'ouvrir l'écran permettant de spécifier la ou les pièces génériques à l'opération pour cette gamme et au besoin d'affiner les pièces à utiliser par équipement
    • Pièces génériques liée à la gamme : Permet de choisir la ou les pièces qui seront utilisées pour tous les équipements ciblés par la gamme
    • Pièces spécifique par équipement : Permet de spécialiser une ou plusieurs à utiliser pour un équipement (la pièce générique ne sera donc pas prise en compte)

• Périmètre : (Par défaut une gamme concerne tous les clients)
  • Ajouter / Retirer : Permet d'ajouter des clients et ainsi de limiter l'utilisation de cette gamme aux clients du périmètre

Priorités d'intervention

Configurer les badges de priorités utilisés dans les tableaux et le planning d'interventions.
https://weavy.divalto.com/page/interventionPriority

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir une priorité d'intervention

Action de la page :

• Nouvelle priorité : Permet de créer une priorité d'intervention
• Monter / Descendre : Permet d'ordonner les priorités d'intervention

Détail d'une priorités d'intervention :

• Urgent : Permet de définir l'intervention comme urgente si la priorité est sélectionnée lors de la création de l'intervention

Types de contrats

Créer et configurer les types de contrats en définissant un libellé, une couleur de badge, et un préfixe de numérotation.
https://weavy.divalto.com/page/contractType

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir un type de contrat

Action de la page :

• Nouveau type de contrat : Permet de créer un type de contrat

Détail d'un type de contrat

• Couleur du badge : Permet de définir une couleur de badge pour le type de contrat
• Préfixe : Permet de définir un préfixe pour générer automatiquement un numéro de contrat
• Suffixe numérique : Permet de définir le nombre de chiffre constituant le suffixe du numéro du contrat

Types de temps

Créer et configurer tous les types de temps que les techniciens devront utiliser pendant leurs interventions.
https://weavy.divalto.com/page/timeType
Les types de temps sont utilisés et regroupés dans les chronologies de temps qui sont-elles même liées à des types d'intervention.
Dans le cadre d'une liaison avec un ERP, les lignes de temps peuvent être facturées via la génération d'un bon de livraison. Il faudra dans ce cas faire le lien entre un type de temps et un article/référence du catalogue article.

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir un type de temps

Action de la page :

• Nouveau type de temps : Permet de créer un type de temps

Détail d'un type de temps :

• Etat de la planification : Permet de modifier le statut de l'intervention au démarrage du type de temps
  • Démarré / En pause / Terminé / Prévu / Planifié
  • A savoir par défaut si aucun statut n'est planifié le statut par défaut est Démarré
• Code image : Permet d'associer un icône au type de temps (les icônes sont tirés de la base d'icône de l'application, actuellement il n'est pas possible de charger un icône provenant de votre ordinateur)
• Article : Permet de faire la liaison entre un type de temps et un code article du catalogue article afin de pouvoir valoriser le temps comme une ligne article lors de la génération du bon de livraison qui sera importé dans l'ERP afin de pouvoir facturer.
• Travaillé : Permet de définir la ligne de temps comme un temps travaillé (utilisé pour la vérification dans les statistiques de la gestion des temps)
• A imprimer sur le rapport : Permet d'afficher la ligne de temps sur le rapport client
• Global : Permet d'utiliser librement le type de temps dans la saisie des feuilles de temps par le technicien
• Trajet : Permet de définir la ligne de temps comme un temps de trajet (utilisé pour la vérification dans les statistiques de la gestion des temps)
• Saisie du kilométrage : Permet de saisir le kilométrage début et fin au démarrage ou à la fin du temps
• Kilométrage obligatoire : Rend obligatoire la saisie kilométrique

Chronologie

Organiser les types de temps par type d'intervention, pour créer une succession logique de temps à démarrer et clore.
https://weavy.divalto.com/page/timeTypeManagement

Action du tableau :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir une chronologie de temps

Action de la page :

• Nouvelle chronologie de temps : Permet de créer une nouvelle chronologie de temps

Détail d'une chronologie de temps :

• Type d'intervention : Permet de faire le lien entre une chronologie et un type d'intervention
• Ajout d'un type de temps : Permet d'ajouter des types de temps à la chronologie
  • Type de temps : Permet de choisir le type de temps
  • Obligatoire : Permet de définir si le type de temps est obligatoire dans la chronologie
  • Traitement autorisé : Permet de définir si le type de temps permettra de traiter l'intervention dans la chronologie
  • Check List : Permet de définir si le type de temps affichera les checklist avant définies sur les gammes d'opération
• Monter / Descendre : Permet d'ordonner les priorités d'intervention

Feuilles de temps

Configurer le module feuilles de temps, pour définir l'écart de localisation toléré, et les contraintes de validation pour les utilisateurs de la CRM Mobile.

• Ecart de localisation : Pour comparer la position géolocalisée d'un temps avec le site correspondant (en km)
• Synchronisation : Période durant laquelle les anciennes feuilles de temps sont conservées sur le mobile (en jours)
• Validation :
  • Nombre de jours après lesquels les feuilles de temps doivent être validées sur le mobile (0 signifiant qu'elles doivent être validées le jour même)
  • Heure à partir de laquelle les feuilles de temps doivent être validées (HH:MM:SS)

Etats de l'intervention

Consulter, configurer et créer de nouveaux intitulés par type de tag de planification.
https://weavy.divalto.com/page/planningType

Même si des boutons « nouveau » sont disponibles sur « Etats avant planification » et « états de l'intervention terrain », actuellement les modifications et ou doublons sur les tags disponibles ne sont pas autorisées et risquent de compromettre la fonctionnalité planification. Seul « les états après traitement » peuvent être modifiés / et ou disposer de nouvelles entrées.

Compétences

Créer et configurer les compétences liées à votre métier, pour ensuite les répartir sur vos différents techniciens. Les compétences sont utilisées sur les types d'interventions. Les compétences seront utilisées pour filtrer les techniciens lors de la planification en fonction de l'intervention sélectionné (et de son type).

https://weavy.divalto.com/page/competence

Action du tableau compétences :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir une compétence
  • Utilisateurs : Permet de visualiser les utilisateurs disposant de la compétence

Action de la page compétences :

• Nouvelle compétence : Permet de créer une nouvelle compétence

Action du tableau Par utilisateurs :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir la liste de compétence de l'utilisateur
  • Ajouter : Permet d'ajouter une compétence à l'utilisateur
  • Retirer : Permet de retirer une compétence à l'utilisateur

Habilitations

Créer et configurer les habilitations légales, pour ensuite les répartir sur vos différents techniciens. Les habilitations sont utilisées sur les types d'interventions et les sites. Les correspondances entre les habilitations techniciens, sites et types d'intervention seront utilisées dans la fonctionnalité planification pour filtrer les ressources.

Action du tableau habilitations :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir une habilitation
  • Utilisateurs : Permet de visualiser les utilisateurs disposant de l'habilitation

Action de la page habilitations :

• Nouvelle habilitation : Permet de créer une nouvelle habilitation

Action du tableau Par utilisateurs :

• Clic une ligne : Permet d'ouvrir la liste d'habilitation de l'utilisateur
  • Ajouter : Permet d'ajouter une habilitation à l'utilisateur
  • Retirer : Permet de retirer une habilitation à l'utilisateur
  • Clic sur une habilitation d'un utilisateur :
    • Validité : Permet de définir la date de début et de fin de validité de l'habilitation du technicien
    • Documents : Permet d'ajouter des documents justificatifs de l'habilitation (disponibles et consultables sur la partie mobile dans l'icône roue cranté accessible partout dans l'application mobile)

Taux de charge

Configurer le nombre d'heures travaillées et les seuils de charge pour permettre le calcul du taux de charge dans le planning d'interventions.

https://weavy.divalto.com/page/loadRate

• Nombres d'heures travaillées : Permet de définir le nombre d'heures travaillées au niveau de la société en jour, semaine, et mois
• Seuils de charge : Permet de définir 4 seuils en % à partir duquel l'indicateur va changer de couleur dans la fonctionnalité planification
• Style du seuil : Permet d'associer une couleur (parmi 6 disponibles) aux 4 seuils définis préalablement

Durée de vie d'une équipe

Les équipes créées dynamiquement pendant la planification, seront répliquées automatiquement sur la durée définie, facilitant ainsi la planification sur 24h, 48h, etc.

https://weavy.divalto.com/page/interventionTeamLifetime

• Valeur : Permet de définir une durée en heures pour la vie de l'équipe.

Option de prêt de ressource

Configurer le nombre de jours supplémentaires d'accès aux ressources prêtées (CRM Web, CRM Mobile). Cela permet par exemple d'obtenir un délai au coordinateur pour préparer la planification d'interventions, ou de donner accès au technicien à des éléments liés à une intervention avant et après.

https://weavy.divalto.com/page/resourceSharingSetting

• 4 valeurs sont positionnables en nombre de jours :
  • L'accès à la ressources dans la CRM Web en nombre de jour avant et après la date de prêt
  • L'accès aux informations par le technicien en nombre de jour avant et après la date de prêt