Les analyses de données liées aux affaires sont possibles selon plusieurs outils :

• Le tableau de résultats, avec des possibilités d'interrogation avancées.

  • Outil historique finement paramétrable,

  • Nécessite un paramétrage complet et un lancement à date,

  • N'est pas orienté sur la logique des codes budgets comme le récapitulatif ou la synthèse.

• Le récapitulatif budgétaire, outil dédié à l'analyse des montants liés aux affaires et regroupés par codes budgets.

• La synthèse budgétaire (ou récapitulatif budgétaire arborescent), outil dédié qui complète le récapitulatif, pour une analyse des éléments d'arborescence et selon les répartitions budgétaires opérées

• Les widgets.Reportez-vous aux possibilités du widget KPI, permettant d'interroger toute information par le biais d'une requête SQL.

• Les outils de reporting habituels, qui peuvent être connectés aux sources de données SQL

Principes généraux

Les outils d'analyse dédiés aux affaires industrielles, à savoir la synthèse et le récapitulatif budgétaire, exploitent tous les éléments d'arborescence, quels que soient les statuts des éléments.
Afin de disposer de marges de manœuvre flexibles dans les paramétrages et l'exploitation des affaires industrielles, plusieurs moyens sont à disposition :

• Préciser si les contenus d'un élément viennent valoriser le budget, le prévu, le réalisé, le facturé, l'engagé ;

  • Paramètres « suivi budgétaire » de chaque élément

• Préciser si un code budget doit figurer dans les analyses ou non. Toutes les entités valorisables apparaitront dans la synthèse et le récapitulatif et s'ils ne disposent pas de code budget, ils alimenteront la rubrique « sans code budget ». Il faudra alors attribuer aux entités à ne pas prendre en compte, un code budget paramétré dans le sens d'un « masquage ».

Notion de « sans code budget »

Si un article ou une séquence ne dispose pas de code de budget, il n'en demeure pas moins qu'ils sont valorisables par leur coût de revient ou leur taux horaire. Ainsi, oublier un paramétrage de code budget ou tout simplement démarrer la gestion à l'affaire industrielle n'implique pas un paramétrage exhaustif sur ces éléments qui apparaîtront dans une rubrique des analyses budgétaire appelée « sans code budget ». Il va de soi, que cette rubrique ne peut recevoir que des éléments qui s'auto-valorisent par leurs propres méthodes et donc dont la méthode de valorisation ne passe pas par le code budget comme par exemple les activités.
Alors que les pièces générées de type devis ou commande générées à partir de l'affaire industrielles ne valorisent pas les outils d'analyse, les bons de livraison et factures les alimentent. le BL par son coût de revient vient impacter le réalisé, la facture par son prix vient impacter le facturé.
Important : Cela ne veut pas dire que la génération de pièce intègre dans les lignes générées les coûts liés aux éléments. Ceci a donc un impact sur les statistiques des tiers qui ne disposent pas de toutes les informations pour piloter correctement la marge !!
Le lancement de la synthèse budgétaire par l'administration affiche systématiquement les lignes «sans code budget ». En lançant la synthèse à partir du menu, trois options sont disponibles :

• Afficher les lignes à zéro : toute l'arborescence budgétaire s'affiche, sinon que les codes budgets qui ont une valeur différente de 0. Option activée lors du lancement depuis l'administration d'affaire.

• Afficher les lignes sans code budget : les articles, les séquences, les pièces ne disposant pas du paramétrage d'un code budget sont visibles dans la rubrique « sans code budget ». Option activée dans le lancement par tunnel.

• Afficher les lignes avec budget masqué : permet de contrarier le paramétrage des codes budgets au niveau de leur présence dans l'analyse. Option désactivée en lancement par tunnel.

Les montants engagés

L'enjeu du pilotage de la gestion à l'affaire est certes de comparer ce qui est vendu aux moyens prévus, à ce qui est réellement fait et à la facturation effective, mais aussi de mesurer au cours du cycle de vie de l'affaire les différents niveaux d'engagement de ressources. Plusieurs notions d'engagés sont disponibles :

• L'engagé en main d'œuvre : l'idée est d'identifier le volume de travail planifié sur collaborateur en exploitant :

  • Le statut des activités => statut maître « en cours » et « en attente » ;

  • L'activité doit être planifiée, c'est-à-dire disposer de dates planifiées qui sont dans la période de l'analyse ;

  • Un collaborateur doit être affecté et non une ressource « globale » ;

  • Le montant est le nombre d'heure restante théorique multipliée par le taux horaire. Ce dernier est le coût horaire collaborateur à date associé à la famille de coût sinon le coût horaire de la fiche collaborateur (même logique que le réalisé sur activités).

• L'engagé en stock : afin de voir comment le stock est engagé dans l'affaire.

  • Obtenu en considérant les réservations affectées/non affectées sur stock portées par les couvertures de besoin ou par les composants d'OF à l'affaire ;

  • Dont le délai demandé est inclus dans la période interrogée

  • La valorisation se fait par la quantité réservée multipliée par le coût de revient de la ligne de besoin ou au coût standard de l'article.

• L'engagé en fabrication : permet d'appréhender les efforts de fabrications spécifiquement dédiés à l'affaire. Il est composé de la partie matière et temps des OFs :

  • L'engagé sur OF (matière) est obtenu en faisant la somme des réservations affectées sur commande interne OF portées par les couvertures de besoin ou par les composants d'OF à l'affaire.

    • Dont le délai demandé est inclus dans la période interrogée ;

  • L'engagé sur OF (temps) est obtenu en faisant la somme des coûts prévus hors matière portés par les séquences OF non clôturées liés à l'affaire.

    • Dont la date de début calculée est incluse dans la période interrogée.

Le montant engagé vers les fournisseurs :

• L'engagé en commande :

  • Issu des réservations affectées de commandes fournisseur sur l'affaire

• L'engagé de trésorerie :

  • Comporte ce qui est commandé, réceptionné et facturé.

Une notion de « engagé total » fait la somme de l'engagé en commande, en MO, en OF et en stock.
Enfin, une notion de « projection » fait la somme de l'engagé total avec le réalisé, permettant d'approcher un atterrissage financier de l'affaire.

DT et OFs dans les outils d'analyse budgétaire

Les ordres de fabrications qui sont attachés aux éléments d'affaires sont visibles dans les analyses budgétaires. Le prévu n'est pas issu des OFs attachés aux éléments : il demeure le fruit des éléments issus de la donnée technique. L'OF ne vient contribuer à la valorisation des analyses qu'à partir du réalisé. Ainsi, un changement dans l'OF confirmé n'est pas visible dans le prévisionnel.
Les analyses tiennent bien compte des différents évènements qui visent à perfectionner les données techniques et les OFs. A savoir :

• Prise en considération des liens de nomenclature négatifs et des co-produits dans les fins de cycle.

• Prise en considération des consommations non prévues sur OFs.

• Les éléments ressources, outillages et coûts fixes et variables sont intégrés dans les calculs des prévus issu des données techniques et du réalisé issu du suivi de fabrication sur les OFs. Les coûts ressources et outillages sont associés au code budget, s'il existe, de la séquence. Les coûts fixes et variables (issus du paramétrage du coûts standard de l'article fabriqué, via la sous-référence) sont mentionnés sur le code budget de l'article composé, s'il existe.

Seules les valeurs issues du suivi de fabrication sont visibles dans les analyses budgétaires ainsi que dans le détail budget. En effet, un OF à l'affaire devrait imputer les analyses en 3 fois :

• Lors du suivi de fabrication => permet de remonter les éléments en temps réels dans l'affaire

  • C'est bien ces éléments qui sont visibles dans les outils d'analyse.

• La fin de cycle entre en stock le produit fini au coût réel et annule donc le suivi de fabrication.

  • Pas d'imputation des outils d'analyse…

• La consommation à l'affaire est le mouvement qui valorise un fine la fabrication à l'affaire

  • Pas d'imputation des outils d'analyse…

Options pour les graphiques

Affaire > Suivi budgétaire > Récapitulatif budgétaire > Menu Edition > Option des graphiques
Des options similaires à celles existantes dans les statistiques articles/tiers sont disponibles dans les analyses budgétaires pour la lisibilité des données dont les volumes peuvent rapidement atteindre des seuils rendant les étiquettes incompréhensibles.
En synthèse budgétaire et récapitulatif budgétaire, le menu Edition / Options des graphiques propose deux champs permettant de modifier l'affichage des graphiques :

• Nb max de données affichées :

  • Permet d'indiquer, par exemple dans un camembert ou un histogramme, combien de segments sont affichés au maximum.

• Le Seuil de regroupement en %

  • Permet d'indiquer le seuil en dessous duquel la valeur sera regroupée dans un autre segment ('Autre').

Des paramétrages des codes couleurs sont disponibles pour les barres d'avancement temps de la synthèse ainsi que pour les histogrammes représentant les 6 valeurs clés.
L'utilisateur peut d'ailleurs choisir les valeurs clés à afficher par le biais de case à cocher.

Impact du paramétrage de la rentabilité dans le dossier

Comme il est possible de définir la politique de l'entreprise en matière de définition de son calcul de rentabilité, c'est-à-dire soit en taux de marge soit en taux de marque, les libellés des champs marges/marques sont ajustés.

Le récapitulatif budgétaire

Affaire > Suivi budgétaire > Récapitulatif budgétaire
Zoom Affaire > Administration des affaires > menu interrogations > Récapitulatif budgétaire

Il permet d'analyser 6 niveaux de données fondamentales qui seront représentées graphiquement.
Le Budget Vente : somme des « Budget vente » des lignes de budgets définies dans les éléments d'affaires.
Le coût de revient vendu : Sommes des « coûts de revient vendu » des lignes de budgets définies dans les éléments d'affaires. Ce coût de revient vendu est la référence du chiffrage des budgets ventes.
Le Montant Budget : Sommes des « Montant budget » des lignes de budgets définies dans les éléments d'affaires. Ce montant budget incorpore les frais au coût de revient vendu.
Le prévu : somme des données de coûts issues des lignes de "Besoins" et des lignes « d'activités" et des DT. A la différence du coût de revient vendu, celui-ci évolue selon l
Le réalisé : somme des composantes de coûts réels comme les temps passés valorisés, les consommations ou livraisons (BL associés aux éléments d'affaire), évènement CRM, Notes de frais, réalisé sur OF).
Le facturé : somme des valeurs facturées issues du plan ou des pièces de type facture.
Ces données sont agrégées par code budget, chacune d'entre elles devant y être rattachée :

• Article (besoin, DT, consommation)

• Événements (et familles d'événements)

• Activités (prévues, réalisées)

• Temps passé sur séquence d'OF ,

• Consommation matière sur OF (attention, pas les composants rajoutés en plus de l'OF prévu en version 10.4a)

• Note de frais

• Factures du plan ou associées à un élément d'affaire

• Etc.

Des engagés viennent compléter ces données => ces notions sont explicitées dans le paragraphe 2.3.1.2.
A noter : Dans les options de graphique, l'utilisateur peut choisir des les afficher les 6 ou de ne sélectionner que ceux dont il a besoin.

Description du récapitulatif budgétaire

L'ouverture du récapitulatif budgétaire passe par une fenêtre permettant de filtrer :
L'affaire concernée
Les budgets à interroger
La période à interroger
Les statuts, tri, etc.

En en-tête : rappel des données d'identification de l'affaire.
Au centre : les données.

A partir de la version 10.11, si le code budget n’est pas affecté à un type de budget, alors il apparaitra dans la branche “Sans type budget”.
A droite : la correspondance graphique.
Il est possible d'explorer les données affichées, en remontant à la source de l'information par l'utilisation du double-clic, ou de l'icône .
L'administration des affaires s'affiche sur la donnée-source de l'information.
L'icône permet de rafraîchir les données : calcul en temps réel.
 
En fonction du niveau interrogé, les données graphiques peuvent varier :
Si le regroupement de l'affaire est sélectionné :
L'histogramme présente les valeurs comparées des 4 niveaux de données.
Le pie chart présente la part de chaque budget dans le niveau budgétaire.

Si une ligne de budget ou de détail est sélectionnée :
L'histogramme présente les valeurs comparées des 4 niveaux de données pour ce budget.
Des pie charts sont affichés afin de représenter la part de ce budget dans chacun des niveaux des données.

Mode de calcul du facturé

Interrogation des factures.
Ramenées à leur plan de facturation.
Remontant les liens de budget.
Pour obtenir la part de chaque budget pour chaque facture.
S'il n'y a pas de plan de facturation, les montants facturés ne peuvent être interrogés dans le standard sauf si la facture est générée par un élément, ou si elle validée d'une pièce issue d'un élément d'affaire.

Gestion des couleurs

Le menu Edition > Couleurs permet de personnaliser les couleurs et de sauvegarder les préférences par utilisateur.

Export

Il est possible d'exporter les valeurs vers un tableur en cliquant sur le bouton [Export].

La synthèse budgétaire

Un nouveau récapitulatif budgétaire est ajouté. Il permet d'avoir une vision de l'arbre d'affaire pour obtenir un comparatif des budgets/prévus/réalisés… par élément et faire ressortir les défaillances. Les ventilations générées par le répartiteur de budget et le plan de facturation sont pris en compte pour répartir au plus juste les budgets entre les éléments.
La synthèse budgétaire prend en compte également des facturations externes liées au code affaire
Ce récapitulatif ne peut être obtenu que pour une affaire.

A partir de la version 10.11, si le prix de vente a été forcé à 0, alors la ligne sera tout de même affichée dans la synthèse budgétaire.

Détail budgétaire

Affaire > Administration des affaires -sélection d'une affaire - menu interrogations > Synthèse budgétaire – Détail budget
Un bouton d'accès au détail budgétaire permet d'accéder au détail des éléments valorisés d'une affaire ou d'une branche d'affaire : une fenêtre présente des listes détaillées accessibles par onglets :

• Consommation d'affaire

  • Attention, les consommations issues de fin de cycle ne sont pas présentes

• Consommation d'OF :

• Pièces d'achats

• Pièces ventes

• Temps d'OF prévus

• Temps d'OF réalisés

• Notes de frais

• Evènements

• Temps passés sur activités

• Réservations

La notion de « sans code budget » n'est pas prolongée sur les détails budgets : sans code budget sur une séquence de fabrication, un temps passé n'apparaît pas alors qu'il valorise les synthèses ou récapitulatifs budgétaires.
L'export vers tableur propose sous forme de cases à cocher les onglets à traiter. L'exportation sous Excel se fait selon la logique « un onglet par feuille ».

Calcul des marges dans les tableaux de suivis budgétaire (V10.8)

Dans les différents tableaux de suivis budgétaire, présenteront 3 marges :

• Marge prévue = Budget vente - Montant prévu

• Marge prév/réalisé = Budget vente - Montant réalisé

• Marge opérationnelle = Montant prévu - Montant réalisé

Le tableau de résultat

Affaire > Résultats > Interrogation du résultat
Le tableau de résultats fonctionne sur la base d'une classe d'affaire.
Il permet une mise en forme des données liées aux affaires selon d'autres axes d'analyse.
Il fonctionne à date d'arrêté.
Il est hérité sur un lot d'affaire.

Paramètres d'interrogation des cellules

L'Application "Elément d'affaire" permet d'accéder aux données des affaires.
Les tables de données sont :

• Ligne de budget

  • Coût de revient

  • Montant vente

  • Montant budget

  • Temps / quantité : le champ "Quantité" est interrogé, sa signification dépend du type de budget

• Activité d'affaire

  • Temps prévisionnel

  • Temps réalisé

• Ligne de besoin

  • Coût de revient total

  • Montant vente total

  • Quantité

• Ligne de temps

  • Temps réalisé

  • Temps réalisé valorisé

  • Temps réalisé facturable

  • Temps réalisé facturable valorisé

  • Temps réalisé non facturable

  • Temps réalisé non facturable valorisé

  • Temps réalisé facturé

  • Temps réalisé facturé valorisé

  • Temps réalisé non facturé

  • Temps réalisé non facturé valorisé

Open

Adapter l’interrogation du résultat au collaborateur (V10.8)

Affaire > Conception > Résultat > Vues du résultat

Affaire > Conception > Résultat > Paramétrage des vues du résultat

Affaire > Résultats > Interrogation du résultat

Le but est de définir et paramétrer des affichages (des vues) du bilan d'affaire pour une classe d'affaire afin d'adapter la vue du bilan au paramétrage:

• entêtes affichées selon le paramétrage

• postes affichées selon le paramétrage

• possibilité de basculer d'une vue autorisée à l'autre

Paramétrage des vues du résultat

Il faut définir des vues pour une classe d’affaire en accédant au zoom “Vues du résultat“; code vue, libellé et classe d’affaire.

Open

Il est possible d'avoir plusieurs vues pour une classe d’affaire.

Paramétrage de la vue

Pour paramétrer une vue, on accède au zoom “Paramétrage des vues du résultat“ à travers le bouton Cible

La vue est paramétrée en choisissant les postes et les en-têtes à afficher par vue; les postes et les entêtes correspondent à la classe d’affaire de la vue.

Après la création et le paramétrage des vues, on peut maintenant appliquer ces vues dans le bilan d’affaire.

Paramètres pour une classe d’affaire dans le bilan au collaborateur

Affaire > Conception > Résultat > Paramétrage des en-têtes

Affaire > Résultats > Interrogation du résultat

Il est nécessaire de paramétrer les entêtes du bilan d’affaire à travers le zoom “Paramétrage des en-têtes”.

Pour un collaborateur (ou groupe de collaborateurs), une classe d’affaire et une affaire, il faut faire correspondre une entête à afficher dans le bilan d’affaire.

• Si l’affaire n’est pas renseignée, alors ce paramétrage s’applique sur toutes les affaires du bilan.

• Si l’affaire est renseignée, alors ce paramétrage sera priorisé et on n’applique que ce paramétrage dans le bilan

Résultat à l’utilisation

Au niveau de l'Interrogation du résultat, on a ajouté une liste de choix pour les vues au niveau du bouton jumelle. Cette liste sera alimentée selon le choix de l’affaire, selon sa classe d’affaire.

Dans l’exemple suivant la classe d’affaire de E0501 est Service; pour cette classe on a deux vues: la vue logiciel et la vue contrat.

Le premier choix vide nous donne un bilan complet:

Cet affichage respecte le paramétrage de la vue choisie.

Lancement du programme par processus (V10.12)

Le programme Affaire/Résultats/Calcul du résultat peut être lancé par processus, afin de tourner en arrière plan de façon cyclique et prédéfinie.

Pour ce faire, l'utilisateur sauvegarde ses critères de sélection dans un premier temps, puis génère le processus automatique.

Sauvegarder les critères de sélection et générer le processus

Dans le programme Affaire/Résultats/Calcul du résultat, l'utilisateur paramètre ses critères de sélection, puis il clique sur l'icône 

, correspondant à la gestion des paramètres.

Une fenêtre intitulée Paramétrage masque apparaît:

Il clique ensuite sur le bouton Récup données masque, il sauvegarde grâce à l'icône 

, puis il clique sur le bouton Définir processus. Dans la fenêtre qui s'affiche, il définit la périodicité et la répétition.

Le scrutateur de processus va traiter le processus automatique qui a été créé selon la fréquence définie par l'utilisateur. Le programme va être lancé en application des critères de sélection définis et sauvegardés.

Plus d’informations sur la gestion des paramètres utilisateurs à l’aide de la disquette :

Gestion des paramètres utilisateurs, permettant l'enregistrement de données variables (V10.7) | Programmes concernés à partir de la version 10.12 (V10.12)