Saisir les temps passés
- Aurore Bastian
Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités
Affaires - Administration des affaires - Onglet "Activités" - Double-clic sur une activité ou une ressource
Affaires - Administration des affaires - Clic droit sur un élément de l'arborescence - Suivi - Saisie des temps
Il s'agit ici de déclarer ses temps passés sur une activité de l'affaire, chaque activité étant rattachée à un élément de l'affaire.
La logique est donc qu'en amont, les activités aient été définies au niveau des éléments. Il est néanmoins possible de déclarer des temps passés sans lien avec des temps prévus.
Plusieurs modes de saisie des temps sont envisageables selon les usages et les conditions :
Saisie des temps directement sur une activité depuis l'administration d'affaire :
Pour une saisie ponctuelle.
Saisie des temps mode grille :
Pour un personnel de bureau qui saisit régulièrement ses temps.
Saisie des temps mode atelier :
Pour les collaborateurs en situation de production, d'assemblage en atelier.
Saisie des temps en mobilité avec Divalto weavy.
Remontée des temps sur activité par le Datahub en cas d'exploitation d'un outil tiers.
La saisie des temps se donne comme objectif central de déterminer le coût de revient réel de l'affaire. A ce titre, la saisie des temps ne se substitue pas à un outil de gestion des présences ou de contrôle au regard des absences programmées.
A noter : pour bloquer la saisie des temps sur une affaire, il faut désactiver « temps passés de Divalto Affaire » de l'onglet « identifiant » du zoom affaire.
A noter : il n'est plus possible de saisir de temps sur une activité qui a le statut maître « Terminé ».
La saisie de temps
Choisissez dans le menu général Saisies, la commande
Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités.
A noter : un certain nombre de colonnes est affiché par défaut. Vous pouvez en ajouter ou en masquer en cliquant sur l'icône en forme d'écrou Pièce jointe inconnue situé en haut à droite du tableau de saisie.
Compléter votre période de saisie.
Activez la saisie via la touche <INSER> ou le bouton Pièce jointe inconnue .
Saisissez le temps passé, puis tabulez.
Saisissez le code affaire (obligatoire) ou tapez <F8> pour le sélectionner dans la liste. <F12> pour valider la sélection. Tabulez.
Tapez <F8> pour ouvrir l'administration de l'affaire. L'objectif est d'identifier en une seule fois l'élément et l'activité. Toutefois, l'élément n'est pas obligatoire. S'il est ignoré, il est positionné sur l'élément racine de l'arbre d'affaire.
Si vous n'avez pas rapatrié l'activité par l'administration d'affaire, donc que vous êtes sur la racine, renseignez l'activité <F8> par la liste des activités. L'activité est obligatoire.Modifiez éventuellement la désignation (par défaut composée du libellé de l'activité + "pour" + le libellé de l'élément).
Modifiez si besoin le statut de la ligne. Il permet d'indiquer le stade d'avancement de l'activité au moment de la saisie des temps. Par défaut, il correspond au statut actuel de l'activité. L'impact sur l'activité dans l'affaire est immédiat.
A noter : le domaine est facultatif ; le client indiqué est le client principal de l'affaire ; le critère "Facturable » permet de gérer la valorisation d'éléments d'affaires au réalisé facturable.
10. Confirmez / modifiez le code utilisateur. Validez.
A noter : lorsque les temps réels sont saisis, la colonne "Temps réalisé" de l'onglet "Activités" de l'élément concerné est mise à jour automatiquement.
Pièce jointe inconnue
A noter : simultanément, le planning affiche une barre de progression sous l'activité, permettant de comparer le temps réalisé et le temps prévu.
Pièce jointe inconnue
Note sur ligne de temps
Pour initialiser le texte de la ligne de temps, il est possible de paramétrer un texte préenregistré lié au code activité.
Ainsi, lors de la saisie de temps sur l'activité, après la saisie sur un jour de la semaine, la note s'ouvre automatiquement.
Actions possibles
Ajouter une ligne de temps (<INSER>) : Pièce jointe inconnue
La modifier (<F4>) : Pièce jointe inconnue
La supprimer (<SUPPR>) : Pièce jointe inconnue
La copier et la coller (<CTRL><C> et <CTRL><V>) : Pièce jointe inconnue Pièce jointe inconnue
Accéder au détail de la ligne (<F6>) : Pièce jointe inconnue
Afficher la boîte de dialogue de sélection de période : Pièce jointe inconnue
Ajouter notes et PJ (<MAJ><F6> / <CTRL><F6>) : Pièce jointe inconnue !worddavc214e5254c0deee6921c419fd0965d33.png|height=24,width=26!A utiliser pour ajouter des CR d'intervention, de prestation, etc.
Exporter vers un tableur (<CTRL>+<R>) :
Saisie en mode grille
Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps sur activités (mode grille)
La philosophie du mode grille est le pointage rapide, journée par journée.
Le principe de la grille consiste à positionner la période en colonnes (en l'occurrence, les jours) et en ligne seront chargées et ajoutées les activités sur lesquelles (ou non en cas d'ajout) le collaborateur est affecté.
La saisie est initialisée par un écran de sélection activable ou non où l'utilisateur précisera :
Choix de l'utilisateur ;
Choix de la période de saisie (visualisation d'une période d'un mois maximum).
La navigation dans les périodes de temps sera possible par les boutons pgUp et pgDown ou par simple tabulation.
Les options du traitement permettront notamment de définir le mode de pré-remplissage de la grille avec au choix de l'utilisateur :
Les activités des affaires planifiées sur la période et affectées à l'utilisateur
Les activités sur lesquelles l'utilisateur aura pointé dans la période précédente et courante.
Les deux précédentes.
Mais à tout moment, il est possible d'ajouter des activités supplémentaires non prévues. Il faudra au minimum préciser le code de l'affaire et le code de l'activité. La saisie de l'activité se fait en mode fiche.
Un clic droit sur la ligne permet de faire apparaitre un menu popup permettant une saisie rapide des plages horaires les plus fréquentes (1/2 journée, journée, …) : ces plages « favorites » se paramètrent par collaborateur dans les options du menu « outils ».
En cas d'activité prévue sur le collaborateur, son statut peut être modifié.
Enfin, à partir de cet écran, l'utilisateur peut également accéder directement à :
La saisie des temps « classique »,
La saisie de la note de frais de la période.
A noter : le contrôle de la saisie se fait par cellule, mais pas sur l'ensemble d'une journée. C'est le paramétrage du dossier qui permet de déterminer la durée « maximale » d'une saisie.
Pièce jointe inconnue
Blocage de la saisie des temps en fonction du statut maître de l’activité (V10.12)
Lorsque le statut maître de l’activité est “Suspendu”, “Terminé” ou “ En attente”, un message d’erreur est affiché pour informer l’état de statut maître de l’activité et la saisie de temps est bloquée.
Ce blocage est appliqué à partir des programmes suivants :
Administration des affaires → clic droit sur activité → saisie des temps
Saisie des temps activité
Saisie des temps activité (mode grille)
Saisie des temps atelier
Blocage de la saisie des temps en séquence d’OF (V10.12)
Lorsque l’origine de l’activité est “Séquence d’OF”, un message d’erreur est affiché pour informer de l’origine et que la saisie de temps est bloquée.
Ce blocage est appliqué à partir des programmes suivants :
Administration des affaires → clic droit sur activité → saisie des temps
Saisie des temps activité
Saisie des temps activité (mode grille)
Saisie des temps atelier
Désignation personnalisée (V10.12)
Lors de la saisie d’un point, a correction du point, si la désignation n’a pas été changé manuellement, celle-ci sera mise à jour avec la désignation initiale du nouveau point.
Si la désignation a été modifié manuellement avant changement du point, alors la nouvelle désignation sera reprise sur le nouveau point.
Avancement des activités
Le stade d'avancement des activités est visible :
Depuis l'administration des affaires : !worddavc1b77639adf8d1283b6869848cdf0d5d.png|height=83,width=497!Pour afficher le détail des temps saisis, sélectionnez "Saisie des temps" via le menu contextuel (clic droit sur la ligne).
Depuis le planning.
A noter : C'est la durée totale qui conditionne la barre d'avancement, qui prend en compte le nombre d'élément et le type de quantité de la ligne d'activité.
Import de temps d'affaire
Un type de dataset permet d'importer des saisies de temps passés à l'affaire. Un fichier .DHUB au format xml décrit les temps passés. Les temps sont importés dans le suivi des temps d'affaire par l'automate (scrutateur dédié du datahub).
Voir la documentation technique 'Divalto Datahub et pivot.docx' pour plus de détails.
Détails du fichier XML
Le tableau suivant indique le format de balisage XML attendu
Les types traités sont :
valeurChaineindique une valeur de type chaîne de caractères alphanumériques
valeurDate indique une valeur de type date au format YYYYMMDD
valeurNum indique une valeur numérique sans séparateur de milliers
La colonne indique si la balise et sa valeur sont obligatoires ou non. 'Rec' signifie 'Recommandé' pour un traitement total automatique
REGLES IMPORTANTE DE VISA :
Une option du dossier indique si un VISA est nécessaire avant import
Balise XML | Obligatoire | Observation |
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<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> | Oui | Indique le format d'encodage des chaînes de caractères |
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<DataHub DataSetType=valeurChaine> | Oui | L'attribut DATASETTYPE indique le type de pivot. Valeur: TPSAFF pour indiquer qu'il s'agit de temps collaborateur par affaire |
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Entête* | Oui | Entête de description des prévisions |
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Détail des temps* | Oui |
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Fichiers* | Non | Fichiers complémentaires au fichier principal et au pivot |
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Erreurs* | Non | Messages d'erreurs concernant les documents compagnons du pivot |
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</DATAHUB> | Oui |
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Entête : |
| Un seul entête par fichier |
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<Source>valeurChaine</Source> | Rec | Permet d'identifier l'émetteur du pivot dans le dataset |
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<Systeme>valeurChaine</Systeme> | Rec | Permet d'identifier le système émetteur dans le dataset |
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<IdExterne>valeurChaine</IdExterne > | Rec | Permet d'indiquer l'identifiant unique d'un logiciel externe dans le but de donner un premier pivot pour complétion ultérieure par un second pivot. |
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<Dossier>valeurChaine</Dossier> | Rec | Code de dossier Divalto |
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<Etablissement>valeurChaine</Etablissement> | Rec | Code d'établissement Divalto, si gestion du dossier par établissement |
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<Valideur>valeurChaine</Valideur> | Non | Code collaborateur de la personne en charge de valider la facture |
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<Affaire> valeurChaine </Affaire> | Non | Code affaire informatif si homogène pour toutes les lignes. Permet uniquement un affichage direct dans le superviseur |
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<FichierPrincipal> valeurChaine</FichierPrincipal> | Non | Nom du fichier principal associé au pivot (feuille excel par exemple). Le fichier peut être dans un sous-répertoire du pivot, on indiquera donc le chemin relatif. |
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Détail des temps : |
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<TempsAff> | Oui | Balise ouvrante de temps affaire |
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Temps* | Oui | Description d'un temps |
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</TempsAff> | Oui | Balise fermante de temps affaire |
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Temps : |
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< Temps > | Oui | Balise ouvrante de temps |
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<Affaire> valeurChaine </Affaire> | Rec | Code affaire; Voir NOTE 1 |
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<Element> valeurNum </Element> | Non | Numéro d'élément d'affaire ; Voir NOTE 1 |
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<AfrIndice> valeurChaine </ AfrIndice > | Non | Indice affaire; Voir NOTE 1 |
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<IdPoint> valeurChaine </IdPoint> | Non | Numéro de point d'affaire; Voir NOTE 1 |
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<ActivNo> valeurNum </ActivNo > | Non | Numéro de l'activité (clé primaire) ; Voir NOTE 2 |
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<Activite> valeurChaine </Activite> | Rec | Code activité (Obligatoire si par Element) |
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<NomActivite> valeurChaine </NomActivite> | Non | Libellé de l'activité |
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<Designation> valeurChaine </Designation> | Rec | Désignation de la saisie temps |
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<Collaborateur> valeurChaine </Collaborateur> | Oui | Code collaborateur |
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<Date> valeurDate</Date> | Oui | Date de la saisie temps |
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<Duree> valeurNum</Duree> | Oui | Durée (en secondes par défaut) |
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<UniteDuree> valeurChaine</UniteDuree> | Non | H pour heures, M pour minutes (une ouverture permet de traiter d'autres unités) |
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<Facturable> valeurChaine </Facturable> | Non | O = oui N = non I = inconnu (valeur par défaut) |
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<DureeFacturable> valeurNum </DureeFacturable> | Non | Durée à facturer |
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<StatutTemps> valeurChaine </StatutTemps> | Non | Statut de la ligne de temps |
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<Domaine> valeurChaine </Domaine> | Non | Code domaine |
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<Reference> valeurChaine </Reference> | Non | Référence article de facturation |
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<SousReference1> valeurChaine </SousReference1> | Non | Sous-référence 1 article de facturation |
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<SousReference2> valeurChaine </SousReference2> | Non | Sous-référence 2 article de facturation |
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</ Temps > | Oui | Balise fermante de temps |
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Fichiers : |
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<Fichiers> | Oui | Balise ouvrante de fichiers |
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<Fichier> valeurChaine </Fichier> | Oui | Nom du fichier compagnon complémentaire (hors fichier principal qui a une balise dédiée). Le fichier peut être dans un sous-répertoire du pivot, on indiquera donc le chemin relatif |
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</Fichiers> | Oui | Balise fermante de fichiers |
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Erreurs : |
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<MsgErreurs> | Oui | Balise ouvrante d'erreurs |
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<MsgErreur> | Oui | Balise ouvrante d'erreur |
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<NumErreur> valeurNum </NumErreur> | Non | Numéro du message d'erreur |
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<TexteErreur> valeurChaine </TexteErreur> | Non | Texte du message d'erreur |
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</MsgErreur> | Oui | Balise fermante d'erreur |
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</MsgErreurs> | Oui | Balise fermante de pièces |
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NOTE 1 : La première recherche s'effectue Numéro d'élément – Indice affaire (le code affaire est informatif dans ce cas). Si le Numéro d'élément n'est pas renseigné la recherche s'effectue par Code affaire et Numéro de point. Le numéro d'élément OU le numéro de point sont obligatoires.
NOTE 2 : La clé unique est activno. Si ActivNo et collaborateur renseigné, on cherche GpaActivRes
Saisie des temps atelier
Saisies - Saisies sur éléments - Saisie des temps atelier
La saisie des temps atelier permet à un utilisateur de saisir des temps sur des activités d'affaire avec une ergonomie dédiée, minimisant l'utilisation de la souris et idéale sur écran tactile.
L'interface IHM est semblable à celle de la saisie atelier production.
L'écran permet de saisir l'affaire, l'élément d'affaire et l'activité afin de saisir du temps.Comme pour la saisie atelier, il est possible de s'identifier par un code à barres.
Il est également possible de pointer du temps sur une activité non prévue.
Le temps saisi sera enregistré comme un DataSet qui sera traité par l'automate DataHub (voir paragraphe précédent).
L'impression de l'ordre de travail depuis l'arborescence intègre dorénavant systématiquement le code à barre de l'activité ainsi que le code barre de l'élément.
Tout comme les programmes de production, c'est par le paramétrage de l'écran de saisie de consommation qu'il est possible de mettre le focus à l'ouverture de l'écran sur la zone de lecture du code à barres ou non. Menu « F4 » puis paramétrage à « 2 ».
Autorisation saisie des temps
Afin de pouvoir restreindre la saisie des temps à des périodes autorisées, trois types d'autorisations sont à prendre en compte.
La possibilité de déclarer des temps sur affaire ? oui ou non
La date à partir de laquelle des temps peuvent être déclarés sur l'affaire
La date à partir de laquelle des temps peuvent être déclarés pour le dossier.
Pour bloquer toutes les saisies des temps sur une affaire, il faut désactiver « temps passés de Divalto Affaire » de l'onglet « identifiant » du zoom affaire.
De manière plus ciblée, sur le zoom affaire :
la date « Ouverture saisie temps » permet de paramétrée une période autorisée pour une affaire.
Pièce jointe inconnue
Enfin, s'il n'existe pas de date d'ouverture sur l'affaire, c'est la date du dossier qui est exploitée.
Pièce jointe inconnue
Superviseur des temps
Saisies - Saisies sur éléments – Superviseur des temps
Ce programme est adapté à la supervision des temps et à leur validation : il va permettre de contrôler la bonne saisie des temps en permettant de multiples regroupements et en automatisant les changements de statuts des temps saisis. Il permet enfin de présenter des lignes de temps colorisées selon leur statut.
Filtre de sélection
En lançant le superviseur, l'utilisateur peut choisir de travailler sur les déclarations d'un seul collaborateur ou tous ou encore ceux dont vous avez la responsabilité. Choix de la période, d'une fourchette d'affaires, d'activités et d'un statut des temps.
Modalités de regroupement
Par collaborateur
Par semaine,
Par mois,
Par affaire,
Par élément,
Par statut,
Par statut maître,
Par activité.
Changement de statut
Après marquage des lignes concernées, vous pouvez appliquer un changement d'état conformément aux statuts de temps paramétrés.
Si plusieurs statuts sont définis sur un même statut maître, le choix est proposé dans une fenêtre de sélection :
Widget
Un widget a été ajouté pour obtenir la liste des temps à valider, en tant que manager des utilisateurs : le clic sur une ligne permet d'accéder au superviseur en mode piloté.
Introduction à la saisie des temps « unifiée »
Affaire - Utilitaires – Saisie de temps unifiée
En situation opérationnelle, notamment en atelier, différents ordres vont cohabiter : les OFs et les ordres de travaux.
C'est donc un point d'entrée unique qui est ici présenté de manière à permettre à un opérateur de lire le code barre de son ordre dans un espace unique pour après être orienté vers le programme correspondant de saisie de temps en atelier.
Plusieurs codes à barres sont exploitables au niveau des ordres de travail :
Code à barres sur les éléments, dans quel cas l'utilisateur devra remplir les lignes intégralement.
Code à barres des activités dans quel cas la ligne est préremplie avec les données de l'activité.