Affaires - Administration des affaires - Onglet Activités
Les activités permettent de détailler des tâches et actions à mener sur un élément d'affaire, en dehors du cadre strict de la gestion de production en général et des ordres de fabrication en particulier.
Elles sont quantifiées en effort à fournir et sont affectées à une ou plusieurs ressources.
Lorsqu'une activité dispose une date de début et une date de fin planifiées, elle apparaît sur le planning.
Les activités permettent :

1. D'exprimer des tâches à réaliser et de les associer à des ressources

2. De jalonner le travail à faire

Généralement, toute activité qui n'est pas directement liée à la fabrication est créée ici.
Exemple : le budget "Études" est de 50 heures, réparties sur une activité "Audit" de 10h, une activité "Mesures" de 16h, etc.
A noter : lorsque les temps réels sont saisis (menu Saisies - Saisie des temps), la colonne "Temps réalisé" de l'onglet "Activités" est mise à jour automatiquement.
A noter : vous pouvez générer les budgets à partir des activités.
Quelle est la différence entre une activité et un événement de CRM ? Tout dépend de votre organisation et de vos habitudes de travail, mais l'on considère généralement que l'activité est une tâche à faire et que l'événement est une réalisation. On peut par exemple avoir une activité "Organiser la réunion de projet" et un événement "Réunion de projet".

Les activités (tableau supérieur)

• Les colonnes

N° ligne : numéro chronologique de l'activité.
Activité : accès au zoom des activités par la touche <F8>.
Libellé : reprend la désignation de l'activité telle qu'elle a été paramétrée, mais peut être modifiée ici.
Statut : statut actuel de l'activité. Il est renseigné par défaut s'il a été associé au code activité, mais il reste modifiable.
% avancement : barre de progression affichant le temps réalisé par rapport au temps prévu.
Temps prévu : format hh:mm:ss, pour indiquer l'effort à fournir pour cette activité.
Temps réalisé : somme des temps pointés sur cette activité. Non modifiable.
Date début / Date fin : ce sont les dates prévues de l'activité. Elles sont héritées des dates de l'élément si elles existent. Elles sont modifiables.
Date début planifiée / Date fin planifiée : initialisées par les dates prévues, les dates planifiées sont celles qui sont exploitées sur le planning.
A noter : les dates peuvent être modifiées ici ou depuis le planning.
Domaine : le domaine d'activité.
Code budget : initialisé par le code activité choisi, il permet de regrouper le prévu et le réalisé de cette activité. Cette information peut être modifiée. Il détermine le coût théorique de l'activité.

Coût de revient budget (V10.11): ce champs sera rempli par le coût de revient du code budget rattaché à l’activité. Ce champs affiche l’information et n’est pas modifiable manuellement. Si le code budget de la ligne est changé, le coût de revient sera alors automatiquement mis à jour.

Coût de revient saisi (V10.11): ce champs sera initialisé avec la donnée du champs “coût de revient budget”. Ce champs est saisissable manuellement. Si le code budget de la ligne est changé et que le coût de revient saisi n’a pas été modifié manuellement, alors il sera également mis à jour. Si une modification manuelle a été faite, alors si changement de code budget, celui-ci ne se mettra pas à jour et maintiendra la donnée manuelle.

• Les actions possibles

Vous pouvez :
Modifier une activité (libellé, dates) : touche <F4>.
Ajouter une activité : touche <Inser>.
Supprimer une activité : clic droit - Suppression.
Accéder à la saisie des temps : double-clic sur une activité ou clic droit - Saisie des temps. Les temps peuvent ensuite être renseignés pour d'autres activités que celle initialement sélectionnée.
Imprimer un ordre de travail : clic droit - Imprimer l'ordre de travail. Recense les travaux à effectuer.
Gérer les liens. : demander, accepter, consulter un lien.
Générer les budgets à partir des activités : clic droit.
Consulter / Attacher des pièces jointes et des notes : être en modification de ligne (<F4>), puis clic sur l'un de ces pictogrammes .
 

Les ressources (tableau inférieur)

Vous avez la possibilité d'affecter une ou plusieurs ressources à une activité.
Les différents types de ressources sont :

1. une ressource au sens ensemble de collaborateur (Exemple : BE).

2. un collaborateur

3. un contact tiers

4. du matériel

Taux de charge : exprimé en pourcentage, ils permettent de répartir la charge entre les ressources pour cette activité. En effet, le but n'est pas d'appliquer un taux de charge car :

• Le temps prévu de l'activité est un effort qu'il faut obligatoirement répartir et affecter intégralement sur les collaborateurs, qu'il y en ait un ou plusieurs ;

• S'il y a qu'un collaborateur, peu importe le taux ou coefficient mentionné : la charge doit être intégralement affectée => donc un seul collaborateur quelque soit son taux prend toute la charge ;

• S'il y a plusieurs collaborateurs mentionnés sur une activité, la répartition se fait selon la formule suivante :

  • Charge du collaborateur = tps prévu * taux du collaborateur/(somme des taux de toutes les lignes de collaborateurs)

A noter : une infobulle sur l'étiquette du champs « taux de charge » de la ligne de ressource vient préciser que c'est un coefficient de répartition et non un taux de charge au sens GPAO.
Exemple :
Activité de 100h

• Cas 1 :

  • 1 collaborateur à 100%, 10%, 1 % => 100h de charge.

• Cas 2

  • 1 collaborateur à 100% => 50h de charge

  • 1 collaborateur à 100% => 50h de charge

• Cas 3

  • 1 collaborateur à 40% => 33,3h de charge

  • 1 collaborateur à 80% => 66,7h de charge

  • 1 matériel à 100% => 100h de charge

  • 1 contact fournisseur à 100%=> 100h de charge

Important : le taux de charge est toujours de 100% pour le matériel.

• Pour affecter une ressource à une activité

1. Sélectionnez l'activité dans le tableau supérieur.

2. Cliquez sur le pictogramme "+" situé à gauche de la ligne à créer sur le tableau inférieur. La saisie est activée.

3. Sélectionnez le type de ressource dans la liste déroulante.

4. Tabulez puis appuyez sur la touche <F8> pour afficher la liste des ressources compétentes, sinon « MAJ + F8» pour afficher toutes les ressources indépendamment de leur compétence. Sélectionnez une ressource.

5. Tabulez puis définissez son taux de charge.

6. Activer ou non le calendrier de la ressource pour piloter l'activité (voir le paragraphe sur la planification des affaires).

Vous avez également la possibilité, par clic droit, d'accéder aux fonctionnalités suivantes :

Vous pouvez notamment affecter un ensemble de ressources.
A noter : le fait d'affecter les ressources à une activité ne les "charge" pas dans l'immédiat. En effet, l'activité doit être planifiée, c'est-à-dire faire l'objet des fonctions de planification de l'affaire ou de l'élément.

Affectation automatique d'une ressource à une activité

La sélection d'une activité associe systématiquement la ressource qui est associée au code budget de l'activité.

Affecter des ressources en fonction de leurs compétences

Affaires – Fichiers – Fichiers liés aux arborescences – Compétences liées aux activités
Cette table sera nécessaire lorsque des activités nécessitent des compétences particulières et que l'utilisateur souhaitera être assisté aux choix lors de l'affectation de ressources.
Les compétences attribuées aux individus sont définies par les fonctionnalités historiques des modules paies/RH.
A partir du moment où un individu dispose de la compétence (quel que soit le niveau), il pourra être éligible à l'affectation sur activité.
Plusieurs compétences peuvent-être nécessaires => il y aura donc plusieurs définitions de lien compétences-activités (ET logique).
Lors de l'affectation d'une ressource sur activité, le clic droit permet de choisir les « collaborateurs compétents » ou raccourci « F8 », « F9 ».

Création d’intervention sur activité (V10.8)

Il est possible de générer directement via la gestion d’affaire des interventions.

Paramétrage dossier

Il est nécessaire de renseigner un code intervention par défaut dans le dossier ainsi qu’un code arborescence technique.

Open

Création de l’intervention

Le bouton ‘Générer intervention' dans le menu contextuel, permet de générer l’intervention sur l’activité sélectionnée. Il est grisé si l'élément d'affaire n'appartient pas à une arborescence 'Technique'.

Open

Lorsque l'intervention est générée, le bouton ‘Générer Intervention' est grisé afin d’éviter le multi-génération.

• En création d’un nouveau élément d’affaire technique; un pop-up indiquera que le site est obligatoire pour générer l’intervention.

• A la génération de l'intervention, si le site ne peut pas être mis à jour dans Weavy, un pop-up d’alerte apparaitra.