D'un point de vue juridique, le devis est un document écrit, par le biais duquel un fournisseur présente une proposition de vente d'un bien ou d'une prestation à un prix non modifiable tant que l'acheteur potentiel ne renonce pas à en faire l'acquisition.
Le devis de vente s'adresse au prospect ou au client.

Le devis prospect

Le prospect est un tiers. C'est un client en devenir. La fiche prospect contient ses coordonnées et quelques préférences de gestion. Un prospect se transforme en client.
Le devis prospect est une pièce commerciale. Le numéro de pièce est issu du paramétrage du dossier. La transformation du prospect en client rattache le devis prospect au client.
La saisie d'un devis prospect est accessible par Commerce & Logistique / Administration des ventes / Devis Prospect. A la création d'une pièce c'est le zoom des prospects qui est proposé. Il est possible de saisir un prospect dans le zoom des prospects au moment de la saisie de pièce.
En tant que prospect, le tiers bénéficie de la classification en famille de tarifs et classe de remises ainsi que de l'affectation de code tarif et remise.
La mécanique de recherche de prix est donc utilisable dès le devis prospect, sauf pour les prix négociés et les remises particulières (la notion de marché n'est pas disponible pour un prospect).
Code prospect
La saisie du code du prospect est obligatoire. Il peut être renseigné de plusieurs manières :

• Saisie du code prospect complet,

• Saisie du début du nom précédé par un tiret -. Le prospect dont le nom abrégé est le plus proche de la saisie (ordre croissant) est sélectionné.

• Recherche dans le fichier prospects en appelant le zoom

  Open

  

  ou F8 (voir « Accès à une table associée »).

• Saisie du début du code prospect, puis appel au zoom : la recherche démarre en tri par code et à partir du code déjà saisi.

• Saisie du début du nom (précédé d'un tiret) et appel au zoom : La recherche démarre en tri par nom abrégé et à partir du nom déjà saisi.

Remarque : Ce principe de recherche est valable pour toute table gérant le tri par code et par nom (prospects, clients, fournisseurs, articles, etc.).
Devis numéro
Le numéro de pièce, ici le numéro de devis, est géré sur 8 caractères numériques.
La numérotation automatique est enclenchée en ne renseignant pas cette zone. Le chrono utilisé est celui de la fiche dossier, ou bien celui de la fiche établissement, lorsque les compteurs de pièces sont gérés par établissement.
Le numéro de pièce est attribué en fin de saisie.
En précisant un numéro de devis, la numérotation automatique est déconnectée. Une vérification d'existence est effectuée. L'attribution manuelle d'un numéro à un devis n'affecte pas les chronos de numérotation automatique.
Pour modifier les chronos, il faut directement modifier la donnée dans la fiche dossier ou établissement.

Le devis client

Les données du client sont ramenées dans l'entête de la pièce. Chaque champ reste modifiable.
En saisie de ligne, on peut accéder au zoom des articles. Le données article comme le code EAN ou le libellé sont ramenés automatiquement.
Le devis se valide en BL, en commande ou en facture.

Entête de pièce

Les informations d'en-tête sont accessibles par le bouton "Entête" de la barre d'outils.
L'en-tête de pièce contient les informations générales de la pièce comme le client et la date. Certaines données sont reprises par défaut dans les lignes comme le délai demandé ou l'état (actif, périmé, …).
Votre référence
Donnée alphanumérique qui permet l'enregistrement du numéro d'un éventuel document remis par le client (appel d'offre, demande de prix...). Une recherche de pièce par ce numéro est possible.
Dépôt
Le dépôt courant de l'utilisateur est proposé. Il pourra être modifié au besoin.
Le dépôt de l'en-tête de pièce sera proposé par défaut pour chaque création de nouvelle ligne. Dans chaque ligne, il pourra être modifié.
« OK » ou « En demande »
Devis en demande de prix ou confirmé. L'ADV va confirmer les prix du devis au client, lui signalant ainsi la validité du devis.
Devise (de la fiche tiers)
Le code devise fait référence à la table des libellés devises qui précise l'appartenance de la devise à la zone Euro ou non, et si oui à quelle parité et la date d'adhésion à la zone.
Une table des taux de change fixe le taux entre une devise non adhérente et l'Euro à une date de valeur. Le taux de change exprimé par rapport à la devise de référence sera saisi dans la table des taux de change.
Ce taux est daté, c'est-à-dire que pour une devise donnée, l'utilisateur peut introduire un taux différent à toute date (jusqu'à un taux par jour).
Lors de la conversion des devises en devise de référence, à l'intégration comptable, c'est le taux en vigueur à la date de l'opération qui sera automatiquement pris en considération.
A chaque opération (création, modification, validation), le taux de change est utilisé pour calculer provisoirement le prix unitaire statistique.
Etat
L'état d'une pièce est modifié par les traitements de transformation de pièce ou manuellement par dans la saisie de pièce en faisant appel au menu « Options », « Modifier état de la pièce, « Activer, suspendre Modifier etc. »
Onglet Complément
Toutes les données de cet onglet sont issues de la fiche client.
Liens
Les données ADV et Centrale sont issues de la fiche client.
Un contact peut être lié à la pièce. Lorsqu'un contact est « destinataire des commandes », alors celui-ci est proposé par défaut dans les devis et les commandes.
Le devis peut être lié à un marché et/ou un projet. Ces informations seront automatiquement reportées dans les nouvelles lignes créées sur le devis.
Livraison
Trois délais sont proposés. Le délai actif correspond à l'un des trois en fonction de la priorité croissante suivante :

• demandé

• accepté

• reporté

Les autres informations proviennent de la fiche client et peuvent être modifiées ponctuellement.
Facturation
Les données par défaut proviennent de la fiche client. Le RIB principal du client est proposé par défaut. Un client ayant un plafond d'encours assurance génère par défaut des pièces qui seront assurées. Ponctuellement, l'opérateur pourra modifier ces données.

Délai d'entête

Le délai demandé et le délai accepté peuvent être saisis dès la fenêtre de création pour les devis et commandes :

Le délai demandé peut être rendu obligatoire (pour le devis et la commande client) en création en cochant la case Commerce & logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet « Pièces », case à cocher « Rendre obligatoire la saisie du délai demandé sur devis et commande » :

Mode de règlement

Le mode de règlement de la fiche client est repris dans la pièce. Il peut être ponctuellement modifié. L'échéance est calculée au moment de l'impression de la facture, sauf si le mode de règlement est géré en échéance manuelle. Dans ce cas, elle est calculée immédiatement et pourra être modifiée.
Le mode de règlement donne l'accès aux modes ainsi qu'aux échéances multiples. Le mode de règlement est visible dans la fiche client : Commerce & Logistique / Fichiers / Clients – Onglet "Livraison et facturation", groupe « Facturation ».
Au préalable, le mode de règlement doit être codifié dans Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux pièces/Mode de règlement.
Code et libellé
Le code mode de règlement est géré sur 4 caractères alphanumériques. Le libellé du mode de règlement est imprimé sur les factures.
Caractéristiques
Le mode de règlement détermine la gestion des traites et des relevés de factures. La périodicité précisée correspond à la périodicité des relevés.
Les paramètres doivent être cohérents !
Lorsqu'une traite en pied ou séparée est demandée au niveau des factures, la gestion en relevé de facture ne doit pas émettre de traite.
Mode de règlement de remplacement
Un autre mode de règlement peut être proposé lorsque la facture n'atteint pas le montant minimum précisé dans la fiche. Ce montant est exprimé en devise principale du dossier et converti au besoin pour les factures en devise.
Comptabilité
Pour la gestion des règlements, un mode de règlement précise la position de départ dans le circuit des règlements (voir Divalto Règlement).
Le mode de règlement "C Chèque à réception", génère un règlement attendu à l'encaissement en état C10 (chèque attendu).
En décaissement, l'état est également C10 chèque à émettre.
Ces états déterminent le circuit du règlement, la gestion des relances, les bordereaux, la comptabilisation des écritures. Un type de règlement va permettre à Divalto Règlement d'adapter les écrans de saisie selon la catégorie (demander un numéro de chèque, un RIB...).
Calcul de l'échéance
Le mode de règlement fixe les règles de calcul de la date d'échéance.
La date de base du calcul est soit la date de livraison, soit la date de facture. Elle peut être repoussée au 1^er du mois suivant au-delà d'un certain jour (ex : après le 25, la base de calcul est le 1^er du mois suivant). A cette date de base est ajouté le nombre de jours. Lorsque ce nombre est un 30^ème, un nombre de mois est ajouté. La date calculée est éventuellement reportée en fin de mois, voire décalée au mois suivant.
Exemple : 30 jours fin de mois le 15. Ce type de calcul donne l'échéance suivante :
Date de base + 1 mois (30^ème)
Décalage en fin de mois
Décalage au 15 du mois suivant
Pour une date de base au 14/09/2012, on obtient :
14/10/2012 (application du nombre de jours)
31/10/2012 (fin de mois)
15/11/2012 (reporté au 15)
Une cadence peut être appliquée à la date d'échéance calculée. Elle est exprimée en nombre de jours. Une cadence de 5 signifie que le jour de la date d'échéance sera un « multiple » de 5 :

• Du 1 au 5, l'échéance est repoussée au 5,

• Du 6 au 10, elle l'est au 10,

• ...

Attention ! La cadence ne doit pas être utilisée conjointement avec les options « fin de mois » ou « reporté au ».

Lignes de pièces

Les lignes sont accessibles par le bouton "Lignes" de la barre d'outils.
Les lignes d'une pièce sont visibles de manière synthétique en tableau. Les colonnes peuvent être modifiées en largeur et repositionnées.
Le mode fiche permet de compléter la ligne et de visionner le détail de façon plus ergonomique puisque les informations sont classées par onglet.
Calcul du prix unitaire net
Au niveau des pièces, le calcul des montants peut s'opérer :

• soit sur le prix unitaire net exact (avec 10 décimales en interne)

• soit sur le prix unitaire net arrondi au centime (2 décimales)

• soit sur le prix unitaire net arrondi à la 3ème décimale

Une vente de 1000 articles à 1,27 € pièce, moins 33% de remise.
 Dans le premier cas, vous obtenez : (1.27*1000)*(1-0.33)=850.9.
 Si l'arrondi au centime est demandé, vous obtenez : 1.27-33%=0.85*1000=850.
 Si l'arrondi à la 3ème décimale est demandé, vous obtenez : 1,27-33%=0,851*1000=851
Le tableau des lignes contient deux parties :
La partie figée à l'écran, qui présente :

• les indicateurs de présence de note, de texte, de ligne en erreur (inutilisé en devis),

• l'arborescence,

• Open

  

  la donnée référence article.

La seconde partie du tableau, qui contient toutes les données d'une ligne. L'ascenseur horizontal permet de les atteindre.
Un clic sur le bouton permet de masquer ou d'afficher des colonnes.

Un double-clic sur une ligne, ou la combinaison de touches Shift + F4, ou un clic sur le bouton active le mode d'affichage étendu de ligne.
Prix, remises et commissions
Affichage étendu de ligne /Onglets "Généralités", "Tarification", "Commercial".
Ces informations sont calculées en fonction des codes tarif, famille, classe de remise, classe de commission...

• Lorsque le prix est modifié par l'utilisateur, il ne sera plus modifié automatiquement.

• La recherche automatique n'est pas effectuée lorsqu'une pièce est modifiée, ou au moment d'une transformation.

• L'utilisateur peut provoquer une réévaluation des tarifs en utilisant l'outil de « tarification standard » de la saisie de pièces (voir plus bas).

• Le fonctionnement est similaire pour les remises et le commissionnement des trois commerciaux.

Impression
Affichage étendu de ligne / Onglet "Axes-Impression".
Le « Code Impression » inhibe l'impression de la ligne article sur les documents commerciaux. Ce paramètre est ignoré lorsque la ligne est valorisée.
Le « Code Impression du texte » inhibe l'impression du texte de la ligne sur les documents commerciaux.
Le « Code de mise en page » commande les opérations suivantes :

• Tiret -, force l'impression du texte avant la ligne article plutôt qu'après,

• N (chiffre) réalise n sauts de ligne après l'impression de la ligne et des textes liés à la ligne,

• P provoque un saut de page après l'impression de la ligne.

Ajouter une ligne

• Être en modification de document

  (ou F4)

Et

• Cliquer sur

  (ou INSER)

Lorsqu'une saisie de ligne est en cours, y compris sur la zone référence, l'utilisateur ne peut entreprendre d'autre action que de finir la saisie ou d'abandonner cette saisie.

• Bouton

  ou Entrée : valider une ligne,

• Bouton

  ou Echap : abandonner la saisie de la ligne.

Saisie de l'article
La sélection d'un article peut se faire de plusieurs façons :

• Saisie directe de la référence,

• Saisie du début de la désignation abrégée précédée du tiret,

• Saisie du code EAN,

• Saisie de la référence du client (sur les pièces « client » et de la référence fournisseur sur les pièces « fournisseur »),

• Appel du zoom par F8 ou bouton

  de la barre d'outils,

• Appel du référencement par le raccourci clavier Shift+F8 ou par un clic droit dans la zone suivi du choix "Référencement article".

Chapitre et poste
Les chapitres et les postes permettent d'organiser la présentation de la pièce en organisant son contenu.
Créer une ligne de titre (le "chapitre") ou de sous-titre (le "poste") par clic droit dans le champ 'Référence'.

Après la saisie de la référence, la plupart des champs de la ligne sont initialisés. Les valeurs par défaut proviennent de l'en-tête (dépôt, code opération, commerciaux, délais...), et des fichiers de base de l'article (désignation, éléments tarifaires...)
Après la saisie de la quantité, le montant de la ligne est calculé. La ligne peut d'ores et déjà être validée. Il est inutile de saisir les autres champs.
Le traitement enchaîne les créations. Une nouvelle référence article est demandée. Sur la ligne suivante.
Saisie des sous références

Mode grille non autorisé:

L'article « cadre sous verre » (CAD0001) est géré en sous-références, mais le mode grille n'est pas autorisé dans la fiche article. L'utilisateur doit saisir les sous-références dans les colonnes SREF1 et SREF2 de la ligne. Il peut s'aider de la touche F8 pour les sélectionner.

Mode grille autorisé:

L'article « blouse de peintre » (BLO0001) est géré en sous-références et le mode grille est autorisé.

L'utilisateur peut saisir les sous-références ou non. La grille de saisie croisée s'ouvre automatiquement après tabulation sur les champs Sref1 et Sref2 s'ils n'ont pas été renseignés directement sur la ligne :

A la validation de cet écran, le traitement de saisie de pièce génère autant de lignes que de quantités saisies dans le tableau croisé :

Jusqu'à la V10.5, le mode grille n'est lancé que lorsque l'article a plusieurs sous-références 1 et 2

A partir de la version V10.6, si un article géré en sous-référence avec une saisie en mode grille n'a qu'une seule sous-référence 1 et plusieurs sous-références2, la saisie mode grille en saisie pièce sera lancé.

Fonctions Couper/Copier/Coller Glisser - Déplacer

Pour organiser le corps de la pièce, les fonctions de copier-coller ou couper-coller sont disponibles.
Même principe que pour les fonctions précédentes, il faut :

• Sélectionner les lignes à copier ou à couper en les marquant

• Se positionner sur la ligne après laquelle va être effectuée la copie

Afin de faciliter la saisie de pièces il est également possible d'effectuer un glisser-déplacer vers une pièce en saisie.
La ligne peut provenir de la recherche avancée d'articles ou du zoom des dernières ventes. Ces recherches se lancent à partir du menu 'Outils' de la saisie de pièces. Une seule ligne à la fois peut être glissée.

Ventilation des lignes

Chaque ligne présente au moins une ventilation. Elle permet de gérer des données fines comme le multi-délai, le multi-emplacement, le n. de série ou de lot de l'article etc.
L'onglet « Identifiants » n'est visible que par les utilisateurs avec une confidentialité G***.
Les lignes avec plusieurs ventilations sont identifiées grâce à l'icône .
Dans la saisie de pièces, on accède aux ventilations des lignes grâce au bouton .
Dans le détail d'une ligne, un tableau affiche les ventilations de la ligne courante (éclatement).
Ces ventilations gèrent divers cas :

• Plusieurs délais de livraison dans les devis et les commandes,

• Plusieurs emplacements pour le déstockage,

• Plusieurs numéros de série ou numéros de lot dans les livraisons et les factures,

• Plusieurs numéros de colis,

• Dans les flux de sortie de stock, un éclatement sur plusieurs ventilations se produit lorsque plusieurs entrées différentes sont déstockées.

Il y a toujours au moins une ventilation liée à la ligne.
Lorsque le tableau des ventilations est activé (en cliquant dans le tableau des lignes), les boutons de création, modification et suppression agissent sur ces ventilations. Pour pouvoir intervenir sur les ventilations, il faut être en modification de ligne .
Attention ! Les onglets « IDENTIFIANTS » et « IDENTIFIANTS VENTILATION » ne sont visibles qu'avec la confidentialité utilisateur G*.
Les délais (demandé, accepté, reporté) ainsi que les emplacements (origine et destination) peuvent être saisis dans la ligne ; ils seront ainsi repris sur les ventilations.
Les options suivantes sont disponibles dans le menu « Option » :

• Rester en modification ligne

• Rester en modification ventilations

Celles ont pour effet en validant une modification de ligne ou de ventilation, de se retrouver dans la même colonne en modification sur la ligne suivante.

Texte de pièce

Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers - Onglet "Impression pièces"
Commerce & Logistique / Fichiers / Client - Onglet "Documents"
Commerce & Logistique / Fichiers / Articles – Bouton Référencement
En dehors des notes et fichiers joint, il existe deux types de textes ajoutés à une pièce

• Ceux ajoutés manuellement par

  respectivement en entête, ligne et pied

• Ceux ajoutés automatiquement par texte préenregistrés

Saisie manuelle
La saisie d'un texte ouvre la fenêtre de saisie suivante :

Un survol de la souris sur le trait gris fait apparaître une barre de mise en forme.
Lorsque le texte est validé, le symbole correspondant est représenté sans le signe "+", indiquant ainsi la présence d'un texte.
Exemple :
Pas de texte en en-tête de pièce
Présence d'un texte en pied de pièce
Texte préenregistrés
L'utilisateur peut aussi créer des textes préenregistrés (et réutilisables) au niveau :

• Dossier : par type de pièce, valable pour toutes les pièces.

• Client : par type de pièce, valable pour toutes les pièces du client.

• Article (référencement) : par type de pièce, valable pour toutes les lignes de pièce de l'article pour ce client.

Les textes sont stockés dans la table des textes préenregistrés accessible par Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables de paramétrage / Textes préenregistrés.

Devis client et calcul de marge

La marge commerciale est affichée, à l’instar des commandes clients, dans les lignes des devis:

Si la base coût a subi une fluctuation dans le laps de temps entre l'émission du devis et sa validation en commande, sur option Dossier, il est possible de mettre à jour la base coût de la ligne, pour un calcul de marge actualisé. Option “Màj base coût en commande”:

Devis prospect et calcul de marge (V10.12)

La marge sur les lignes de devis prospect est également calculée, à partir de la V10.12.

Elle est visible en :

• Saisie de pièce

• Impression de liste des mouvements

• Impression du portefeuille