Le but de ce programme est d’effectuer la facturation des projets, en se basant sur :

• Les temps passés sur le projet

• Les temps passés sur les OF associés au projet

• Les matériels consommés

• Les notes de frais

Paramétrage

Paramétrage dossier projet

Menu Projet / Fichiers / Organisation / Dossier - Bouton Projets , Onglet Projets Industriels

« Confidentialité facturation au temps passé »

L’utilisateur doit détenir la confidentialité définie ici pour pouvoir utiliser le programme. Exemple : F***

« Prise en compte des consommations sur projet »

• Sur consommation. Les pièces de consommation sur projet dont le code opération est spécifié ci-après seront prises en compte pour la facturation

• Sur facturation fournisseur. Les factures fournisseurs affectées au projet seront prises en compte pour la facturation

« Code opération des consommations de projet »

Si le mode de prise en compte des consommations est défini à ‘sur consommation’, c’est le code opération qui va être recherché par le programme. Exemple : IFA

« Générer pré-facturation sous forme de BL »

Au lieu de générer des factures, il est possible de générer des BL, qui devront être validés manuellement, permettant une étape de vérification de la facturation.

« Code opération des pièces clients de projets »

C’est le code opération qui sera utilisé pour la facturation des projets. Exemple : C

« Article de facturation des consommations de projet »

Les consommations effectuées sur le projet seront refacturées en utilisant ce code article

« Code impression consommation sur projet »

De par l’utilisation d’articles de facturation, une séparation des données est faite entre l’usage interne et le client. Pour garder un lien, les informations relatives aux différents coûts seront repris sous forme de notes de lignes dans les factures générées.

En fonction de ce paramètre, ces notes peuvent être imprimées à destination du client ('34' : Impression sur BL et factures), ou pas ('12' : Impression sur soumissions et commandes)

« Type de rattachement des pièces générées »

Les pièces générées par ce programme peuvent être rattachées à divers éléments, afin d'être vus dans la synthèse budgétaire :

• Racine du projet

• Élément de tête de facturation. Les pièces seront rattachées à l'élément de plus haut niveau du projet dont le code arborescence est ‘FAC’

Paramétrage spécifique

Menu Commerce & Logistique <F7> Fichiers spécifiques / Paramètres Dossier-Établissement, Onglet Travaux en cours sur projet

« Axe TEC / Phase » (TEC : Travaux En Cours)

Un axe analytique, préalablement défini dans le dossier comptabilité, doit être déclaré ici

Axes de ventilation

Menu Comptabilité / Fichiers / Axes de ventilation

Au moins un axe de ventilation doit être défini sur l’Axe TEC / Phase paramétré.

« Type de facturation »

1. Forfaitaire. Des temps passés ou consommations attachées à un élément qui détient un axe avec ce type de facturation ne seront pas pris en compte pour une refacturation, car on comprend que ceux-ci font partie d’un forfait.

2. Temps et Matériels. Des temps passés ou consommations attachées à un élément qui détient un axe avec ce type de facturation seront pris en compte pour une refacturation.

Table des natures produit

Menu Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux articles / Nature produit

« Nature autorisée pour un article de facturation temps »

Cette case à cocher permet de définir les natures produit de type Service qui seront admises pour les articles de facturation Temps.

Articles de facturation temps passé

Menu Projet / Fichiers / Fichiers liés à la facturation / Facturation - Lien Temps-Article

Créer des fiches avec les critères de sélection appropriée.

Pour être utilisé dans le programme Temps et Matériels, la nature produit de l’article devra être admise pour la facturation des temps

Codes de frais

Menu Projet / Fichiers / Fichiers liés aux note de frais / Codes de frais

« Facturable au client »

Cette case à cocher permet de définir les notes de frais qui seront admises pour la refacturation.

Coûts facturables

Menu Projet / Fichiers / Fichiers liés aux note de frais / Coûts facturables

La définition des coûts facturable doit être effectuée pour un code de frais admissible à la refacturation.

Utilisation

Administration des projets

Sur l’onglet Généralités des éléments, un champ permet de saisir un axe de ventilation.

Si cet axe dispose d’un type de facturation ‘Temps et matériel’, les coûts attachés à l'élément pourront être refacturés via le programme dédié.

Open

Programme de facturation des temps et matériels

Menu Projet / Facturation / Facturation temps et matériels

Étape 1 : Sélection des critères

La recherche des coûts à facturer peut être filtrée

• par période

• par codes projet

• par codes équipe associée aux projets

• par clients

• par familles de projets

• Par statut maitre des projets

Options

Il est possible de forcer l’affichage

• des temps marqués ‘non-facturables'

• des temps facturés

• des consommations facturées

• des temps OF facturés

• des notes de frais facturées

Étape 2 : Arbitrage des saisies

Une liste des projets contenant des coûts facturables selon les critères de l'étape 1 est constituée, dans une liste déroulante, et les points clés du projet affichés en en-tête.

Les coûts de chaque projet sont classés par catégorie.

Une sélection de coûts est possible sur plusieurs onglets et plusieurs projets, avant de passer à l'étape suivante. La refacturation partielle est possible.

Onglet des temps passés sur projet

Dans cet onglet vont être répertoriés les temps passés sur des activités, dont le statut maitre est 'terminé'

Onglet des temps passés sur OF

Dans cet onglet vont être répertoriés les temps passés sur des OF clôturés ou valorisés, liés

• à un élément de projet dont le type de facturation est ‘Temps et Matériel’

• à un projet, sans élément défini, à condition que l'élément racine ait le type de facturation ‘Temps et Matériel’

L’article de facturation est recherché à partir du Poste de travail utilisé pour la séquence. Si celui ci n’est pas défini automatiquement, un article de nature ‘Service’ (ProdNat 4) devra être choisi pour permettre la facturation.

Si aucun tarif de vente n’est trouvé pour l’article de facturation, le prix de vente sera basé sur le coefficient de marge défini sur le code budget de la séquence.

Onglet des consommations

Selon le mode de fonctionnement paramétré, cet onglet affichera les consommations ou les factures fournisseurs affectées aux projets.

Onglet des notes de frais

Cet onglet affichera les notes de frais affectées aux projets.

Seules les notes de frais intégrées en comptabilité sont prises en compte, en plus du critère ‘Facturable au client’ du code de frais.

Étape 3 : Récapitulatif

Un tableau synthétise toutes les sélections effectuées à l'étape précédente, par projet, au taux de change applicable dans la devise définie.

Le retour à l'étape précédente est permis, les sélections seront conservées.

Le passage à l'étape suivante génèrera une pièce par projet ayant des coûts sélectionnés.

Étape 4 : Résultat

La liste des pièces créée est affichée. La consultation immédiate des pièces est possible.