Les évènements

Owned by Bertrand Littel
Last updated: 02/08/2022 by Sylvie Ulmer
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Un évènement peut être rattaché à un code incident, une opportunité, une affaire, une code adresse, un article, un numéro de série ou à un index spécifique.
Il existe des évènements de type tâche ou rendez-vous.
Un évènement est identifié par un code évènement, les évènements peuvent être regroupés en famille d'évènements. On peut lui associer une image ou un formulaire. Un évènement est confidentialisable.
Il est possible de créer des évènements par fichier.
A l'instar du tiers, l'évènement existe dans tous les modules de l'ERP. Le module CRM offre une interface de gestion des événements.
La gestion des événements permet une traçabilité complète de tout ce qui s'est passé dans l'entreprise.

 La fiche événement


Elle est accessible par CRM / Evénement / Evénements.
Un événement se compose au minimum :

  • d'un code événement,

  • d'un collaborateur,

  • d'une date de début

Le code tiers n'est pas obligatoire.
La durée ou la date de fin peuvent être calculées automatiquement en fonction du paramétrage des
options de l'utilisateur.
L'utilisation du calendrier des modules communs permet de calculer automatiquement la date et l'heure de
fin lorsqu'on saisit une durée, ou de calculer la durée lorsqu'on saisit la date et l'heure de fin.
C'est le calendrier associé au collaborateur principal de l'événement ou le calendrier du dossier courant qui
correspond au calendrier de référence.
Le statut « annulé » permet par exemple de tracer par l'annulation d'un rendez-vous.
Un événement peut être rattaché à :

  • un code incident,

  • une opportunité,

  • une affaire,

  • une manifestation,

  • un code adresse

  • un article et des sous-références,

  • un N° de série,

  • un index spécifique : C'est une information qui permet de faire des recherches sur des événements et dont le vocable est paramétrable dans la gestion du dossier CRM. Cette zone de 40 caractères alphanumériques correspond à un critère de tri des événements. Cette zone est entièrement libre.





CRM / Fichiers / Organisation / Dossier / Bouton « CRM »

L'évènement tâche


CRM / Evénements / Evénements
Un événement de type « tâche » à réaliser peut être affecté à un autre utilisateur, et on peut donner une date d'échéance avant laquelle la tâche doit être réalisée.
Lorsque la tâche est réalisée, la saisie de la date de réalisation est obligatoire.




 L'évènement rendez-vous



CRM / Evénements / Evénements
Un événement peut aussi être assimilé à un rendez-vous.
Avec gestion d'une alarme utilisée dans la liaison avec un outil de messagerie (Outlook). Par défaut cette zone est positionnée à 'Pas d'alarme'.

Collaborateurs et contacts multiples

Un événement possède (ou non)

  • un contact et un collaborateur principal

  • un ou plusieurs contacts et collaborateurs secondaires

Les tables contacts et collaborateurs sont respectivement accessibles par les boutons :

pour les contacts

pour les collaborateurs


Le bouton Sélection permet ensuite de constituer rapidement une liste.

Une fois la sélection faite, il suffit de renvoyer les valeurs via le bouton Renvoyer les données ou F12

Dans la fiche événement la présence de collaborateurs ou de contacts multiples est signalée par l'icône en face des différents champs ou dans le titre du groupe.
Pour visualiser rapidement les collaborateurs ou les contacts associés à un événement en mode fiche en modification, clic droit sur le collaborateur principal :


Pour visualiser rapidement les collaborateurs et les contacts associés à un événement en mode liste, clic droit sur le tableau:

Tâches d'un événement

Il est possible de définir une ou plusieurs tâches à réaliser pour un événement à l'aide du bouton Tâches .


Pour chaque tâche ainsi crée, il est possible d'attribuer des contacts tiers ou des collaborateurs différents.
L'indicateur permet ensuite de visualiser si l'événement possède des tâches liées.
Le bouton :
Fils Permet de visualiser l'ensemble des événements liés à l'événement sélectionné.
Père De même, quand l'événement a été généré à partir d'un autre événement, ce bouton permet de le visualiser.

Conception d'un évènement

Le code évènement identifie la nature de l'évènement. Il est utilisé dans les filtres et les sélections. Les codes évènement peuvent être regroupés en famille qui elle aussi peut être utilisée dans les filtres et les sélections. Le formulaire associé à l'évènement permet l'ajout de texte dans le contenu de l'évènement.


Le code événement

Le code évènement se paramètre dans CRM /Fichiers / Evénements / Code événement.
Cette table répertorie tous les codes événement.
Les codes événement peuvent être communs à tous les dossiers ou être gérés par dossier. Cette indication est saisie dans l'onglet des tables communes dans le paramétrage du dossier de CRM.
L'utilitaire copie des tables de base permet de copier la définition des codes événement d'un dossier vers un autre.
Un code événement appartient obligatoirement à une famille d'événement.
La couleur associée au code événement sera la couleur par défaut de tous les événements de ce type. Ce paramètre est modifiable lors de la saisie d'un événement.
De même, l'image affectée au code événement sera l'image par défaut associée aux événements de ce type. Elle peut être modifiée lors de la saisie d'un événement.
Lorsqu'un formulaire est spécifié, à chaque création d'événement le texte préenregistré vous sera automatiquement proposé. Le texte du formulaire éventuellement complété constituera la note associée à l'événement.
Le questionnaire permettra au moment de la saisie d'un événement de rajouter des informations sous la forme de champs supplémentaires (ou rubriques) relatifs au code événement.
L'activité permet de rattacher l'événement à une famille d'activité, utilisable pour la valorisation des temps dans Divalto Affaire.
La durée représente la durée habituelle de l'évènement. Cette durée sera automatiquement reportée en création d'évènement. Attention, pour cela, l'option doit être cochée sur les options de l'utilisateur.
Lorsque la case est cochée, lors de la création d'un événement de ce type, le traitement enchaîne automatiquement la saisie des rubriques.
Le type d'évènement permet de positionner par défaut la notion de rendez-vous ou de tâche lors de la saisie d'un évènement.
La date de fermeture est gérée lors de la création d'un évènement.

La famille d'événement

La famille d'évènement se paramètre dans CRM /Fichiers / Evénements / Famille événement.
Cette table répertorie toutes les familles d'événements. Une famille d'événement correspond à un regroupement de codes événement. Les familles d'événements peuvent être communes à tous les dossiers ou être gérées par dossier.
Remarque : Cette indication se fait dans l'onglet des tables communes dans le paramétrage du dossier du module CRM.
L'utilitaire copie des tables de base permet de copier la définition des familles d'événement d'un dossier vers un autre.
La famille d'événements est un critère de tri dans :

  • le zoom des événements,

  • l'export Excel des événements,

  • l'impression des événements.

 Associer une image à un évènement


La table des images est eccessible par CRM /Fichiers / Evénements / Image événement.
Cette table répertorie toutes les images de la gestion des événements. Les images peuvent être communes à tous les dossiers ou être gérées par dossier.
Cette indication se fait dans l'onglet des tables communes dans le paramétrage du dossier de Divalto CRM.
L'utilitaire copie des tables de base permet de copier la définition des images d'un dossier vers un autre.
Un certain nombre d'images est livré dans le paramétrage de base lors d'une nouvelle installation.
Les images sont définies dans la feuille de style (fstyle.dhfi).
Pour rajouter une image, il suffit de définir dans la feuille de style la nouvelle image et de créer un enregistrement dans la table des images.
Les images sont associées aux codes événement et aux événements des tiers.

Associer un formulaire à un évènement


CRM /Fichiers / Tables de paramétrage général / Textes préenregistrés
Ce sont des textes (rich-text) préenregistrés qui sont utilisés dans le paramétrage des codes événement.
Le formulaire attaché à une code événement détermine le contenu de la zone texte des événements crées à partir du code.
Cette table est commune aux modules Commerce et logistique et CRM.

 Confidentialités liées aux évènements


Les confidentialités se placent à plusieurs niveaux : famille d'évènement, code évènement, évènement.
Ces éléments sont accessibles par :
Relation Tiers / Fichiers / Evénement / Famille événement
Relation Tiers / Fichiers / Evénement / Code événement
Relation Tiers / Evénement / Evénement
De manière générale dans Divalto, le paramétrage se fait du niveau général vers l'exception. C'est-à-dire que les confidentialités seront analysées dans l'ordre suivant :

  • au niveau famille d'événement,

  • code événement,

  • évènement



 Création d'évènement à partir d'un fichier


On peut créer un évènement à partir d'un fichier à partir de l'entrée de menu CRM / Tiers / Tiers.
La présence d'un trombone, sur la ligne d'affichage correspondant à l'évènement ignale la présence d'un fichier joint à l'évènement.
Génération d'un évènement :

  • Le cliquer/déposer d'un ou plusieurs document(s) et ce quel que soit le format vers la gestion de fiche tiers en mode fiche, génère un nouvel événement.

  • Le tiers de l'événement est celui de la fiche tiers sur laquelle le document est déposé.

  • La date de l'événement est celle de la manipulation.

  • Le document est ajouté en fichier joint de l'événement.


La même manipulation en mode liste ajoute le document en fichier joint du tiers sans créer d'événement.

  • Aucun libellé n'est pré renseigné.

  • Le code de l'événement est défini dans le paramétrage du dossier.


 
CRM / Fichiers / Organisation / Dossier onglet CRM

La diffusion d'évènement


La diffusion est l'outil de partage d'information. L'utilisateur choisi d'avertir un collaborateur ou un groupe de collaborateur d'un l'événement.
L'action de diffusion génère un mail qui sera envoyé aux destinataires paramétré dans les options des utilisateurs communs :

Administration / Utilisateurs / Utilisateurs communs,onglet CRM
Diffusion d'un événement
Le bouton Diffusion dans le zoom des événements permet de générer un message avec les informations de l'événement courant.
L'objet du message est constitué :

  • Du texte fixe Evénement

  • Du code événement et son libellé

  • De la date de l'événement

  • Du nom du tiers

Le texte du message est constitué :

  • Du code tiers et de son nom s'il est renseigné

  • Du contact principal et de son nom s'il est renseigné

  • Du collaborateur principal et de son nom

  • Du libellé de l'événement s'il est renseigné

  • Du code affaire et son libellé si elle est renseignée

  • Du code opportunité et son libellé s'il est renseigné

  • Du code incident et son libellé s'il est renseigné

  • Du code opération marketing et de son libellé s'il est renseigné

  • De la référence article et de son libellé s'il est renseigné

  • Des sous référence article si elles sont renseignées

  • Du numéro de série s'il est renseigné

  • De l'index spécifique s'il est renseigné

La liste des destinataires est définie à partir du groupe de collaborateurs associé

  • Au collaborateur principal de l'événement, lorsque l'événement est de type Tâche à réaliser

  • Au collaborateur de réalisation, lorsque l'événement n'est pas de type Tâche à réaliser


Remarque : lorsque l'événement est de type Tâche à réaliser et que le collaborateur de réalisation est différent du donneur d'ordre, le collaborateur de réalisation est rajouté dans la liste des destinataires.
La zone RTF de l'événement est rattachée au message sous forme de document joint.
Les fichiers joints rattachés à l'événement en cours, sont également attachés au message.

Le message n'est pas envoyé automatiquement. Il peut donc être modifié, complété ou annulé par la fenêtre de dialogue.
Le message est constitué même s'il n'y a pas de groupe de collaborateurs associé au collaborateur de l'événement.
Dans la liste des destinataires de message ne figurera pas l'utilisateur courant, pour éviter de s'envoyer soi-même un message.

Consultation des tâches et des rendez-vous


Ces éléments peuvent être consultés à partir du zoom des évènements et à partir de widgets.
L'entrée de menu CRM / Evénements / Mes tâches et mes rendez-vous permet également la consultation des tâches et des rendez-vous.

Les widgets associés aux tâches et aux rendez-vous


Les widgets Planning, Tâches et Rendez-vous affichables dans la page d'accueil de l'utilisateur sont paramétrables par Ctrl + F3.



Afficher les tâches et les rendez-vous dans le planning


Le planning est accessible par CRM / Evénements / Planning.
Le programme planning permet de visualiser graphiquement les événements pour un jour, une semaine ou un mois. Le programme affiche par défaut le planning de l'utilisateur courant.
Pour visualiser simultanément le planning de plusieurs collaborateurs, il suffit de faire de la sélection multiple des collaborateurs concernés et d'actionner la touche F10 ou le bouton .
Les actions disponibles depuis la barre d'outils :

  • Les boutons

    ou les touches F2 et Shift F2 permettent de visualiser le jour suivant ou précédent, la semaine suivante ou précédente, le mois suivant ou précédent selon le mode choisi.

  • Le bouton Jumelles permet de se positionner dans le temps. Par défaut la date de référence est la date du jour.

  • Le bouton Aujourd’hui permet de se repositionner sur le jour courant, la semaine courante ou le mois en cours.

  • Le bouton Filtre permet de saisir un filtre sur les événements à prendre en compte pour l'affichage du planning.

  • Pour limiter les collaborateurs affichés dans le tableau des collaborateurs, on peut indiquer un groupe de collaborateurs par le bouton Critères.

  • Un simple clic gauche dans une cellule vide permet de saisir un nouvel événement. Dans ce cas le code événement de la ligne courante du tableau des événements est proposé par défaut et lorsqu'une affaire est sélectionnée, le tiers de l'événement est initialisé avec le tiers de l'affaire.

  • Un simple clic gauche sur un événement représenté dans le tableau permet d'aller consulter le mode fiche de l'événement.

  • Un simple clic droit permet d'afficher un menu avec les différents choix suivants


Attention : Il est obligatoire de sélectionner au moins un collaborateur

Imprimer les évènements


L'impression des évènements est accessible par CRM / Evénements / Impression.
Les types de tiers proposés par défaut sont ceux des options de l'utilisateur. Ce traitement permet d'imprimer une liste des événements.
Vous pouvez choisir :

  • d'imprimer ou non le détail de chaque événement.

  • d'imprimer ou non les collaborateurs associés aux différents enregistrements.

  • d'imprimer ou non les contacts associés aux différents enregistrements.

  • d'imprimer ou non les notes associées aux différents enregistrements.

  • d'imprimer ou non les fichiers joints associés aux différents enregistrements.

  • d'imprimer ou non les rubriques associées aux différents enregistrements.

Exporter et importer les évènements dans Excel


Le traitement d'export d'évènement est accessible par CRM / Evénements / Export.
Export
Lorsque le classeur Excel courant est vide, les informations exportées sont :

  • libelle,

  • date et heure début,

  • utilisateur,

  • tiers,

  • contact,

  • opportunité,

  • affaire,

  • manifestation,

  • code incident,

  • durée,

  • date et heure fin.

Il est possible de définir les informations à exporter en utilisant les mots clés :

  • EVENEMENT correspond au code événement EVTTIERS.EVENEMENT. Il est obligatoire.

  • TIERS correspond au tiers EVTTIERS.TIERS

  • CONTACT correspond au contact lié EVTCONTACT.CONTACT

  • USER correspond au collaborateur lié à l'événement EVTCOL.USER


    Si les événements de plusieurs types de tiers sont exportés, il est préférable d'utiliser PCFIDX.NOM au lieu de CLI.NOM ou PRO.NOM.
    Import
    L'outil d'import s'appuie sur un fichier tableur.
    Il doit posséder au moins une colonne 'EVENEMENT'.
    Les autres mots-clés gérés sont : EVTTIERS.LIB80, EVTTIERS.EVTDT, EVTTIERS.TIERS, EVTTIERS.CONTACT, EVTTIERS.EVTUSER, EVTTIERS.NOTE.

    LE CODE INCIDENT


    Le code incident se paramètre dans CRM / Evénements / Evénement - CRM / Incidents / Incidents.
    Le code incident permet de suivre un incident et sa résolution. C'est une donnée complémentaire à l'évènement.
    Un code incident peut être rattaché à un événement. Le code incident représente un critère de tri et de sélection dans le zoom des événements.
    Les incidents se représentent sous forme hiérarchique et les codes incidents sont rattachés aux niveaux finaux des hiérarchies.



    EVÉNEMENT ET GESTION DES ÉTABLISSEMENTS

    Dans le zoom événement accessible par CRM / Evénements / Evénement, si l'établissement n'est pas renseigné, les événements de tous les établissements du dossier apparaissent.
    Dans les paramètres utilisateurs, si la gestion multi-établissements est autorisée, alors les évènements de tous les établissements sont affichés dans :

  • Le zoom des événements

  • Le planning

  • L'interrogation des tiers, onglet événements

  • Le zoom « mes tâches et mes rendez-vous »