Un flash représente la diffusion d'une information sous la forme d'un e-mail vers différents destinataires lors d'un événement particulier.
La gestion des flashs a été mise en place dans les modules Divalto CRM et Divalto Commerce & Logistique et le sera progressivement dans les autres applications de Divalto.
Les événements déclencheurs existants peuvent être complétés par paramétrage dans Divalto CRM et par personnalisation dans tous les modules de Divalto.
Pour utiliser la gestion des flashs d'informations dans Divalto CRM, il faut autoriser au préalable la diffusion des flashs dans le paramétrage du dossier de Divalto CRM.

C.R.M. / Fichiers / Organisation/ Dossier / Bouton « C.R.M. »

Un numéro de flash peut être associé à la création d'un événement dans le paramétrage des codes événements.
Pour utiliser la gestion des flashs d'informations dans Divalto Commerce & logistique, il faut autoriser au préalable la diffusion des flashs dans le paramétrage du dossier de Divalto Commerce & logistique.

Commerce & Logistique / Fichiers / Organisation / Dossier / Onglet « DIFFUSION DES FLASHS »

L'utilitaire « copie des tables de base » permet de copier la définition des flashs d'un dossier vers un autre.
Attention : Si les flashs ne sont pas autorisés au niveau du dossier, aucune diffusion d'information ne sera effectuée même si le paramétrage des flashs existe.

Définition du flash

Administration / Flashs / Envois de flash

Onglet GENERALITES dans la définition du flash

Code flash
Les codes flashs sont codifiés sur 20 caractères alphanumériques.

Etablissement
Si vous avez précisé dans la fiche dossier de Divalto Commerce & logistique que vous gérez les établissements, vous pouvez paramétrer un flash par établissement.

Dépôt
Vous pouvez paramétrer un flash par dépôt. L'ordre de recherche des flashs se fait selon l'ordre suivant :

• Code flash avec l'établissement en cours et le dépôt en cours

• Code flash avec l'établissement en cours et le dépôt à blanc

• Code flash avec l'établissement à blanc et le dépôt en cours

• Code flash avec l'établissement à blanc et le dépôt à blanc

Le premier flash trouvé sera utilisé pour générer le message. Dans le cas où plusieurs flashs ont été paramétrés pour le même code flash, le même établissement et le même dépôt du premier flash trouvé, plusieurs messages seront générés.

Ouverture de la fenêtre de dialogue
Si cette option est cochée, elle permet d'ouvrir la fenêtre de dialogue Outlook au moment de la génération du flash.

Objet - Texte
L'objet du flash correspondra à l'objet du message qui sera envoyé et le texte du flash au texte du message.
Il est possible de personnaliser également l'objet et le texte du message en utilisant des champs de tables:

• CLI

• PRO

• FOU

• VRP

• TIA

• T2

• PCFIDX (Table commune des tiers)

• GRTEVT (Codes événements)

• EVTTIERS (Evénements)

• ENT (En-têtes de pièces)

• MOUV (Mouvements)

• MVTL (Ventilations)

• PRJAV (Projets)

• PRJAP (Affaires)

• RZ (Impayés)

• R2 (Effets)

• RE (Règlements)

• MANIF (Opérations marketing)

• MANIFTIERS (Tiers des opérations marketing)

• MANIFCONTACT (Contact des opérations marketing)

• ART (Articles)

• BA (En-têtes de nomenclature)

• BF (En-têtes d'OF)

• C8 (Ecritures comptables)

Tous les champs de ces tables peuvent être utilisés dans le paramétrage du flash.
Remarque : Utilisez le bouton pour accéder à la liste des champs et ouvrir les dictionnaires gtfdd.dhsd (Dictionnaire de Divalto Commerce & Logistique) et grfdd.dhsd (Dictionnaire de Divalto CRM), ou utiliser les documents Word fournis dans le répertoire documentation.
Attention : Il est très important de respecter la syntaxe suivante :
Le nom d'un champ doit être préfixé par le nom de la table et un point sépare le nom de la table et le nom du champ. Les champs doivent être entre crochets.
Le message d'alerte suivant est affiché en cas de non cohérence du contenu de l'objet ou du texte du message (champ cli.usermo sans le point de séparation) :

Exemple :

Onglet DESTINATAIRES dans la définition du flash

Il permet de définir :

• Les collaborateurs (de la table des collaborateurs) ou des adresses mails fixes

• Les groupes de collaborateurs (de la table des groupes de collaborateurs)

• Des fonctions de contact (du tiers concerné, cf. Divalto CRM)

Open

Collaborateurs
Un flash peut être acheminé à 10 collaborateurs différents ainsi qu'à 10 groupes de collaborateurs. Le message est envoyé à condition d'avoir au moins un destinataire. Pour les collaborateurs et les groupes de collaborateurs, on utilise, si elle existe, l'adresse interne de messagerie et si elle n'existe pas, l'adresse e-mail.

Groupes de collaborateurs
Un groupe de collaborateurs correspond à un ensemble de collaborateurs. La notion de groupe de collaborateurs est utilisée dans la gestion des flashs d'informations et lors des diffusions des événements.
Remarque : Un collaborateur peut adhérer à un ou plusieurs groupes de collaborateurs.

Commerce & Logistique / Fichiers / Tables / Tables liées aux collaborateurs / Groupe de collaborateurs

Le bouton accède à la liste des collaborateurs qui constituent le groupe.

La fonction permet de constituer rapidement un groupe de collaborateurs par des multi sélection.

Open

Destinataires variables – Fonctions des contacts

Le message sera aux contacts du tiers en cours occupant ces fonctions.
Les fonctions ciblées par le flash peuvent être sélectionnées grâce au bouton , le fonctionnement étant identique à la sélection des collaborateurs.

Signifie que le message sera envoyé au commercial 1,2,3 du tiers en cours à condition que l'adresse e-mail du commercial soit renseignée.

Le message sera envoyé au collaborateur Administrateur des ventes du client en cours à condition que l'adresse e-mail du collaborateur soit renseignée.
Le message sera envoyé au Tiers en cours à condition que l'adresse e-mail du tiers soit renseignée.
Vous pouvez gérer une date de fin de validité pour un flash. Si la date de fin de validité est dépassée, le flash ne sera plus pris en compte.

Onglet DESTINATAIRES EN COPIE dans la définition du flash

Des destinataires en copie peuvent également être définis sur l'onglet "Destinataires en copie", ainsi que des destinataires en copie invisible sur l'onglet "Destinataires invisibles en copie".

Format du texte du message dans la définition du flash

Le texte du message à envoyer dans un flash est désormais au format Rich-Text. On peut donc y incorporer des éléments de mise en forme.
Exemple avec le flash d'information de création d'un nouveau client :


Attention : Si vous aviez l'habitude d'utiliser la fonction de surcharge A5_Flash_Creation_Message_Av,
le champ A1.msgtxt contient maintenant le nom du fichier au format HTML qui sera utilisé pour créer le corps du mail.
Avant la version X.3 ce champ contenait un champ texte avec le corps du message.

Fichiers joints dans la définition du flash

Il est également possible de rattacher un ou plusieurs fichiers joints au flash avec le bouton . Ces fichiers seront attachés aux messages générés.
Le drag and drop ou Glisser-déposer est possible dans ce zoom.
Remarque : Plusieurs flashs peuvent être paramétrés pour la même action : plusieurs messages différents peuvent être associés à un même numéro de flash.

Codes flash prédéfinis

Les numéros de flashs pour la création et la modification d'un tiers dans Divalto Commerce & Logistique et dans Divalto CRM sont figés :

Les numéros 3950 à 3999 sont réservés aux diffusions de flashs liés à des créations d'événements. Les numéros de flashs 9000 à 9999 sont réservés aux distributeurs.
La gestion des numéros de flash est accessible par le zoom gestion des libellés de flashs.

Administration / Flashs / Libellés de flash

Utilisation d'un flash en personnalisation

Par personnalisation, il est possible de définir une diffusion d'information par établissement (si on les gère) ou par dépôt.
La recherche du flash à générer se fera dans l'ordre suivant :

• Le numéro de flash, l'établissement en cours avec le dépôt en cours.

• Le numéro de flash, l'établissement en cours et le code dépôt à blanc.

• Le numéro de flash, l'établissement à blanc et le code dépôt en cours.

• Le numéro de flash, l'établissement à blanc et le code dépôt à blanc.

• Le premier flash trouvé sera utilisé pour générer le message.

Il existe une fonction publique qui permet d'envoyer les flashs :
Public function int A5_Flash_Envoi (Flash, Etb, Depo, Entite)
; Fonction générale d'envoi de flash
; Retourne 0 si un mail a été envoyé
; Retourne 1 s'il y a un problème pour lier les fichiers joints ou les destinataires
; Retourne 2 s'il n'y a pas de flash pour l'opération
; Retourne 3 s'il y a un problème d'ouverture des fonctions mapi ou de création de message
; Retourne 4 si le message n'a pas pu être envoyé

Les actions liées aux flashs et aux processus.

Administration / Paramètres / Actions / Actions

La table des actions de Divalto infinity permet de déclencher trois types d'actions :

• Un flash

• Un processus

• Un programme

Exemple de flash : Action CREER_CLI
Le programme de création des clients est paramétré en standard pour envoyer un flash.

Exemple de processus : DEMANDER_VISA
Cette action permet réaliser une demande de visa à partir d'une saisie d'écriture en attente.


Le champ « paramètres » de l'action permet de passer en paramètre les données associées au processus et les possibilités de mise à jour lors de l'exécution de la tâche.

Important: lors d’un lancement de processus en mode test, le flash ne sera pas envoyé même si l’adresse mail est la même que celle de l’utilisateur.

Envoi de flash SMS via Odyssey (V10.5)

Il est possible d’envoyer des flashs SMS, en cochant la case « flash SMS » depuis le zoom des flashs. On peut les associer à des codes action de la même manière que les flash « classiques ». On peut associer deux flashs à un code action.

La prévisualisation avant l'envoi n'est pas disponible pour les flashs SMS.

Le suivi des SMS et des consommations peut se faire via le site d'Odyssey qui propose des rapports d'activités à ce sujet.

On accède au paramétrage du service web par l’option de menu:  Administration / Paramètres / Dématérialisation / Paramétrage service web.

Il faut paramétrer le service web « Odyssey » comme ci-dessous :

Les champs «Login » et « Mot de passe » sont bien sûr à paramétrer avec le compte « Odyssey » de l'utilisateur.

Le paramétrage des flashs SMS est identique à celui des flashs e-mail. il suffit juste de cocher la case « Ce flash est un sms » dans le zoom des flashs.

Les destinataires en « copie » et « copie invisible » ne sont bien sûr pas paramétrable, car cette notion n'existe pas en SMS.

Détails techniques

Avec Odyssey le titre des SMS est limité à 11 caractères et 160 pour le corps en encodage ASCII (L'encodage UTF-8 n'est pas géré en standard par Divalto car certains téléphones ne le tolèrent pas).