Gestion des approbations

Généralités : Approbations

Chaque évolution du document doit être suivie d'un processus d'approbation.
Les demandes d'approbation sont créées de deux façons :
Manuellement dans le zoom des approbations
Automatiquement si vous avez activé l'état attente et paramétré un groupe d'approbation.
Les demandes d'approbation peuvent émettre des messages destinés aux collaborateurs concernés avec le document en pièce jointe. Pour cela, il faut avoir activé l'option dans les paramètres dossier de Divalto Documentation.
Les approbations sont faites de deux façons :
Par le responsable du document dans le zoom des approbations.
Directement par le collaborateur concerné par le menu Tâches collaborateurs - Approbation de Divalto Documentation

L'accès au zoom des approbations se fait alors par le menu Documents - Mise à jour de Divalto Documentation
Une fois le document chargé, le bouton donne accès aux approbations du document.

Processus approbation
L'approbation d'un document par une personne la rend responsable de son contenu.
Par défaut, le visa de l'approbateur et la date d'approbation sont les mêmes que ceux de la phase de validation : on considère que le créateur est l'approbateur (ce qui est le cas pour un grand nombre de documents).
Toutefois, il est possible de faire approuver un document par une autre personne que la personne qui l'a créé ou modifié.
La gestion de l'état « en attente » permet de collecter les approbations (par un groupe d'approbation) avant que le document soit réellement en application.
L 'anomalie « défection » sera générée si toutes les approbations n'ont pas été recueillies avant que le document soit en vigueur.
Les demandes d'approbation sont émises par le rédacteur-validateur du document. Une alerte par messagerie peut avertir les personnes concernées.

Date approbation

Il s'agit de texte de l'espace réservé pour votre modèle. Pour ajouter du contenu au corps, remplacez ce texte. Pour ajouter un en-tête ou un pied de page, cliquez sur le bouton En-tête ou Pied de page dans la barre d'outils.
L'en-tête de ce modèle est un champ spécial pour les titres de rubrique. Par conséquent, vous n'êtes généralement pas obligé de le modifier.
Pour plus d'informations sur l'application de modèles aux rubriques, appuyez sur F1.

Généralités : Zoom des approbations

Vous disposez d'un zoom des approbations sur document qui permet de consulter, créer, supprimer les approbations.
La liste des approbations peut être ordonnée par :
Vérificateur
 pour accéder au mode fiche.
 pour émettre une demande d'approbation
pour supprimer une approbation (si on en est le créateur).
 pour visualiser le contenu du document à approuver
pour approuver le document (seulement si on est le créateur ou le vérificateur).

Vérificateur

Il s'agit de texte de l'espace réservé pour votre modèle. Pour ajouter du contenu au corps, remplacez ce texte. Pour ajouter un en-tête ou un pied de page, cliquez sur le bouton En-tête ou Pied de page dans la barre d'outils.
L'en-tête de ce modèle est un champ spécial pour les titres de rubrique. Par conséquent, vous n'êtes généralement pas obligé de le modifier.
Pour plus d'informations sur l'application de modèles aux rubriques, appuyez sur F1.

Date demande approbation

Il s'agit de texte de l'espace réservé pour votre modèle. Pour ajouter du contenu au corps, remplacez ce texte. Pour ajouter un en-tête ou un pied de page, cliquez sur le bouton En-tête ou Pied de page dans la barre d'outils.
L'en-tête de ce modèle est un champ spécial pour les titres de rubrique. Par conséquent, vous n'êtes généralement pas obligé de le modifier.
Pour plus d'informations sur l'application de modèles aux rubriques, appuyez sur F1.