Présentation

L'administration des rapports d’intervention a pour objectifs :

• de présenter dans l'ERP, les informations extraites des rapports d'intervention saisis par le technicien et validés par le coordinateur,

• de présenter les tarifs qui seront appliqués selon le contexte d'exécution (garantie, contrat) et les modifier si besoin

• de permettre de compléter/corriger les rapports d’intervention avant de générer le BL de livraison (dépôt, code opération….)

• de générer les BL pour préparer la facturation des interventions créées en CRM Web

• de valider la commande en BL à l'image du réalisé des interventions créées à partir d'un devis travaux et validées par le coordinateur

NB : Cette fonctionnalité est une évolution de la synchronisation mobilité pour les interventions.

Elle consiste à renforcer les contrôles sur les données d'intervention et permettre la correction des données invalides dans l'ERP. Elle permet également d'enregistrer les données des rapports d'interventions et les présenter pour générer le BL.

Elle pose les bases d'une 'tarification Intervention' sur les contrats (tarification, seuils pièces, seuil intervention)

L'administration rapports d'intervention présente et traite les interventions “Service Client” validées et terminées.

On accède à la fonctionnalité par le menu Commerce & Logistique > Travaux et Installations > Devis Travaux > Administration rapports d’intervention

Ergonomie générale et fonctionnement

L'écran principal est divisé en 4 sections : 

• Une section de sélection

• Une section (tableau à gauche) qui présente la liste des rapports d'intervention, leur état, le client, le site et l’agence concerné par les interventions

• Deux tableaux à droite :

  • Premier tableau représentant le détail de la ligne courante

  • Second tableau avec le détail des lignes du rapport. Il existe deux types de ligne :

    • Lignes de type commande : si le rapport est lié à une commande, les lignes de la commande sont affichées

    • Les lignes de rapport non liées à une commande

Dans la bande haute « orange », les boutons d'action détaillés de gauche à droite 

• Entrer en modification : certains champs des interventions peuvent être saisis en correction / modification des données du rapport d’intervention
  la modification est effectuée et validée ligne par ligne.

• Déployer / réduire la sélection

• Marquer / Démarquer la sélection; seuls les rapports d’intervention sur lesquelles il n'y a pas de BL généré peuvent être marqués.

  • Lorsqu’un rapport d’intervention est marqué, le marquage d’un nouveau rapport d’intervention n’est pas autorisé lorsque

    • le rapport d’intervention est lié à une commande

    • le tiers commercial est différent du tiers commercial du(des) rapport(s) déjà marqué(s)

    • la catégorie est différente de la catégorie du(des) rapport(s) déjà marqué(s)

• Effacer le marquage

• Générer BL : grisé ou actif lorsqu'aucun BL n'a été généré sur le rapport d’intervention non suspendu qui porte un marquage

• Valider commande en BL : grisé ou actif lorsque le rapport d’intervention non intégré est lié à une commande

• Cible : grisé ou actif lorsqu'un BL a été généré à partir du rapport d’intervention qui porte le focus

• Sans rgp : présente les rapports d’intervention sous forme de liste sans regroupement

• Site : présente les rapports d’intervention regroupés par site (code site / Tiers du site)

• Inter. Liées : présente les rapports d’intervention regroupés par Tiers (du site), puis par demande (le nœud sans demande regroupe les rapports d’intervention non liés à une demande)

• Tiers : présente les rapports d’intervention regroupés par Tiers du site puis Site

• Tiers lien commercial : présente les rapports d’intervention par Tiers en lien commercial avec le site

• Suspendre : grisé ou actif sur une sélection de rapports d'intervention. Suspend le(s) rapport(s) d’intervention en positionnant le status à ‘suspendu’.

• Article : grisé ou actif sur une ligne de détail du rapport d'intervention. Ouvre la fiche article

• Article déplacement : grisé ou actif sur une ligne de détail ‘déplacement' du rapport d’intervention. Ouvre la fiche article de déplacement

• Tiers : Ouverture de la fiche client du site

• Site : Ouverture de la fiche site

• Détail tarif :

  • sur une ligne de rapport d’intervention, présente le montant précalculé du BL qui sera généré

  • sur une ligne de détail d'intervention. présente le tarif proposé en mobilité  (à gauche) et les conditions de tarif à appliquer à la génération du BL (à droite) selon paramétrage du contexte d'exécution (garantie, contrat)

• Pièce jointe : actif lorsque que le compte-rendu d'intervention a été joint.

Dans les deux tableaux à droite, selon le contexte d’interrogation :

• Détail entête (Premier tableau à droite) : lorsque le curseur est positionné sur une ligne Intervention, on y présente une synthèse du rapport d’intervention

  • Code Tiers

  • Code Site

  • Tiers commercial

  • Etablissement / agence

  • Dépôt sur lequel sera créé le BL

  • Code OP et catégorie

  • Rappels de l’intervention concernée

  • Dans le tableau Options :

    • Lier à la commande : Permet de lier le rapport et la commande si la commande existe

    • Ne pas valider les lignes supplémentaires : Si le rapport est lié à une commande et qu’il existe des lignes sur le rapport non présentes dans la commande, elles ne seront pas ajoutées sur le BL lors de la validation du rapport

    • Ne pas scinder les lignes si quantité d’intervention supérieure : Dans le cas ou, pour un article, la quantité livrée est supérieure à la quantité commandée :

      • Si non cochée : il y aura deux lignes sur le rapport, une première ligne avec la quantité commandée (la ligne de commande est validée en BL, elle aura donc le prix négocié sur la commande) et une deuxième ligne avec le reste (tarifé selon le paramétrage de la ligne de rapport)

      • Si coché : il y aura une seule ligne (la ligne de commande) avec la quantité totale du rapport (toutes les quantités seront facturées au prix négocié de la commande

• Détail complément entête :

  • Code garantie de l’intervention sous garantie

  • Code contrat de l’intervention sous contrat (Famille et modèle liés)

  • Informations seuil : si le rapport est effectué sous contrat et qu’un seuil intervention est positionné sur le contrat

    • Code seuil

    • Montant du seuil

    • Motif associé

    • Remise en montant

  • Tableau Liens : Rappels des origines du rapport

• Détail ligne (Second tableau à droite) : Lorsque le curseur est positionné sur une ligne de détail intervention, on y présente :

  • Le détail des mouvements concernés par le rapport d’intervention : Références article, contrat, tarification, numéro de série et détails de l’intervention

Sélections

Des sélections peuvent être posées : 

• sur le Tiers

• sur le site 

• sur l'établissement

• sur le numéro d’intervention

• sur une période : la période par défaut est définie du 1er jour du mois-1 au dernier jour du mois.

• sur le statut du rapport d'intervention

  • Rapports traités : Affiche les rapports validés (un rapport validé est un rapport sur lequel un BL est généré)

  • Rapports à traiter : Liste des rapports en attente de validation.

  • Rapports sans fichier joint : Lors de l’intégration du rapport provenant de la CRM Web, la version PDF générée n’est pas encore disponible. Dans ce cas le rapport passe au statut ‘en attente’

  • Rapports en erreur : Selon le paramétrage du dossier, uniquement pour les rapports intégrés en automatique. (les rapports provenant de CRM Web peuvent être validés automatiquement en BL lors de l’intégration par le data hub). Si l’intégration tombe en erreur, le rapport passe au statut « en erreur » dans l’administration des rapports; l’erreur est disponible dans l’onglet ‘identifiant’

Liste des rapports d'intervention

Ce tableau présente l’ensemble des rapports d’intervention issus de la CRM Web avec les états suivants :

• ‘   ‘ : pas d’état particulier : le rapport est prêt a être validé

• ‘Validé en automatique’ : le rapport a été validé en automatique (paramétrage dossier)

• ‘Validé’ : le rapport a été validé manuellement

• ‘En attente’ : Le rapport est en attente de validation en automatique, il sera traité lors de prochain lancement de la routine de validation automatique. Ce cas arrive si le programme de validation automatique n’a pas réussi a validé le rapport la première fois. L’utilisateur doit corriger le rapport pour le remettre dans le circuit de validation automatique.

• ‘En erreur’ : Il y a eu une erreur lors de la validation du rapport (l’erreur rencontrée est renseignée dans l’onglet identifiant)

• En attente du rapport : Le rapport doit être validé en automatique mais il n’a pas encore reçu le rapport en version PDF de la CRM Web. Il sera intégré en automatique quand le PDF sera reçu.

Traitements

La génération du BL Intervention est la dernière étape du flux de traitement d'une intervention.

En pré-traitement : les interventions sont intégrées par la synchronisation mobilité puis le dataHub Interventions (V10.6)

Détermination des conditions tarifaires

Ce paragraphe présente les informations du rapport d'intervention qui vont entrer en jeu pour l'application des conditions tarifaires.

• qualification des lignes de mouvement : 

  • MO ? : indique que le mouvement représente une main d'œuvre/prestation

    • quantité : temps facturable (exprimé en unité de vente de l'article)

  • Déplacement ? : indique que le mouvement représente un Déplacement;

    • Quantité : temps facturable exprimé en unité de vente de l'article

    • Kilométrage : Kilométrage saisi par le technicien en mobilité sur l'activité de type trajet

  • Pièce ? : indique que le mouvement représente une pièce posée

• Code garantie : identifie une intervention sous garantie

• Code contrat : identifie une intervention sous contrat 

• Pièces incluses / Main d'œuvre incluse / déplacement inclus 

• Hors contrat / garantie : si cochée, indique que la garantie ou le contrat a été dénoncé par le technicien

• Tiers commercial en lien avec le site (V10.8)

A partir de l'administration des rapports d’intervention, le traitement complète pour les interventions non livrées, le contexte de facturation : 

Méthode de facturation du déplacement :  

• selon paramétrage du site : 

  • pas de facturation du déplacement : une ligne de détail intervention ne génère aucune ligne de mouvement dans le BL

  • facturation du déplacement

    • Temps de trajet : une ligne de mouvement , référence et la quantité de la ligne de détail de l'intervention. La référence appliquée est la référence du rapport d’intervention d'origine (référence associée au type de temps)

    • Km forfaitaire : une ligne de mouvement, référence article paramétrée dans le dossier devis travaux, quantité paramétrée sur le site

    • Km parcourus : une ligne de mouvement , référence article paramétrée dans le dossier devis travaux, et kilométrage de la ligne de détail de l'intervention

    • Forfait trajet : une ligne de mouvement, référence de déplacement déterminée par le paramétrage du site, quantité 1

La tarification à appliquer : 

• Le type de tarification est sélectionné par le programme et non modifiable. Il est choisi selon la priorité suivante :

1. Commande : Si la ligne de rapport est liée à une commande, on reprend forcément le tarif défini dans la commande

2. CRM Web : un prix a été renseigné dans le rapport la CRM Web

3. Contrat Intervention : il y a un contrat sur le rapport et il y a une tarification spécifique sur ce contrat

4. Standard : tarification standard

• Intervention sous garantie ou sous contrat : 

  • pièces incluses / main d'œuvre incluse / déplacement inclus : le prix unitaire de la ligne de mouvement représentant respectivement la pièce / la main d'œuvre / le déplacement est passé à 0

  • Application de la tarification intervention définie sur le contrat

  • Application du seuil de facturation pièces défini pour le contrat :

    • le seuil s'applique

      • sur une ligne de pièces

      • sur une ligne représentant une MO lorsque la coche MO incluse est cochée; 

    • si le prix net est inférieur au seuil, le prix net est forcé à 0 (gratuit), le motif est renseigné à partir du motif du seuil. Le prix net avant application de la règle du seuil est conservé dans le prix net d'origine

    • si le seuil est dépassé : le prix net en BL est égal à prix net d'origine - seuil

  • Application du seuil intervention défini pour le contrat

    • si le montant net de l'intervention est inférieur au seuil, on applique la gratuité sur toutes les lignes de mouvement, le motif ligne est renseigné à partir du motif du seuil, le prix net d'origine de la ligne est conservé.

    • si le montant net de l'intervention est supérieur au seuil, application d'une remise en pied du montant du seuil

• Intervention sous garantie ou sous contrat dénoncée : aucune application sur les tarifs des conditions garantie / contrat

Gestion des rapports non facturables et des pièces gratuites (V10.11)

Gestion des rapports non facturables (V10.11)

Ce paragraphe présente les informations du rapport d'intervention qui vont entrer en jeu lorsque le rapport est déclaré “non facturable”.

Lors de la finalisation d’une intervention dans weavy par le technicien, ce dernier a la possibilité de préciser que ce rapport ne fera pas l’objet d’une facturation et qu’il doit en déclarer le motif.

Pour se faire, un ensemble de paramétrage ont été ajouté pour répondre à ce besoin :

• Type de motif : Ajout d’un type de motif “Intervention non facturable” (CF. table dédiée)

• Type intervention : Ajout du code opération à utiliser lors d’un rapport d’intervention non facturable (CF. table code intervention sur matériel)

A la validation du rapport via l’administration des rapports, le BL généré sera entièrement non facturable en reprenant le code OP paramétré dans le code d’intervention. Il sera alors possible de saisir un motif pour justifier le “non facturable”.

Point d’attention :
Il existe deux types d’interventions :

• les interventions directes, non liées à une commande opérationnelle.

• les interventions liées à une commande opérationnelle (globalement les interventions provenant d’un devis travaux).

Pour les interventions liées a une commande opérationnelle, il n’est pas possible d’avoir une intervention totalement gratuite. Si jamais cela arriver, à la validation de l’intervention, un nouveau BL sera généré (alors que dans une intervention classique la commande aurait été validée en BL). La commande opérationnelle liée au devis travaux va donc rester active dans le système et devra être traitée manuellement.

Gestion des pièces gratuites (V10.11)

Ce paragraphe présente les informations du rapport d'intervention qui vont entrer en jeu lorsqu’il existe une gratuité sur certaines pièces de rechange.

Lors de la finalisation d’une intervention dans weavy par le technicien, ce dernier a la possibilité de préciser que certaines pièces consommées seront gratuites.

A la validation du rapport d’intervention dans la CRM WEB, ces informations remontent dans l’administration des rapports d’intervention et sont “flagués” dans les lignes de mouvements à générer.

• Cas d’un rapport lié à une commande : On précise la quantité déclarée en gratuit par rapport à la quantité commandée.

• Cas d’un rapport générant un BL direct : On précise que la ligne est gratuite.

A la validation du rapport via l’administration des rapports, le BL généré tiendra compte de ces éléments.

Validation du rapport d’intervention en non gratuit/gratuit (V10.11)

Précisions de cas concernant la gestion du non facturable :

• Si la ligne de gratuit n’est pas liée à une ligne de commande, elle est ajoutée sur le BL comme une ligne de mouvement gérée en gratuit.

• Si la ligne est liée à une ligne de commande plusieurs cas sont possibles :

  • Si la quantité de gratuit est égale à la quantité de la ligne de commande, la ligne de commande est validée en BL en gratuit.

  • Si la quantité en commande est égale à la quantité gratuit + la quantité non gratuite (la quantité totale de livraison est égale à la quantité en commande), alors :

    • La ligne de commande est validée en BL avec la quantité non gratuit et la ligne est soldée

    • Une nouvelle ligne est créée dans le BL avec la quantité de gratuit

• Si la quantité en commande est inférieure à la quantité gratuite + la quantité non gratuite, alors :

  • La ligne de commande est validée avec la quantité max de non gratuit, par exemple pour une commande avec une quantité de 10

    • S’il y a une quantité non gratuite de 5, la ligne de commande est validée avec une quantité de 5.

    • S’il y a une quantité non gratuite de 10, la ligne de commande est validée avec une quantité de 10.

    • S’il y a une quantité non gratuite de 15, la ligne de commande est validée avec une quantité de 10 et une nouvelle ligne de 5 est créée.

• Si la quantité en commande est supérieure à la quantité de non gratuit + la quantité de gratuit

  • La ligne de commande sera validée en BL avec la quantité de non gratuit.

  • Une nouvelle ligne sera créée sur le BL avec la quantité déclarée gratuite.

Génération du BL

• Sur action générer BL (sur une sélection de rapports d’intervention ‘marqués’), le traitement ouvre une fenêtre de validation permettant de sélectionner :

  • un n° de BL si souhaité

  • une catégorie de pièce. (Rappel : La catégorie est initialisée par la catégorie du rapport d’intervention si renseignée)

• la génération du BL permet la saisie d’une catégorie (V10.8)

• la génération du BL se fait sur le Tiers commercial enregistré dans le rapport d’intervention

• le code opération utilisé est le code opération paramétré sur le code intervention

ATTENTION : il est nécessaire d'adapter la gestion du dépôt à la configuration du client. En standard, quand la gestion des stocks techniciens n’est pas activée, le dépôt est initialisé par le dépôt du technicien traitant l’intervention par défaut.

• Lorsque le rapport d’intervention à été générée à partir d’un devis travaux, et qu’une commande opérationnelle a été générée :

  • La commande opérationnelle est affichée dans le tableau bas

  • Le bouton Valider commande en BL est actif, en plus du bouton générer BL (qui pourra toujours être utilisé)

  • Sur action Valider commande en BL sur le rapport d’intervention marqué, le traitement ouvre une fenêtre de validation :

    • permettant de sélectionner un numéro de BL si souhaité

    • la catégorie est initialisée par la catégorie de la commande, à défaut, par la catégorie présente sur l’entête de rapport d’intervention.

  • La validation de la commande en BL est faite à l'image de l'intervention (toutes les composantes du rapport d'intervention sont intégrées dans le BL, les composantes de la commande non présentes dans l'intervention ne sont pas livrées).La validation de la commande en BL conserve la catégorie de la commande.

Regroupement de rapports

 Il est possible de regrouper plusieurs rapports sur un seul BL selon les conditions suivantes :

• Le rapport ne doit pas être liée à une commande

• Les rapports doivent avoir le même motif

• Les rapports doivent avoir le même code opération

• Les rapports doivent avoir le même tiers / site

• Les rapports doivent avoir le même seuil

• Les rapports doivent avec la même catégorie de pièce

• Les rapports doivent avoir la même devise

Sur le BL généra, un chapitre sera créé pour chaque intervention

Lien Commande / Rapport

Si le rapport est lié à une commande Divalto et que « Lier à la commande » est cochée, le programme va lier les lignes de commande aux lignes de rapport.

Dans un premier temps on affiche les lignes de commande dans le tableau du haut

Open

Ensuite on lie les lignes de rapport avec les lignes de commande : si la quantité dans l’intervention est supérieure à la quantité dans la commande ou si la ligne n’existe pas dans la commande, celle-ci sera ajoutée dans la section « Hors commande »

Open

Un indicateur en début de ligne permet de visualiser l’état des quantités entre la commande et le rapport :

 : La quantité de la commande est partiellement remplie ( la quantité en commande est supérieure à la quantité de en intervention )
 : la quantité de la commande est totalement remplie ( la quantité en intervention est supérieure ou égale à la quantité en commande )
 : la quantité en commande est inférieure à la quantité en rapport (attention, la coche « Ne pas scinder les lignes si de quantité d’intervention supérieure » doit être cochée pour avoir cette icône, si elle n’est pas cochée et que la quantité d’intervention et supérieure à la quantité en commande, l’icône sera affiché sur la ligne et il y aura une seconde ligne dans la section « Hors commande »)

S’il n'y a aucune icône, c’est qu’il n’y a pas de lien entre la ligne d’intervention et une ligne de la commande.