Gestion des diffusions

Généralités : Diffusions

Pour éviter un accès direct à l'original du document (qu'il soit physique ou numérique), on crée une copie qui sera diffusée en vue d'être consultée (et jamais modifiée) :
Une copie papier est détenu dans un emplacement physique.
Une copie numérique est stocké dans un emplacement virtuel (répertoire fichiers ou archive GEIDE) sous un format lisible sur tous les postes de travail et non modifiable.
Divalto Documentation propose la fonction de diffusion qui vous permet de déclarer les destinataires des copies , et de générer des avis de diffusion.
Il s'agit alors de définir le destinataire de chaque copie.
On peut diffuser simultanément à plusieurs destinataires , en passant par un groupe de diffusion .
L'accès aux diffusions se fait alors par le menu Documents - Mise à jour de Divalto Documentation
Une fois le document chargé, le bouton donne accès au Zoom des diffusions.

Le destinataire reçoit un avis de diffusion , avec une copie du document. Pour solder une diffusion, il faut qu'un accusé réception soit émis vers le diffuseur:
Retour de l'avis de diffusion rempli et signé
Accusé réception numérique par la fonction "AR diffusion"
Divalto Documentation propose également la fonction de publication qui est une diffusion plus large .
Pas de destinataire identifié en particulier
Vers un emplacement virtuel (localisation numérique)
Conversion en un format d'échange PDF
Si il y a publication, la consultation sera privilégiée via ce canal pour éviter l'accès à l'original.

Mode fiche : Zoom diffusions

Pour déclarer la diffusion d'un document à un destinataire , vous devez remplir soigneusement une fiche contenant les données suivantes :

Diffusion
Libellé destinataire
Nombre exemplaires
Accusé réception
Etat diffusion

Nombre exemplaires

Vous indiquez le nombre de copies diffusées au destinataire.

Généralités : Zoom des diffusions

Vous disposez d'un zoom des diffusions du document qui permet de consulter, modifier, créer, supprimer les lignes de diffusion du document .
La liste des diffusions peut être ordonnée par :
Numéro document et Libellé destinataire
 pour accéder au mode fiche.
pour éditer un formulaire "Avis de diffusion" avec le choix entre impression et envoi sur messagerie.
 pour un avis de diffusion par courriel, il faut que le libellé destinataire soit un code utilisateur Divalto .
 En mode liste, il y aura émission d'un avis de diffusion pour chaque ligne dans l'état "En cours"
En mode fiche, il y aura émission de l'avis de diffusion correspondant à la fiche courante uniquement.
pour sélectionner un groupe de collaborateurs et créer une ligne de diffusion par membre.
Cela permet ainsi de gérer des listes de diffusion .

Etat diffusion

Indique le statut de la ligne de diffusion d'un document vis à vis de la gestion des diffusions :

Libellé destinataire de la diffusion

Vous disposez de 40 caractères pour composer le libellé du destinataire de la diffusion.

Code utilisateur Divalto

Le destinataire est un critère de tri dans l'interrogation :
 Diffusions

Le destinataire est un critère de sélection dans la tâche collaborateur :
 AR diffusion

Publication

La publication est une diffusion publique vers une URL et dans un format d'échange répandu.

• La protection est donc liée à l'emplacement

• Le paramétrage de la publication se fait par type de document

• Le format d'échange par défaut doit être le format « .pdf »

La publication est déclenchée à chaque nouvelle validation d'un document en vigueur (Modification/Evolution)
Le nom de publication est automatique . Le nom n'est pas versionné car seuls des documents en vigueur doivent être publiés.
Il est composé du type document et du code document (ou alias ?). L'extension est lié au format d'échange.
L'emplacement et paramétré dans le type de document , sinon ce sera le même que l'original.

Généralités : Documents collaborateurs

Vous disposez d'un zoom des documents diffusés au collaborateur connecté.
La liste des diffusions peut être ordonnée par :
Numéro document
pour consulter le contenu du document (par le viewer associé à l'extension windows).