Zoom des Sites liés aux contrats

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Last updated: 08/10/2021 by Khouloud Achouri (Unlicensed)
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Un site est le lieu d'intervention ou de rattachement d'un ou plusieurs contrats. Le site correspond donc à une adresse d'intervention :

  • Un site peut être objet de plusieurs contrats

  • Un contrat est lié à un seul site

Il sera ainsi possible de définir :

  • Un mode de facturation par défaut par site

  • De définir les ventilations analytiques par défaut

La notion de site permet de réaliser de la facturation multi contrats afin de n'avoir qu'une seule facture.
On accède au zoom des sites par l'option de menu : Commerce & logistique / Contrats et abonnements / Fichiers / Sites

Onglet « GENERALITES » du site

Code site
La codification s'effectue sur huit caractères alphanumériques. Si vous souhaitez attribuer un code automatiquement lors de la création du site, il suffit valider le champ à espace et le code sera attribué à partir du dernier code site mémorisé dans la fiche dossier.
Vous accédez à la numérotation automatique par l'option de menu : Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers - Bouton « Numérotation » et le champ « Site ».
Nom
Vous précisez le nom (38 caractères alphanumériques) du site et en renseignant ce champ, la zone « Nom abrégé » est mise à jour automatiquement.
Type tiers
Vous disposez des choix :

  • Client,

  • Fournisseur,

  • Prospect,

  • Individu,

  • Autres

Tiers
Vous précisez le code du tiers rattaché au site. Dans tous les cas, la fiche du tiers doit exister. Le choix du tiers peut être réalisé par différentes actions :

  • Saisie directe du code

Le code est saisi, le contrôle bloquant de l'existence du tiers est réalisé.

  • Saisie directe dont le premier caractère est le tiret « - ».

Le tiers dont le nom abrégé correspond au mieux à la saisie est sélectionné.

  • Saisie d'une partie de code ou de nom (avec tiret), et appel du zoom.

Ouverture du zoom avec un positionnement au plus proche par rapport à la saisie effectuée.

  • Aucune saisie et appel du zoom.

Ouverture classique du zoom du tiers (client, fournisseur ou prospect selon la saisie).
Contact
Le nom du contact est issu de la fiche tiers.
Code adresse
Vous pouvez spécifier un code adresse, précisant l'adresse du site. Les codes adresses proposés par le zoom correspondant toujours à la fiche du tiers indiquée. Si aucun code adresse n'est renseigné, on affichera l'adresse de la fiche client.
Région
Indiquer le code de la région.

Tiers du site : le client final (V10.7)

Depuis la version 10.7, le tiers du site est le tiers final. Le tiers du contrat est le tiers intermédiaire (commercial). 

Dans la fiche Dossier Contrats et abonnements, onglet Site, il est nécessaire d'indiquer une fiche prospect modèle qui servira à la création de la fiche client final du site. Si une liaison weavy est prévue, cette coche sera ignorée car la création de l'adresse est obligatoire.

A partir du zoom site, accessible par Commerce & logistique / Contrats et abonnements / Fichiers / Sites, on clique sur le bouton Création site principal. La fenêtre qui s'affiche propose d'indiquer une fiche modèle prospect qui sera recopié en client.

On clique ensuite sur le bouton Création client de la fenêtre. On arrive dans le zoom client, directement en création. A la validation de la fiche client, on revient sur la fenêtre d'appel, avec rapatriement du code client créé.

Le numéro du site est ensuite généré automatiquement (ou possibilité de le saisir si la numérotation automatique du site ne doit pas être utilisée). Si l'adresse doit être crée, elle reprendra le code du site. Après validation, on se trouve sur la nouvelle fiche site, avec son adresse. 

Remarque : 

  • Le site est créé avec la coche site principal

  • On ne peut pas créer 2 sites principaux pour le même client

  • Dans le cas ou l'on veut créer le site principal en utilisant un client existant, il suffit de l'indiquer, sans lancer la création du client à l'aide du bouton Création client.

« FACTURATION » du site

Mode de règlement
Les paramètres du mode de règlement déterminent la gestion des relevés de facture et servent au calcul de la date d'échéance en facturation.
Régime TVA
Cette zone permet de définir le régime de TVA du client (normal, Export, DOM-TOM, etc.). Le régime de TVA du tiers associé au code de TVA de l'article détermine le taux de TVA à appliquer et les comptes de TVA et d'escompte à utiliser au moment de la comptabilisation des factures.
Ce code est recherché dans la table des taux de TVA afin de déterminer :

  • Le % de TVA applicable,

  • Les comptes de TVA et d'escompte à utiliser au moment de la comptabilisation des factures.

Commissionnement
Vous renseignez ces codes si vous souhaitez calculer des commissions ou établir des statistiques par commercial.
Il est possible de lier jusqu'à trois commerciaux à un site, comme pour une fiche client.
Axes analytiques
Selon la codification de la fiche dossier, il sera possible d'indiquer les sections analytiques dans la fiche site. 

La barre d'outils de la fiche site

A partir du zoom des sites et de la barre d'outils, l'utilisateur à accès :

  • Zoom des adresses du tiers,

  • Zoom des contacts du tiers,

  • La liste des contrats rattachés au site,

  • Superviseur des contrats. Ce dernier permet de consulter toutes les informations de suivi concernant la facturation, le règlement et l'échéancier futur des contrats.