La notion d'opportunité dans le module CRM
- Philip Meyer (Unlicensed)
L'opportunité se situe en amont de la vente. Si elle est signée, elle pourra être transformée en affaire.
Elle se paramètre dans CRM / Opportunités / Opportunité
Le zoom des opportunités propose les tris suivants :
Ajout de données et de fichiers
Par code opportunité
Par tiers
Par état
Par date de signature pour les opportunités actives
Par priorité pour les opportunités actives
Par chef de projet interne
Par commercial
Par commercial et date de relance
L'opportunité est liée à un tiers et son état permet de filtrer lors des consultations.
Les rubriques et questionnaires sont utilisés pour compléter les informations des opportunités et sont accessibles par les boutons respectifs.
Les événements rattachés à l'opportunité sont accessibles par .
Si Divalto Commerce et Logistique est utilisé comme gestion commerciale, les devis liés aux opportunités sont accessibles par .
Remarque : les opportunités d'un tiers peuvent être gérées directement à partir de la fiche tiers de la gestion des tiers.
A partir d'une opportunité, on accède :
au zoom des événements de l'opportunité par le bouton
à la fiche du tiers correspond à l'opportunité par le bouton
à la gestion des rubriques par le bouton
aux lignes des devis liés à l'opportunité par le bouton
La fiche Opportunité dans le module CRM
La fiche Opportunité est accessible par C.R.M. /Opportunités / Opportunité.
Une opportunité peut être affectée à un client, rattachée à un produit fabriqué, rattachée à une entête ou une ligne de pièce client ou fournisseur. Une opportunité peut être transformée en affaire une fois signée.
L'opportunité a un montant, une date de livraison prévue et des dates de réception réelle et prévues.
Code Opportunité
Indiquez un code opportunité :
Si ce code est déjà affecté, le programme vous le signale.
Tabulez si vous souhaitez attribuer un code automatique, à partir du Dernier code opportunité mémorisé dans la fiche Dossier Divalto Commerce & logistique. Le programme vous demande de confirmer que vous souhaitez une affectation automatique du numéro.
La numérotation automatique fait appel aux paramètres mis en place dans Commerce & Logistique/ Fichiers / Organisation / Dossier / Bouton 'Numérotation'
Libellé opportunité
Cette zone est obligatoire. Vous disposez de 40 caractères pour le libellé descriptif.
Tiers opportunité
F8 appelle le zoom des clients. SHIFT F8 appelle le zoom des prospects.
Un clic droit affiche un pop-up avec les choix suivants :
Cette zone est obligatoire.
Etat d'une opportunité
Choix possible :
Actif
Sommeil
Gagné
Perdu
Le zoom des opportunités propose :
Un affichage par état d'opportunité
Un affichage par date de signature prévue pour les opportunités actives
Un affichage par priorité pour les opportunités actives
Il est possible dans Divalto CRM à partir de la gestion des tiers, d'interroger les tiers ayant une opportunité active. Une date de changement d'état peut être renseignée lorsque la valeur de l'état de l'opportunité change.
Etape d'une opportunité
Opportunité détectée
Analyse des besoins
Préparation de l'offre
Offre remise
Négociation
Terminé
Priorité d'une opportunité
Vous indiquez un chiffre de 0 à 9 correspondant au niveau de priorité.
0 est le code le plus prioritaire et 9 est le code le moins prioritaire.
La priorité implicite est une priorité moyenne de 5. Le zoom des opportunités propose un affichage par priorité pour les opportunités actives.
Commercial d'une opportnité
F8 appelle le zoom des commerciaux.
Vous pouvez associer l'opportunité à un commercial, ce qui vous permettra par la suite de faire des recherches d'opportunités en fonction des codes commerciaux. Le commercial implicite est celui du tiers.
Chef de projet interne
F8 appelle le zoom des collaborateurs de Divalto Commerce & logistique.
Vous pouvez associer l'opportunité au responsable du projet en interne, ce qui vous permettra par la suite de cibler vos recherches d'opportunités par chef de projet.
Chef de projet du tiers
F8 appelle le zoom des contacts du tiers.
Vous pouvez associer l'opportunité au responsable de l'opportunité chez le tiers, ce qui vous permettra par la suite de cibler vos recherches.
Rattachement sur Devis
Vous pouvez préciser un code opportunité dans l'entête du devis. Le programme vérifie que cette opportunité est associée au tiers.
Ce code opportunité sera repris dans les lignes, avec la possibilité de modifier ponctuellement le code opportunité pour une ligne article.
Impression des opportunités
L'impression des opportunités est accessible par CRM / opportunités/ Impression
Ce traitement détaille les opportunités selon les sélections et les filtres choisis. Ce traitement de masse peut être différé.
Vous pouvez choisir :
d'imprimer ou non le détail de chaque opportunité.
d'imprimer ou non les notes associées aux différents enregistrements.
d'imprimer ou non les fichiers joints associés aux différents enregistrements.
d'imprimer ou non les rubriques associées aux différents enregistrements.
De nombreuses possibilités de sélections et de filtres permettent de choisir les événements à imprimer :
Date de relance
Date de signature
Priorité
Montant
Code opportunité
Code chef de opportunité
Code commercial
Code tiers
Etat
Etape
Une sélection est possible sur les zones suivantes :
Ces quatre zones disposent du mode de fonctionnement suivant :
F8 appelle le zoom des codes correspondants et concatène le contenu de la zone avec la valeur rapatriée.
Elles peuvent contenir un ou plusieurs codes et/ou un ou plusieurs intervalles de codes.
Le caractère '-' sert à délimiter un intervalle : Code début-Code fin.
Le caractère ';' sépare 2 expressions.
Exemple :
Si la zone Codes opportunité contient opp300 ; opp100-opp200 ; opp500, les opportunités dont le code est égal à opp300 ou opp500 ou compris entre opp100 et opp200, seront traitées.
Export des opportunités
Les opportunités peuvent être exportées de façon brute ou organisées par commercial
L'export de la liste brute des opportunités est accessible par CRM / Opportunités / Export
Les critères de sélection sont les mêmes que dans l'impression des opportunités. Lorsque le classeur Excel courant est vide, ce sont les champs par défaut qui sont exportés. L'export Excel est paramétrable par l'utilisation des noms de champ préfixé par le nom de la table (enregistrement).
L'export des opportunités par commercial est accessible par CRM / Opportunités / Export par commercial
Cette exportation permet un suivi des opportunités par commercial.
Un certain nombre de critères est paramétrable par l'utilisateur pour restreindre la sélection des opportunités, en revanche le contenu du classeur Excel n'est pas modifiable.
Transformation en affaire
Le code affaire reprend le même code opportunité. Une affaire est une opportunité qui a abouti. Alors qu'une opportunité correspond à une situation avant-vente, l'affaire correspond à une situation après-vente.
Alors que l'alimentation des affaires se fait depuis toutes les applications, la gestion des affaires (suivi budgétaire, suivi de facturation, etc.) s'effectue depuis Divalto Affaire.
Dans Divalto Commerce & logistique, les pièces commerciales ayant trait à une affaire lui seront rattachées par un code, défini dans la Fiche affaire.
Les affaires d'un tiers peuvent être gérées directement à partir de la fiche tiers de la gestion des tiers.
A partir d'une affaire, on accède :
à la fiche du tiers correspondant
aux éventuels avenants apportés
à la liste des collaborateurs intervenant sur l'affaire
aux événements liés
aux mouvements liés
à la création de "sous-affaires" dépendant d'une affaire principale (mise en place d'une arborescence)
à la gestion des rubriques
CRM / Fichiers / Affaire
De nombreuses possibilités de sélections et de filtres permettent de choisir les événements à imprimer :
Opportunités
Affaires
opérations marketing
Incidents
Index spécifique
Priorités
Famille d'événements
Numéros d'événements
Références & sous-références
Numéros de série
Codes événement
Collaborateurs
Codes tiers
Types de tiers
Type d'événements
De nombreuses possibilités de tris permettent de choisir l'ordre d'impression des événements :
Par tiers et date de tous les événements liés à un tiers
Par collaborateur de tous les événements
Par opportunité de tous les événements liés à une opportunité
Par affaire de tous les événements liés à une affaire
Par opération marketing de tous les événements liés à une opération marketing
Par incident de tous les événements liés à un incident
Par index spécifique de tous les événements liés à un index spécifique
Par collaborateur et priorité de tous les événements de type Tâches à réaliser
Par collaborateur et date de tous les événements de type Tâches à réaliser
Par famille de tous les événements
Par tiers et famille de tous les événements liés à un tiers
Par référence article de tous les événements liés à une référence article
Par numéro de série de tous les événements liés à un numéro de série
Par date de tous les événements
Par numéro de tous les événements
Ce traitement de masse peut être lancé en traitement différé et permet la sauvegarde des paramètres.