Vous sont présentés les divers outils :

• De maintenance de la base de données,

• Les traitements de démarrage ou de reprise lors de la constitution d'un dossier.

Mise à jour encours Achat-vente du module règlement

L'encours client est mis à jour automatiquement dans Divalto Commerce & Logistique. Ce traitement permet d'initialiser les valeurs en cas de reprise de données ou suite à un incident.
On accède au traitement par l'option de menu Règlement / Utilitaires / Mise à jour encours Divalto Achat-vente

Reprise après incident du module règlement

Ce programme permet de reprendre des traitements interrompus :

• Comptabilisation : les liens signalés « En cours d'intégration » sont remis à « A intégrer ».

• Transaction : dépointage d'effets pointés alors que la transaction n'a pas été correctement terminée.

Ce traitement est accessible par l'option de menu : Règlement / Utilitaires / Reprise après incident

Reprise après incident du module règlement (V10.4)

Rappel : Tous les traitements concernant les encaissements/décaissements réservaient les entités sur le dossier. Ainsi, si un utilisateur/administrateur devait lancer la reprise sur incident, tous les utilisateurs devaient sortir de leur programme pour libérer les réservations.
Désormais, les programmes effectuent leur réservation sur le dossier et l'utilisateur courant. Si un incident survient, seul cet utilisateur devra sortir des programmes.
Ajout du code utilisateur :
Un champ « Utilisateur » a été ajouté au programme et nécessite la confidentialité « R*** » pour le renseigner.

• S'il n'est pas renseigné, on lancera le traitement sur tous les utilisateurs.

• S'il est renseigné, le traitement ne sera lancé que pour les incidents de cet utilisateur.

Contrôle d'intégrité du module règlement

Détecte des anomalies dans la base et les retranscrit dans le livre de bord. Le traitement est accessible par l'option de menu : Règlement / Utilitaires / Contrôle d'intégrité
Ce programme vérifie l'intégrité des liens : effet / effet et ou facture / effet.
Il existe deux types de lien :

• facture / effet : ce lien est créé lors de l'intégration, d'une facture dans Divalto Règlements

• effet / effet : ce lien est créé au fur et à mesure que les effets évoluent et changent d'état.

Les montants sur les liens doivent être équilibrés.
Il contrôle les acomptes
Vous pouvez demander au programme de vérifier si les acomptes sont affectés ou non. Le code signalant qu'un acompte est affecté ou non est remis à jour.
Il permet de réaliser une comparaison du solde comptable clients
Vous pouvez demander au programme de vérifier la cohérence entre :

• le solde des effets clients ouverts et

• le solde saisi des comptes en comptabilité.

Il permet de réaliser une comparaison du solde comptable fournisseurs
Vous pouvez demander au programme de vérifier la cohérence entre :

• le solde des effets fournisseurs ouverts (et également les effets en portefeuille) et

• le solde saisi des comptes en comptabilité.

Constitution du portefeuille

Ce programme génère les enregistrements 'Factures' et les effets correspondants à partir de l'historique des écritures comptables (fichier CCFECR).
L'intégration à partir de l'historique ne servira qu'à l'installation de Divalto Règlement s'il intervient après la Comptabilité.
On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Utilitaires / Constitution du portefeuille

Attention : Il est IMPERATIF de procéder à un lettrage minutieux des comptes avant de constituer le portefeuille.
Les écritures non lettrées des comptes Clients et Fournisseurs génèrent des effets en état lié au mode de règlement ou C10 par défaut.

• Il s'agit d'un état en attente.

• En cas de ventilation pièce/échéance, seuls les montants des ventilations non lettrées seront traités.

• Lorsqu'il s'agit d'un règlement, le programme crée une fiche acompte et un effet « WAR ».

Les effets en portefeuille génèrent des effets « T30 », les chèques en portefeuille des effets « C30 ».

Pour les effets en portefeuille, dans l'écran de sélection :

• Si les écritures des effets en portefeuille ne sont pas auxiliarisées : on indique une fourchette de comptes généraux (non collectifs) dans les champs comptes et on laisse la partie Comptes collectifs à vide

• Si les écritures des effets en portefeuille sont auxiliarisées : on indique la fourchette des auxiliaires Tiers à traiter dans Comptes, et on indique la fourchette de collectifs dans Comptes Collectifs.

ATTENTION : si on a du 416, il faudra passer le traitement deux fois :

• Une fois pour le 41100000

• Une fois pour le 41600000

On ne pourra pas faire 41100000 à 41600000 puisque 411<413<416.

Dans la partie Comptes : si un champ est à blanc, le traitement ne sera pas fait; de « Vide » à Czzzzz ou de « Vide à Fzzzz, le programme ne fera rien.

Initialisation des liens écritures

Ce traitement permet de mettre en place les liens entre les écritures et les effets suite à l'activation du lien postérieur au démarrage.
Vous accédez au traitement par l'option de menu : Règlement / Utilitaires / Initialisation des liens écritures

Épuration du module règlement

Ce traitement supprime tous les enregistrements jusqu'à la date indiquée.
Vous accédez au traitement par l'option de menu : Règlement / Utilitaires / Epurations / Epuration
Vous précisez jusqu'à quelle date, vous souhaitez épurer les factures et les effets.
Seront épurés les effets en position « final » ou « périmé » avec une date de sortie d'encours dépassée, ainsi que les factures réglées dont la TVA est soldée.

Lettrage automatique du module règlement

Le traitement de lettrage automatique est utilisé lorsque de nombreux acomptes (du même montant que la facture) ont été saisis et qu'il faut les rapprocher des factures initiales.
Le traitement de lettrage automatique rapproche en fonction du montant et génère les effets « WLE lettrage » nécessaire au lettrage en Comptabilité. La date des effets générés sera la date de lettrage que vous indiquez.
Vous précisez le temps maximum alloué pour lettrer un compte. Le programme essaie de rapprocher 2 effets, puis 3, puis 4 ...
On accède au traitement via l'option de menu : Règlement / Traitement / Lettrage automatique
Remarque : Il est nécessaire de fixer des limites de temps et de combinaison de montant pour éviter que le traitement ne boucle sur les erreurs de centimes. Il est alors possible de faire un lettrage manuel (depuis n'importe quel écran de saisie).
Si une phase de combinaisons est commencée elle sera achevée même si le temps limite est atteint pendant son déroulement.

Import des factures et effets dans le module des règlements

L'intégration est automatique si Divalto Commerce & Logistique et Divalto Comptabilité sont installés.
Dans le cas contraire ou en cas de reprise de données, ce traitement permet d'intégrer les factures et les effets liés dans Divalto Règlement.

On accède au traitement par l'option de menu Règlement / Traitement / Import des factures et effets.

Le fichier à intégrer est de type RCFM.dhfi. Celui provenant de Divalto Commerce & Logistique s'appelle RCFMG3.dhfi.
Ce fichier contient pour chaque facture à intégrer, un enregistrement facture et un ou plusieurs effets à générer.
Dans le cas d'un règlement multi-échéances, il y aura autant d'effets que d'échéances.

• Si la facture n'existe pas, la facture est créée, les effets sont créés et des liens entre la facture et chaque effet sont générés.

• Si la facture existe, 2 cas peuvent se présenter :

  • Tous les effets sont attendus et la TVA n'est pas déclarée : l'ancienne facture, et tout ce qui s'y rapporte, est annulée puis recréée avec les nouveaux éléments.

  • La déclaration de TVA n'est pas faite, mais des effets sont déjà réglés : les anciens effets ne sont pas touchés, un effet négatif du montant de l'ancienne facture est généré, les nouveaux effets du fichier d'intégration sont créés.

Rattachement factures/avoirs dans les anciens règlements complexes (V10.8)

Option de menu : Règlement OLD / Traitement / Import des factures et effets.

Prise en compte des effets liés à des acomptes afin que le lettrage avec les factures associées lors du règlement soit faite de manière optimale. Ainsi si lors d'un règlement complexe (1EFFNLIE) et des avoirs sont sélectionnés, les liens (R6) nécessaires au lettrage sont créés.

Annulation d'une transaction

Ce traitement permet d'annuler une transaction dont les effets ne sont pas encore validés en comptabilité.
Si la transaction provient d'une saisie de règlement, toute la transaction devra être annulée. Par eemple la saisie d'un chèque réglant plusieurs effets.
Par contre si la transaction est issue d'un changement d'état. Par exemple la remise de chèques à la banque, il sera possible de pointer les effets à sortir de la transaction.
On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Traitements exceptionnels / Annulation d'une transaction
Les transactions annulées sont signalées dans le Livre de bord et si l'effet figure sur un bordereau, une alerte non bloquante prévient l'utilisateur.

Verrouillage comptable et déverrouillage comptable

Attention : Ce traitement n'est disponible que si les liens ne sont pas actifs, c'est-à-dire que la case « Lié à Divalto Règlement » n'est pas cochée à l'un des niveaux !
Vous accédez au traitement par l'option de menu :

• Règlement / Utilitaires / Comptabilité / Déverrouillage comptable

• Règlement / Utilitaires / Comptabilité / Verrouillage comptable

A partir d'un effet, les liens effet/effet peuvent être comptabilisés.
Le traitement de déverrouillage permet de remettre les liens (effet/effet) de certains effets d'une transaction à « Non comptabilisés ».
En indiquant le numéro de transaction, les effets associés à des liens déjà comptabilisés sont affichés. Il est possible de ne sélectionner qu'une partie des effets de la transaction.
Ce programme est utile en cas d'incident ou pour annuler une transaction.
Attention : Ne pas oublier de modifier le brouillard de comptabilité pour éviter une différence entre Divalto Comptabilité et Divalto Règlement.
Le traitement de verrouillage des factures permet de remettre la marque « Comptabilisé » sur les effets déverrouillés d'une transaction. Cette marque doit être repositionnée pour éviter de recomptabiliser l'effet lors du traitement de comptabilisation.

Saisie de facture du module règlement

Il est possible de saisir directement des factures dans Divalto Règlement avec les droits d'administration (R**) et *si les liens ne sont pas actifs, champ « Lié à Divalto Règlement » décoché.
On accède au programme par l'option de menu : Règlement / Traitements exceptionnels / Saisies des factures
Il faut indiquer :

• s'il s'agit d'une facture ou d'un avoir,

• le type et le code du tiers,

• le numéro de facture (facultatif) puis le régime TVA (les différentes TVA possibles pour le régime TVA indiqué sont proposées),

• les bases hors taxes, les montants de TVA sont calculés, ainsi que le montant TTC,

• le montant TTC en devise,

• l'état de l'effet initial associé à la facture puis la date d'échéance.

Remarque : Ce programme génère la facture et l'effet associé.