Le prévisionnel de trésorerie permet d'avoir une image des flux de trésorerie existants et des recettes et dépenses dont l'entreprise prévoit la perception ou l'engagement.
Le calcul du prévisionnel se fait en deux étapes :

• Un premier traitement lance un calcul.

• Un second traitement permet de visualiser le résultat du calcul.

Les données sont lues sur les écritures comptables, les budgets, les effets de règlement et les pièces commerciales.
Afin de prendre en compte dans le calcul de prévisionnel de Trésorerie des éléments complémentaires comme les emprunts, les salaires et cotisations, la TVA, Ces éléments complémentaires seront donc saisis dans les budgets et extraits ensuite par le calcul de trésorerie.

Paramétrage de la trésorerie : Affectation des banques

En gestion commerciale
L'affection par défaut des codes de banques est positionné :

• Sur le dossier de la gestion commerciale. L'indication est porté par le champ « Achats » et « Ventes » accessible par l'option de menu Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossiers - Onglet « COMPTABILITE », groupe « Banques par défaut »

• En cas de gestion d'établissements, l'indication est également présente sur la fiche établissement par les champs « Achats » et « Ventes » et accessible par l'option de menu Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Etablissements - Onglet « PIECES », groupe « Banques par défaut »

• On pourra également affecter une banque par défaut par tiers (Client, Fournisseur). Voir le champ « Banque par défaut » accessible par l'option Règlement / Fichiers / Tiers / Client ou Fournisseur - Onglet « COMPTABILITE ET CONFIDENTIALITE », groupe « Comptabilité »

• Mais aussi au niveau de l'entête de chaque pièce par l'option Commerce & logistique / Administration des ventes / Saisie des factures – « Entête » - Onglet « FACTURATION/IMPRESSION », groupe « Facturation », champ « Banque prévisionnelle »

Pour les budgets
Pour l'exploitation de la partie budgétaire, la banque par défaut sera indiquée par le champ « Compte bancaire » accessible par l'option de menu Règlement / Trésorerie Paramétrage / Modèle – Ligne de calcul
Chaque calcul vérifie la banque d'affection des éléments du calcul en fonction des paramétrages suivant :

• Pour tous les éléments hors gestion commerciale et budget

banque de la fiche tiers au moment du calcul,
à défaut celle de l'établissement,
à défaut celle du dossier.

• Pour les pièces de la gestion commerciale 

banque de la pièce,
à défaut celle de la fiche tiers au moment du calcul,
à défaut celle de l'établissement,
à défaut celle du dossier.
Tableaux de résultats
Le zoom des en-têtes établit la liste des tableaux de résultats disponibles. L'accès est réalisé par l'option de menu Règlement / Trésorerie / Paramétrage / Modèle - Entête
« Type de date pour la ventilation »
Permet de paramétrer si les éléments de calcul sont ventilés selon leur date d'échéance ou selon une date de valeur calculée. (Date d'échéance + délai de valeur de la banque).
« Calcul des soldes comptables »
Indique une prise en compte ou non des écritures extracomptables pour le calcul des soldes.

Lancement du calcul de trésorerie

Le calcul se fait selon un modèle de calcul paramétré au préalable, qui définit les lignes de cumul, les critères de filtrage et les règles de calcul. Pour lancer un calcul, l'utilisateur précise le modèle, les périodes de date, les établissements et les comptes bancaires concernés.
Les données sont lues sur :

• Les écritures comptables,

• Les budgets,

• Les effets de règlement,

• Les pièces commerciales d'achat/vente.

Elles sont regroupées :

• selon leur établissement,

• selon leur compte bancaire,

• par période de dates en fonction de leur date d'échéance ou de valeur.

L'accès au traitement se fait par l'option de menu : Règlement / Trésorerie / Calcul du prévisionnel
En choisissant 30 jours dans l'intervalle, le traitement propose la fin de mois pour chaque mois jusqu'à l'échéance. Les lignes de cumuls du tableau sont sauvegardées, ainsi que tous les éléments de calcul. Ils sont interrogés par le traitement d'affichage du résultat.
Un premier solde est calculé en début de période. Il est recalculé pour chaque fin de période en fonction des lignes de cumul.

Automatisation par processus (V10.9)

Il est possible de lancer le calcul prévisionnel de la trésorerie et d’envoyer un mail contenant l’export tableur du résultat par processus.

Pour cela, on peut enregistrer les paramètres du calcul de la trésorerie et initialiser un processus qui exécutera le calcul.

Open

Si la première date à traiter n’est pas initialiser le programme effectuera le calcul à partir de la date du jour du traitement. Il est possible de paramétrer la liste des journaux par intervalles séparés par le signe « - » (par exemple BNP-SG) ou par liste de codes séparés par des « ; ».

Si la case « Ouvrir le tableau de résultat à l’issue du calcul » est cochée, un mail est envoyé par le processus avec le fichier tableur contenant le résultat en pièce jointe.

• Ce processus est déclenché par l’action « REG_TRESO_MAIL ».

  • Un exemple de processus à utiliser est « reg_export_treso » livré dans les packs infinity. Ce processus envoie un mail à l’utilisateur qui sera précisé dans la tache d’envoi de mail.

  • La chaîne de paramétrage du processus dans l’action est “[FICJOINT][R3XZ.NOMFIC]”

Visualisation du résultat de trésorerie

L'accès au traitement est réalisé par l'option de menu : Règlement / Trésorerie / Affichage du résultat
Le tableau de synthèse présente les sommes et les soldes calculés. Le format du tableau dépend du paramétrage choisi lors du calcul.
Le tableau se décline par compte bancaire et/ou par établissement le cas échéant.
Pour chaque ligne de cumul, le détail est disponible par double clic.
Ce résultat de calcul se décline par établissement, par compte bancaire et par périodes de dates. Des vues sont prévues sur un établissement ou un compte bancaire précis. Un export des données dans Excel est possible.
Le détail des éléments pris en compte est disponible pour chaque cellule du tableau de synthèse.
Résultat Excel
Via le bouton « Excel », vous pourrez exporter le résultat affiché dans un tableur.
En exportant le tableau de résultat dans Excel, le traitement ramène aussi les données de détail dans chacun des onglets. Les macros et les formules, rendent le fichier indépendant de la source de données pour qu'il puisse être traité hors connexion.

Lignes du tableau de trésorerie

L'accès au zoom se fait via l'option de menu : Règlement / Trésorerie / Paramétrage / Modèle - Ligne de cumul
Chaque ligne d'un tableau est décrite dans ce zoom. Le numéro d'ordre et l'intitulé servent à la mise en page de l'affichage des résultats.
Le sens et le type de la donnée sont les éléments communs à tous les critères de calcul de la ligne :

• Le sens permet d'indiquer le sens du flux de trésorerie (encaissement ou décaissement). Selon cette valeur, la ligne de cumul est ajoutée ou soustraite lors des calculs des soldes bancaires.

• Le type de la donnée précise le type de donnée sur lequel se font les calculs (en-tête de pièce, effet de règlement, écriture comptable, budget).

Ce sont les critères de calculs qui déterminent le montant de la ligne. La traduction en opérateurs logiques est accessible directement depuis ce zoom.

Critères de calcul de trésorerie

L'évaluation des critères rattachés à une ligne de cumul permet la construction d'une requête de filtrage. On accède au traitement par l'option de menu : Règlement / Trésorerie / Paramétrage / Modèle – Critère de calcul
Construction de l'enchaînement 

• Le champ « N° Ordre » permet de préciser l'ordre dans lequel les critères seront évalués lors de la construction de la requête.

• Le champ « Niveau » sert lorsque l'on souhaite mettre entre parenthèses plusieurs critères lors de l'élaboration de la requête.

• La liste « Opérateur logique » permet d'indiquer l'opérateur logique (AND ou OR) qui sera utilisé lors de l'ajout du critère à la requête.

Construction du filtre 

• La liste « Sens du filtre » contient deux valeurs « Inclusion »et « Exclusion ». Dans le cas d'une exclusion, un opérateur « NOT » sera ajouté avant le critère. La valeur « Inclusion » n'a pas transcription dans la formule.

• La liste « Type de donnée » est construite à partir du type de donnée de la ligne de cumul. Elle contient les types des enregistrements sur lesquels des critères peuvent être ajoutés.

  • Par exemple pour une ligne de type « Effet », les valeurs sont « R2 – Effet règlement » et « RA – état d'un effet ». L'enregistrement « RA » est celui lié à l'effet de règlement « R2 ».

• Deux types de données sont disponibles dans les critères pour un type de donnée « Budget » :

  • Plan budgétaire « CF »

  • Poste budgétaire « CG »

• Le compte bancaire est indiqué directement dans la fiche du Modèle de la ligne de cumul, s'il s'agit d'un type de donnée « Budget ».

• Le champ « Nom du champ » contient le nom du champ sur lequel est appliqué le critère de filtrage. Un filtre peut être ajouté sur n'importe quel champ d'un enregistrement.

• La liste « Type de critère » permet d'indiquer le type du critère entre 3 valeurs possibles :

« Intervalle » – deux champs de saisie permettent la saisie d'un intervalle de valeurs.

•  

  •  

    • Si les deux valeurs sont saisies et différentes, le critère génère une clause between.

    • Si les deux valeurs sont identiques, le critère génère une clause égale.

    • Si seule la première valeur est saisie, le critère génère une clause supérieure ou égale.

    • Si seule la seconde valeur est saisie, le critère génère une clause inférieure.

« Liste » – un champ de saisie permet la saisie d'une liste de valeurs. Les valeurs sont séparées par des virgules, la clause générée est un " « IN (…) ».
« Masque » – un champ de saisie permet la saisie d'un masque de saisie, une chaîne de caractères, où "_" désigne un caractère quelconque et "%" une suite quelconque de caractères (même vide). La clause générée est un « LIKE ».
Les valeurs saisies dans les champs de saisie du type de critères peuvent être précédées du caractère « égal » pour ajouter des fonctions Diva. Par exemple une valeur saisie de « égal Dtadd(Today, '-30') » retournera la date du jour moins 30 jours lors de la construction de la requête.
Remarque : Seules les fonctions système Diva peuvent être interprétées.

Paramétrage standard de la trésorerie

Export des données – Modèle Excel
L'export utilise un modèle de document. Par défaut c'est le fichier « RCTRE_modele_export.xlsm » du dossier « /divalto/fichiers/office » qui est utilisé.
Le chemin du modèle est paramétrage depuis l'application de consultation des résultats par le menu « options » qui ouvre une nouvelle fenêtre. Un clic-droit sur le champ de saisie affiche un menu pop-up qui permet la recherche du fichier via une fenêtre de dialogue Windows.
Ce paramétrage est stocké sur le poste utilisateur.
Pour la personnalisation du modèle :
Les données sont injectées dans les feuilles de détails des lignes (créées par l'application à partir de la feuille « MODEL ») et dans la feuille PARAMS. La structure de ces feuilles ne doit pas être modifiée, uniquement la présentation. Il est par contre possible de changer la structure de la feuille de synthèse.
La visite guidée contient un second fichier « RCTRE_modele_export_exemple.xlsm » qui est un exemple de fichier Excel généré par l'export.

Règles de calcul de la trésorerie

Calcul des soldes bancaire
Le solde bancaire initial se calcule à partir des montants mensuels de la comptabilité sur le compte comptable associé au compte bancaire (512***) jusqu'à une certaine date, puis complète en lisant les écritures restantes jusqu'à la date du jour.
Des paramètres au niveau du modèle de calcul permettent de spécifier :

• Si les éléments de calcul sont ventilés selon leur date d'échéance, ou selon une date de valeur calculée. (Date d'échéance + délai de valeur de la banque)

• Si les écritures extracomptables doivent ou non être prises en compte pour le calcul des soldes.

• Pour le calcul des soldes bancaires initiaux, la durée qui doit être lues sous forme d'écritures comptables plutôt que de lire les montants mensuels. Ce paramètre est en place car les montants mensuels peuvent comptabiliser des écritures qui ont une date de valeur dans le futur. Un paramétrage de 3 mois permet de ne pas lire les montants mensuels qui pourraient contenir une écriture avec une date de valeur à 60 jours nets.

Règles de traitement des données

Type de donnée
La première colonne contient les types de données pouvant être lus : Entête de pièces, Effets de règlement, Budget et Ecriture comptable.
Pour les entêtes de pièce, la présence d'échéances multiples est testée. Si c'est une pièce avec des échéances multiples chaque échéance est alors traitée comme une pièce à part entière.
Pour les écritures comptables, les ventilations par échéance ou par pièces sont testées. Si des ventilations existent, alors elles sont traitées comme indiqué dans le tableau (Date d'échéance et compte bancaire calculés à partir de l'effet de règlement rattaché).
Filtrage
Cette colonne indique sur quels enregistrements il sera possible de définir des critères.
Pour une ligne de type « Entête de pièce » il sera possible de définir des critères sur l'entête « Ent » et sur le tiers rattaché « Cli ».
Pour une ligne de type « Effet de règlement » il sera possible de définir des critères sur l'effet « R2 » et sur l'état de l'effet « RA ».
Pour une ligne de type « Ecriture comptable » il sera possible de définir des critères sur l'écriture « C8 » et sur le compte comptable rattaché « C3 ».
Date d'échéance
Cette colonne indique les règles de calcul de la date d'échéance d'un élément. Dans tous les cas, si le modèle est paramétré pour traiter des dates de valeur alors le délai de valeur lié au compte bancaire est ajouté à la date d'échéance pour calculer.
Pour une ligne de type « Entête de pièce », la date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement et du délai reporté. Si le délai reporté n'est pas renseigné c'est le délai accepté qui est pris en compte. Si le délai accepté n'est pas non-plus renseigné c'est le délai accepté qui est utilisé et si aucun de ces trois champs n'est renseigné c'est la date de la pièce qui est utilisée pour le calcul de la date d'échéance.
Pour une ligne de type « Effet de règlement », la date d'échéance est lue sur l'effet de règlement.
Pour une ligne de type « Ecriture comptable », la date d'échéance est lue sur l'écriture. Si celle-ci n'est pas renseignée, c'est la date d'écriture qui sert de date d'échéance.
Compte bancaire
Cette colonne indique les règles de calcul du compte bancaire associé à la donnée.
Pour une ligne de type « Entête de pièce », le compte bancaire est lu sur la pièce, ou le client, ou l'établissement ou le dossier ; dans cet ordre.
Pour une ligne de type « Effet de règlement », le compte bancaire est lu sur l'effet. Si le compte n'est pas renseigné on recherche la facture associé à l'effet pour déterminer le compte bancaire. S'il n'est pas possible de retrouver une facture c'est le paramétrage des comptes bancaires par défaut dans le dossier qui est utilisé.
Pour une ligne de type « Ecriture comptable », le compte est lu sur l'effet de règlement si un effet est lié à l'écriture, sinon on regarde si l'écriture porte sur un compte auxiliaire auquel cas le compte bancaire associé au compte auxiliaire sera lu. Si l'écriture n'est liée ni à un effet de règlement, ni à un compte auxiliaire alors c'est le paramétrage des comptes bancaires par défaut dans le dossier qui est utilisé.

Paramétrage du modèle standard

Un paramétrage standard est livré avec la visite guidée, pour le dossier 998.

Pour les pièces achats/ventes
Ent.Ce4 égal 1 Pièce active.
Ent.Ticod 'C' pour une pièce Client ; 'F' pour une pièce fournisseur.
Ent.Picod 2, 3, 4 pour Commande, BL, facture.
Ent.Ce2 égal 1 Facture qui n'a pas encore été intégrée en comptabilité.
Ent.Final différent 2 Pièce qui donnera lieu à une facture et une intégration comptable.
Pour les effets de règlement
R2.Ce3 égal 1 pour effet en attente, 2 pour effet en portefeuille.
R2.Ce2 1 pour un effet client ; 2 pour un effet fournisseur.
RA.Position1 pour un effet en attente; 2 pour un effet en portefeuille.