L'administration des affaires
- Aurore Bastian
Affaires - Administration des affaires
Affaires - Zoom Affaire - Bouton [Administration de l'affaires]
A noter : si la racine d'affaire n'existe pas, un message demandant sa création est proposé. Réponse 'Oui' : la racine est créée et l'administration est affichée. Réponse 'Non' : l'administration d'affaire n'est pas accessible, car aucune 'accroche' d'éléments n'est créée.
C'est ici que vous allez :
Structurer l'affaire dans une arborescence (en-têtes de chapitres, éléments, offre)
Chiffrer les différents éléments d'affaire (budgets)
Déterminer les besoins (articles) requis pour mener à bien le projet
Préparer l'offre à présenter au client, puis la générer en devis commercial
Lancer le calcul des besoins de l'affaire
Associer des événements de CRM (des actions automatiques)
Ajouter des champs personnalisés (rubriques)
Détailler des activités (pour préciser les budgets)
Facturer des éléments d'affaires
Gérer les données techniques et générer les ordres de fabrication
Sélection
Lorsque vous entrez dans l'administration de l'affaire par le menu principal, une fenêtre de sélection s'affiche préalablement.
Le paramètre "Déployer jusqu'au niveau" permet de limiter le nombre de niveaux affiché à l'ouverture.
Cela permet une meilleure lisibilité de l'arbre dans le cas d'arborescences étendues.
Le niveau 1 correspond à la racine de l'affaire, 2 aux têtes d'arborescence, etc.
Présentation
L'écran d'administration des affaires présente plusieurs zones :
En haut
Résumé de l'affaire.
Ce panneau est escamotable afin de maximiser la place occupée par l'arborescence d'affaire et les onglets en cliquant sur l'icône .
Menu Affichage
Il vous permet de personnaliser la présentation du tableau de l'arborescence de l'affaire à l'écran.
Filtrer certains types d'éléments
Les filtres fonctionnent selon une logique d'arborescence ainsi, il suffit qu'un élément positionné dans un niveau inférieur réponde aux critères pour afficher l'intégralité de la branche même si les éléments de niveau supérieur sont susceptibles de ne pas répondre aux critères.
Afficher les images :
Celles associées aux types d'arborescence.
Afficher dans le tableau l'indicateur de projet :
Permet d'identifier la présence d'un projet de changement d'indice sur une branche de l'arborescence.
Affiches des graphiques d'avancement sur les éléments :
Avancement des besoins => pour visualiser l'avancement des consommations des articles des éléments, leur couverture en stock ou en réapprovisionnement.
Avancement des activités => pour visualiser l'avancement des activités de l'élément en comparant les temps réalisés et les temps prévus.
Avancement des OFs => pour visualiser l'avancement des OFs associés aux éléments, en quantité produites, en temps passés et en coûts réels.
Vous pouvez personnaliser l'affichage des éléments dans le tableau de l'arborescence et ainsi substituer aux libellés les codes ou les numéros des éléments.
Vous pouvez également, via le menu « Compteurs », faire figurer à côté de chaque élément le nombre de budgets, factures, besoins, etc., associés.
Exemple : Le premier chiffre indique le nombre d'items dans l'élément en lui-même, tandis que le second indique le nombre d'items total dans la branche.
A noter : les compteurs et options d'affichage sont également accessibles par clic droit sur l'en-tête de colonne de l'arbre.
Partie gauche
Elle est dédiée à l'arborescence de l'affaire avec ses éléments et sous-éléments.
Le niveau le plus haut de l'affaire est la "racine" de l'arborescence. Il n'y a qu'une racine et c'est le seul élément contenant l'onglet "Affaire", qui reprend les informations de suivi global de l'affaire.
A noter : l'identification des éléments de l'arborescence est facilitée par les pictogrammes affectés aux différents types d'éléments (offres, éléments techniques, de facturation, etc.).
Un clic droit sur un élément affiche le menu contextuel. Les commandes disponibles (non grisées) sont en rapport avec l'élément sélectionné.
Les fonctions supérieures du menu ont vocation à manipuler la structure de l'arbre d'affaire. Elles sont vues de manière détaillées dans le paragraphe « Manipuler les éléments d'affaires ». Exemple :
Modifier : la modification (F4) permet d'intervenir sur l'élément sélectionné en choisissant les champs par tabulation ou sur l'onglet à modifier.
Modification globale : La modification globale permet d'intervenir sur tous les éléments sous la branche sélectionnée. Ainsi, un écran présente les différents champs qui peuvent faire l'objet d'un tel traitement : les données sont organisées selon la même structuration que les éléments.
Exemple : l'onglet « généralités » permet de changer en masse les statuts, les dates début prévue, les dates fin prévue, les dates d'échéance, les codes élément…L'onglet « Gestion » permet de travailler sur les références, les natures de stock, les tiers, les dépôts etc…
A noter : en activant le bouton « imprimer anomalies », l'utilisateur peut voir s'afficher les incohérences pouvant expliquer la non application des modifications instanciées par ce traitement de modification globale.
Des traitements sont aussi à disposition pour exploiter les données des éléments d'affaires : ces fonctions seront détaillées dans les paragraphes dédiés.
Budgets
Accès direct à l'administration des budgets, où tout peut être modifié, y compris les libellés.
Répartition des budgets.
Générer les budgets à partir :
du prévu (besoins + activités),
Global ou détaillé
des besoins,
Global ou détaillé
des activités,
Global ou détaillé
des données techniques.
Valorisation : pour recalculer le prix de vente en cas de modification (ajout d'un budget par exemple) depuis le dernier calcul automatique.
A partir de la 10.8, il est possible de gérer des règles de proportionnalités dans les lignes budget est pris en compte dans les calculs de l’onglet ‘Montants’ des éléments d’affaire.
La valeur d’un élément n’est prise en compte par ses pères uniquement si il est actif pour le budget.
Seuls les différentiels de montants remontent sur les pères de l'élément de départ.
Toute modification de lignes budget ou de nombre d'élément peut impacter la valorisation des éléments , mais ne sera pas répercutée automatiquement.
Fabrication : pour créer un OF depuis l'élément sélectionné ou tous les OF à partir de tous les éléments avec des données techniques.
Par ce menu, il est possible d'imprimer deux types de documents :
« l'Ordre de travail » qui recense le contenu des onglets "activités". Deux options d'impression :
Impression avec regroupement par élément
Puis liste des activités
Liste des collaborateurs
Impression avec regroupement par code activité
Puis liste des éléments
Liste des activités
Liste des collaborateurs
La « liste à servir » qui recense le contenu de l'onglet « besoins ». Deux options d'impression :
Impression avec regroupement par élément
Liste des articles
Détail des éléments de couverture
Impression avec regroupement par référence article
Liste des éléments
Détail des éléments de couverture
Total par article
Suivi : pour saisir les activités ou les consommations.
Planification : pour planifier ou déprogrammer des éléments du planning. Le décalage de planning permet par exemple de décaler l'ensemble des items planifiés du nombre de jours indiqués, ou à partir de la date indiquée.
Facturation : ce sous-menu évoque :
L'assistant de facturation.
A noter : on ne peut lancer l'assistant de facturation que sur le code arborescence défini dans les paramètres du dossier. Si le code arborescence est différent, le menu est grisé.
Le plan de facturation.
Partie droite
Elle présente dans différents onglets les caractéristiques des éléments de l'affaire.
Les onglets présents dépendent du paramétrage du type d'élément. Ainsi par exemple, les têtes de chapitres de type présentation, peuvent ne comporter que les onglets de base ("Généralités" et "Identifiants") si aucun autre contenu n'a été défini.
Vous pouvez néanmoins ajouter ou masquer des onglets sur un élément de l'affaire en cliquant sur le pictogramme en forme d'écrou :
Suivi des avancements (V10.10)
Pour un gain de performance, uniquement les fonctionnalités importantes sont chargées par défaut. Il est possible de modifier l’affichage pour ajouter des informations via l’entrée de menus Affichage et de sélectionner les graphiques que l’on souhaite charger:
Graphique avancement besoin
Graphique avancement activité
Graphique avancement OFs
Une fois la sélection effectuée, il faut cliquer sur le bouton Calcul avancement afin de relancer l’affichage selon la nouvelle sélection.
La gestion des notes et pièces jointes
Des fichiers joints et des notes peuvent être intégrés à tous les niveaux de l'affaire : sur le zoom, sur les éléments, mais également sur les contenus des éléments d'affaire : budgets, besoins, événements, rubriques de questionnaires, etc.
A noter : Sur les éléments d'affaire, il est possible d'exploiter le mécanisme de glisser-déposer d'un document sur l'élément actif pour joindre un document.