Affaires - Administration des affaires
L'un des rôles d'une arborescence d'affaire est de décrire le processus de facturation.
Vous avez la possibilité de préparer des éléments de facturation (périodique, à l'avancement, sur jalon, etc.).
Pour la facturation à l'avancement, vous procéderez en deux temps :

1. Définition des pourcentages à facturer, affaire par affaire et lot par lot. Une fois par mois, par exemple.

2. Génération des factures sur avancement. Le service administratif transforme les pourcentages d'avancement en factures.

3. La facturation d'acompte va suivre un processus singulier et un paramétrage ad hoc : un acompte ne doit pas être positionné en tant que jalon du plan.

Important : il est bien entendu possible d'envisager la facturation à partir des pièces commerciales générées à partir des éléments. Toutefois, ces factures ne sont pas visibles dans l'onglet facturation qui est réservé aux factures issues du plan de facturation.

Paramétrage

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité :

1. le code arborescence dédié aux éléments de facturation doit être spécifié sur le dossier,

2. le type d'élément doit désigner un article dédié aux lignes de facturation pour que la génération de la pièce commerciale se déroule correctement. Cet article par défaut sera modifiable sur la pièce.

Exemple d'une arborescence "Facturation" contenant 3 éléments :- la facturation des études de faisabilité, - la réception de travaux,- la levée des réserves.
Le paramétrage des éléments de l'arborescence d'affaire selon l'arborescence doit être précisé ou rappelé :

• Elément père de facturation => à minima la « nature de stock » doit être précisée ici

• Elément fils, appelé plan de facturation => tiers précisé à minima

• Elément de type Jalon de facturation => référence article pour la génération de pièce

  • Référence héritée du type d'élément

  • Référence pour les acomptes

    • Rappel : La réglementation fiscale exige de présenter une facture lors de l'encaissement d'acompte (article 289 I -1-c du CGI)

    • Acompte exploitable que si l'affaire est paramétrée pour un type de facturation « détaillé »

    • La référence article pour les acomptes comportera les règles de TVA en phase avec les enjeux (

      • TVA exigible à la livraison pour les biens => pas de TVA sur facture d'acompte de biens.

      • La TVA sera donc à présenter au moment de la livraison, avec tolérance au moment de la facturation

        • Le principe sera donc appliqué dans la gestion d'affaire de Divalto infinity => après avoir facturé des acomptes sans TVA, la facturation du solde présentera la TVA des factures d'acomptes passées

        • La limite = comptabilité. L'article ne peut pas être paramétré sur une classe 4 car selon les règles comptables en vigueur, un acompte ne doit pas générer de chiffres d'affaires (donc ne devrait pas être comptabilisé en classe 7)

Facturer à l'affaire

Plusieurs possibilités s'offrent à vous, en fonction de votre organisation et de la mise en œuvre du projet :
Le processus de facturation peut reposer sur une arborescence dédiée. La procédure ci-après décrit ce cas. Si cette solution est facultative, elle devient nécessaire dans des cas plus complexes où la facturation du livré/réalisé doit être décorrélée.
La facturation peut être effectuée depuis d'autres arborescences, auquel cas le type de pièce exportable doit être paramétré.
A noter : l'arborescence de facturation peut être créée manuellement ou par le biais du Concepteur de plan de facturation.

1. Créez la tête d'arborescence dédiée à la facturation, avec le code arborescence adéquat indiqué sur le dossier, puis si besoin, un élément parent de l'ensemble des lots (ci-dessous, par exemple, "Remplacement cuve").

2. Créez autant d'éléments d'affaire qu'il y a de lots à facturer.

Open

1. Utilisez l'Assistant de facturation pour entrer les pourcentages d'avancement de chaque lot.

2. Lorsque le moment de facturer est venu, faites un clic droit sur l'en-tête d'arborescence de facturation ou sur l'élément parent concerné, puis choisissez

Facturation - Lancer la facturation.Toutes les échéances vont être transformées en une facture unique détaillée.
A noter : le tiers de l'affaire est par défaut destinataire des factures.
Important : si vous générez la facture à partir de l'élément parent et que vous décochez les lignes de détail, vous ne pourrez plus modifier la facture qui sera alors composée d'une seule ligne synthétique. Préférez procéder élément par élément.

Suivi des éléments facturés

Une fois les premières factures émises, le résultat est visible depuis l'onglet "Facturation", notamment :

• Le montant total à facturer.

• Le montant facturé et le % correspondant.

• Le montant restant à facturer et le % correspondant.

• Le mode de facturation (acompte ou solde)

Deux indications graphiques :

• L'avancement de la facturation.

• L'avancement du règlement global des factures.

En bas d'écran, les factures dans lesquelles l'élément est facturé, totalement ou partiellement (fond rouge = pas de règlement généré).
A noter : le % de règlement de la facture est en lien avec le module "Règlement".
A noter : lorsqu'un élément a un taux d'avancement à 100%, il prend le statut "Terminé".
A noter : l'échéance est calculée au moment de l'impression de la facture.

A noter : vous pouvez modifier le taux / montant à facturer depuis l'Assistant de facturation. Pour y accéder, positionnez le curseur sur la ligne du tableau ou sur l'élément d'affaire, puis choisissez dans le menu contextuel (clic droit) la commande Facturation - Assistant de facturation.
Si une facture a déjà été générée ("N° de facture" indiqué), vous pouvez l'ouvrir en double-cliquant sur la ligne ou par l'option "Visualisation" du menu contextuel (clic droit).
Vous pouvez également, depuis le menu contextuel accessible par clic droit sur une facture :

• Lancer l'assistant de facturation

• Visualiser la facture pointée

• Imprimer la facture pointée

• Supprimer la facture pointée

• Voir les temps facturés

Le concepteur de plan de facturation

Affaires - Administration des affaires - Sélection de l'élément source des données de facturation - Clic droit - Menu "Facturation - Créer plan de facturation"

Vous pouvez également glisser-déposer une arborescence d'origine vers la tête d'arborescence de facturation :

Principe

C'est une aide à la création des arborescences de facturation.
Il est possible de créer un plan de facturation à partir de n'importe quel niveau d'arborescence.
Plusieurs plans de facturation peuvent être définis pour une même affaire. Dans ce cas, le tiers facturé est commun.
Le plan de facturation est composé à partir des budgets contenus dans l'arborescence d'origine.

Description

Le concepteur présente à gauche l'arborescence d'origine et à droite celle de destination.
Il fonctionne comme le Concepteur d'offres.
L'élément racine du plan de facturation est signalé par l'icône .

Modifier un plan de facturation

1. Depuis l'administration de l'affaire, sélectionnez la tête de plan de facturation.

2. Choisissez dans le menu contextuel qui s'affiche au clic droit la commande "Facturation - Modifier plan de facturation".

L'Assistant de facturation

Facturation - Assistant de facturation
Affaires - Administration des affaires - Clic droit sur la tête d'arborescence ou l'élément parent des lots à facturer - Facturation - Assistant de facturation
A noter : cette option du menu est disponible lorsque le code arborescence de la ligne sélectionnée est celui qui a été déclaré comme étant dédié à la facturation dans les paramètres du dossier.
L'Assistant est une aide à la saisie du mode facturation, des pourcentages d'avancement, montants ou quantités de chaque élément - lot à facturer.
Il permet d'exécuter le ou les plans de facturation établis sur une affaire.
Si vous avez utilisé le menu principal (Facturation - Assistant de facturation), vous pouvez traiter les factures en rafales sur toutes les affaires.
Tous les éléments associés au code arborescence de type facturation (exemple : "FAC") spécifié sur le dossier sont automatiquement rapatriés dans l'Assistant de facturation.
Colonne Tiers : tiers du plan de facturation qui sera en entête de pièce
Colonne Mode de facturation : acompte ou normal
Colonne % déjà facturé : pourcentage d'avancement déjà facturé.
Colonne % Calculé : ce qu'il reste à facturer.
Colonne % Total : pourcentage total à atteindre pour la prochaine génération de facture.
Colonne % Saisi : pourcentage supplémentaire à facturer.
Colonne Montant de facturation : montant à facturer.
Colonne Nb éléments facturés : permet d'indiquer un nombre d'éléments à facturer plutôt qu'un pourcentage ou un montant.
Colonnes référence et référence acompte : selon le mode de facturation et les paramétrages de l'onglet gestion.

Colonne Temps facturé et temps à facturer (V10.9) : permet d’avoir l’information du temps déjà présent sur une facture et du restant “facturable”.

Procédure à suivre

1. Depuis l'Assistant de facturation, sélectionnez la ligne à traiter.

2. Appuyez sur la touche <F4> pour passer en mode modification.

3. Tabulez jusqu'à la cellule de la colonne

Mode de facturation => par défaut à « acompte » s'il existe une référence d'acompte dans l'élément. Il devra être passé à « solde » lors de la facturation du solde => c'est ce mode qui impacte le choix de la référence article et qui détermine la constitution de la pièce « facture » (notamment les codes opérations au moment de la facture de solde)

1. Tabulez jusqu'à la cellule de la colonne

% Saisi pour saisir le pourcentage d'avancement ou jusqu'à la cellule Montant de facturation si vous préférez saisir un montant.

1. Appuyez sur la touche <ENTREE> pour valider et passer à la ligne suivante. Recommencez jusqu'à ce que tous les pourcentages / montants soient saisis.

Tout ce que vous avez saisi ici peut maintenant être facturé depuis l'onglet "Facturation" des éléments de l'affaire.
A noter : le montant de facturation constitue le point de référence. Ainsi, par exemple, si vous indiquez un pourcentage de 20 %, puis forcez le montant de facturation à 400 euros pour arrondir, le programme rectifiera le pourcentage en fonction de ce montant.
A noter : si vous saisissez un pourcentage inférieur au précédent, le montant à facturer sera négatif. Si toute la facture est négative, un avoir sera généré.
 

 Plan de facturation

Affaires - Administration des affaires - Clic droit - Facturation - Créer plan de facturation
Vous avez la possibilité de créer des échéances à partir d'une arborescence de facturation.
La logique est la même qu'en phase de création d'une offre depuis une arborescence de chiffrage, à la différence qu'ici, vous ajouterez des postes et des sous-postes.
 

Générer les factures

Facturation - Assistant de facturation - Bouton [Générer]
Affaires - Administration des affaires - Clic droit - "Facturation - Lancer la facturation"
 
Tous les éléments préparatoires de la facturation sont générés en facture.
L'affichage de la facture dépend du mode de facturation indiqué sur le zoom de l'affaire (onglet "Complément'") :
Global : une seule ligne regroupant l'ensemble des montants facturés.
Détaillé : tous les éléments porteurs d'un montant facturé sont affichés sur la facture.
A noter : dans tous les cas, le document imprimé présente toujours le détail de facturation. Il est attaché en tant que pièce jointe à la facture.

A partir de la version 10.9, dans la facture client bouton “Détails”, il est possible de consulter la désignation saisie par le collaborateur dans la saisie des temps.

Cas des acomptes

La pièce facture est générée avec la référence article de l'acompte et le code opération est un code opération correspondant au traitement des affaires
Exemple :

La pièce est visualisable sur l'élément d'affaire du plan de facturation dans l'onglet « facturation »
Exemple de pièce ici sans TVA sur acompte de deux jalons de facturation :

Dans le cas d'une ligne de solde :
Divalto infinity permet de générer plusieurs acomptes donc plusieurs factures d'acompte.
Lors de la génération d'une facture de type « solde » :

• La pièce facture est générée avec la référence article de l'élément d'affaire qui est celui hérité du type d'élément et ponctuellement modifié

• Le code opération est un code opération correspondant au traitement des affaires.

• La facturation reprend les lignes d'acomptes avec le code opération « Avoir » du code opération associé utilisé pour la facture ;

• La TVA est bien la TVA totale issue des acomptes et du solde

Exemple de paramétrage de code opération :

Les lignes de mouvement de solde auront le code opération paramétré pour la facturation à l'affaire et les lignes acompte le code opération « avoir » paramétré dans le code opération d'origine.
Exemple de facture de solde :

A partir de la version 10.9, il est possible de mettre en place une facturation à l’acompte sur plusieurs éléments de facturation en même temps. Dans ce mode, il y aura différents éléments d’acompte (jalon) et un élément qui portera le solde.

Attention, ce nouveau mode ne peut fonctionner correctement qu’avec un seul plan de facturation.

En complément, le numéro de l’élément d’affaire sera stocké dans la ligne de facturation.

Cette option est activable via une surcharge (voir documentation technique ici).

Facturation aux temps passés

Saisies - Facturation – facturation au temps passé
Afin de pouvoir facturer de manière périodique selon les temps passés, un traitement dédié va permettre d'assister l'utilisateur.
Ce traitement permettra de travailler sur les temps saisis, regroupés selon un axe, d'identifier leur caractère facturable ou non, de les associer aux jalons-éléments d'un plan de facturation si cela n'a pas été fait préalablement pour alimenter automatiquement les données nécessaires à l'assistant de facturation vu précédemment.
En effet, les activités peuvent être associées à un jalon-élément du plan en renseignant le N° d'élément sur une ligne d'activité :

Si la ligne d'activité n'est pas directement renseignée au niveau de l'élément de facturation, il faudra alors opérer à un arbitrage, étape 3 du traitement de « facturation au temps passé ».

Etapes du traitement

Etape 1 : Définition des critères de collecte des temps passés (réalisés)

Open

Par les options du programme il est possible de déterminer le critère de regroupement des lignes de temps saisis, de voir apparaitre ou non les lignes de temps marquées non-facturables et de choisir d'enchainer ou non la génération de facture de manière automatique à la fin du traitement.

• Etape 2 : Arbitrage des saisies (ce qui doit être facturé, à quelle hauteur, etc.)
  Cet arbitrage se fait affaire par affaire, selon les critères précisés à l'étape 1 => la liste déroulante permet de choisir l'affaire à arbitrer.
  Il faudra alors confirmer et modifier le caractère facturable de la ligne (oui, non, ne sait pas) et préciser le nombre d'heure à facturer.

   

   

• Etape 3 : Rapprochement avec le plan de facturation
  Un écran avec deux tableaux se présente avec :

• Dans celui de la partie haute, appelé « Synthèse des saisies », les temps arbitrés et regroupés issus de l'étape précédente.

  • On retrouve le N° de l'élément du plan de facturation attribué par défaut ou qui sera attribué suite au rapprochement

  • Un visuel de rapprochement permet de voir si la ligne a bien été « imputée »

• Dans celui de la partie basse, les plans de facturation de l'affaire. On retrouve le montant du jalon, le % déjà facturé, le montant facturé, le % calculé, le % total et le % saisi alimenté ici par le rapprochement permettant de déterminé le montant facturation. On retrouve les temps prévisionnels issus de l'association de l'élément-jalon de facturation aux lignes d'activités.

Si un lien avec une ligne d'activité est existante, la ligne de temps est systématiquement affectée à l'élément du plan sinon, il faudra répartir par drag&drop les temps restant de la partie haute vers la partie basse.

• Etape 4 : Récapitulatif des actions de facturation générées par affaire
  La dernière étape récapitule les actions de facturation des étapes précédentes.
  Ces étapes de rapprochement calculent un pourcentage d'avancement de l'affaire sur les différents éléments pour piloter l'assistant de facturation à partir duquel on générera les pièces factures ( via l'option dans la page de sélection ). Sinon la génération de facture est à lancer manuellement.

   

  Accès au détail des temps facturés à partir de :

• La facture

• L'assistant de facturation

• L'onglet facturation de l'administration des affaires