Affaire- Notes de frais
Avec les fonctionnalités associées aux notes de frais, les collaborateurs peuvent saisir les frais de mission, de déplacements, etc. Un ensemble de paramétrage soutiendront :

• Les déclarations pour le couple collaborateur/période et aux éléments d'affaires ;

• Quel frais peut être remboursés ?

• Quel frais peuvent être refacturés ?

• La validation hiérarchique des notes de frais

• Quelles modalités d'imputation comptable, de récupération de TVA, etc

• L'intégration en comptabilité

Les limites de l'exploitation des notes de frais :

• Pas d'imputation dans la paie ;

• Pas encore de traitement automatique pour l'exploitation des refacturations ;

• Pas de prise en compte des devises ;

• Pas de déversement analytique.

Paramétrages associés aux notes de frais

Familles de frais

La famille de frais va permettre de catégoriser les typologies de frais :

• Kilométriques (qté à saisir et barême défini selon politique forfaitaire à date dans la déclinaison des coûts remboursables)

• En montant (Hôtel, frais de taxi, ou une note justificative est fournie)

• De réception (impliquant la nécessité de déclarer des « invités)

• Autre.

Code de frais

Le code de frais est la catégorie la plus fine et l'entité la plus importante car elle concentre beaucoup de règles de gestion. Les frais seront déclarés par choix de codes de frais.
Associé à une famille de frais, il hérite du type.
Associé à un code budget, il conditionnera l'imputation dans les récapitulatifs budgétaires
Les règles de facturation/remboursements sont déclinées comme suit :

• Régime TVA tiers

• Régime TVA article

• TVA récupérable => cette zone n'est pas accessible. Elle est héritée du régime TVA article.

• Facturable au client

• Remboursable au salarié

• Reprise de ticket restaurant

• Pourcentage de récupération

• Axes analytiques comptable

Enfin, un compte comptable lui sera associé, avec une date de validité. Nécessaire pour l'intégration comptable.
Important : le compte comptable associé au code frais ne doit pas accepter les ventilations analytiques.

Coûts remboursables

C'est ici que seront défini les politiques de forfait ou de plafond de prise en charge par la société.

Coûts facturables

Même principe que les coûts remboursables mais pour la refacturation au client.

Frais collaborateurs

Chaque collaborateur pourra définir ses favoris pour accélérer sa saisie et hériter automatiquement de code frais selon une succession de saisie de ligne.
Modalité exploitable lorsque le traitement de Note de frais est initié par le saisie des temps en mode grille.

Période de frais

Les périodes de frais permettent de déclarer les périodes selon des règles de paramétrage de date début-date fin et de préciser si la période est ouverte ou fermée.

Dossier

Un onglet dédié au paramétrage des Notes de Frais dans le paramétrage des affaires permet :

• De préciser jusqu'à 5 rôles/étapes de validation => rôles qui seront repris dans les filtres et dans les menus, ainsi que dans l'historique du cycle de vie de la note de frais

• De déterminer les règles d'imputation comptable => journal d'imputation, mode de règlement par défaut.

La saisie des notes de frais

Affaires - Notes de frais - Saisie des notes de frais
Ce module vous permet de gérer vos notes de frais :

1. Saisir vos notes de frais (une par période),

2. Éventuellement les rattacher à une affaire / un élément d'affaire,

3. Leur associer des fichiers ou des notes.

Exemple : vous pouvez utiliser la saisie des notes de frais pour rattacher les frais généraux à un élément d'affaire dédié aux frais généraux.
Si la ligne de note de frais est facturable, le client est obligatoire.

Circuit de validation

La note de frais est généralement soumise à un supérieur hiérarchique pour validation.
L'état de la note de frais est d'abord "En cours de saisie".
Les visas sont paramétrables. Vous pouvez en créer de 1 à 5, avec les confidentialités associées.
Tant que la NdF est soumise à la validation, elle ne peut être modifiée. En revanche, si une note de frais est refusée, elle redevient modifiable par le collaborateur.
La note de frais doit être validée par le collaborateur pour être lancée dans le circuit de validation. Le collaborateur pourra voir les validations par la case à cochée du rôle concerné sur l'entête de la NDF.
Le circuit de validation exploite le traitement de « supervision de notes de frais ».

Saisie d'une NdF

Affaires - Notes de frais – Saisie des notes de frais

1. Cliquez sur sur l'icône "+" de l'écran de saisie des notes de frais.

2. Saisissez votre code utilisateur ou sélectionnez-le dans la liste accessible par la touche <F8>.

3. Saisissez ou sélectionnez le code période. Exemple : code 0916 pour le mois de septembre 2016.Les dates de début et de fin de la période choisie s'affichent automatiquement.

Important : il ne peut y avoir qu'une seule note de frais par période et par collaborateur.

1. Validez.Si une note a déjà été saisie sur cette période, un message d'alerte vous en avertit et la création est impossible.

2. Personnalisez le libellé de la note de frais si nécessaire.

3. Cliquez sur le "+" de la première ligne du tableau des dépenses, puis renseignez les différentes cellules en passant de l'une à l'autre par tabulation :

4. Date du frais (dans le cadre de la période sélectionnée).

5. Code frais : touche <F8> pour afficher la liste des codes disponibles. Après sélection du code et tabulation, son libellé est automatiquement renseigné dans la cellule suivante mais vous pouvez le modifier.

6. Coût unitaire.

7. Nombre.

8. Quantité.

9. Montant frais : égal au coût unitaire si la quantité est de 1.

10. Montant de TVA.

11. Affaire / Elément d'affaire : pour associer la note de frais à une affaire, et en particulier à un élément donné.

12. Etc.

13. Validez.

14. Indiquez le statut de votre note de frais :

15. En cours de saisie : elle reste modifiable.

16. Validée par le collaborateur : elle entre dans le circuit de validation et n'est plus modifiable (sauf si elle est refusée).

Supervision des Notes de Frais

Affaires - Notes de frais – Supervision des notes de frais
Ce traitement permet aux différents rôles/étapes d'accepter ou de refuser la note de frais. Ainsi, un écran de sélection permet d'appliquer plusieurs types de filtres, dont ceux spécifiques aux rôles.
Chaque rôle viendra apposer sa validation qui sera historisée : in fine, il faudra toutes les validations pour permettre une intégration en comptabilité.

Intégration des Notes de frais en comptabilité

Affaires - Notes de frais – intégration des notes de frais
Un zoom permet d'imputer un compte comptable à un code de frais. Cette attribution peut être générale ou propre à un collaborateur. Des changements peuvent être gérés au travers d'une date d'effet.
Le compte auxiliaire du collaborateur est celui du contrat actif de l'individu associé dans la RH.

A partir de la version 10.11, l’option de dossier de gestion commerciale, onglet Comptabilité, “Gérer des sous fiches pour les taxes de ventes” permet, si initialisé à oui, l’intégration en mode détail par code zone de la TVA. La saisie de la TVA reste inchangée.

L'intégration des Notes de frais doit être adaptée à la nouvelle gestion de la TVA par Divalto Comptabilité, qui exige de générer le détail de TVA(Version 10.5).

Paramétrage dossier :

Il faut ainsi que les options du dossier comptable se trouvant dans l’onglet “TVA/DAS2” :

• ‘Gestion de la Tva par Divalto comptabilité’ ;

• ‘Contrôle TVA(comptes et montants) en saisie d’écriture'.

doivent être cochées.

Paramétrage plan comptable :

Le compte H.T. dans lequel le montant en comptabilité sera déversé devra avoir un code ‘Régime TVA Tiers’ et un code ‘Régime TVA Article’. Ce compte comptable ne doit pas demander une saisie des axes analytiques, car on ne sait pas encore les saisir dans une note de frais.

Paramétrage TVA :

L'indicateur TVA récupérable et le pourcentage de récupération ne sont plus saisissables, car ils seront calculés à partir des données définies dans le taux de TVA.

Exemple

Open

Paramétrage du code frais :

Open

Détails techniques :

Ainsi en cas d’import des écritures (table ‘C8’ du compte H.T.), il faut générer les CTAX qui détaillent les ventilations de la TVA et par régime de TVA.

remarques :

Si lors de l’intégration des notes de frais, certains comptes portent le numéro de compte « 47100000 », cela signifie que le compte comptable est non renseigné. Dans le cas ou il s’agit d’un compte de personnel (Pxxxxxxx), il convient de vérifier dans le module de paie :

• Qu’il existe un contrat actif pour le collaborateur ;

• Que dans la fiche individu, il y ait bien le code utilisateur de renseigné dans l’onglet “Info personnelles”. (champ « Code utilisateur »)

Notes de frais et récapitulatifs budgétaires

Les frais déclarés apparaissent dans le réalisé, imputé selon le code budget associé au code frais. Dans la synthèse budgétaire, une entité « Frais » concentre les valeurs qui proviennent des Ndf.
Pas d'impact des validations/statuts => dès les premières saisies, elles sont visibles. TTC/HT à perfectionner.