On accède au paramétrage général du module « Contrats et Abonnements » depuis la fiche dossier en via l'option de menu : Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / Dossier – Bouton « Contrats et abonnements ».

Gérer les contrats par établissement (V10.9)

Depuis la version 10.9, lorsque l'on a décidé de “gérer les établissements” et de “gérer les contrats par établissement” (Paramétrage du dossier - onglet Options), un contrôle a été ajouté pour m’interdire la création de contrats, tant que je n'ai pas paramétré mes tranches de numéros par établissement :

Il faut tout d’abord cocher la case “Gérer des établissements” puis la case “Gérer les contrats par établissement”.

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Définir ses tranches de numérotation :

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Après avoir validé la création d'un nouveau contrat, si cette plage de numéros de contrat n'est pas définie, le message d'alerte suivant s'affiche :

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Un autre message bloquant interdit la création d’un nouveau contrat :

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Onglet « Contrat » du dossier contrats et abonnements

Nature de produit à filtrer
La table nature de produit répertorie les natures de produit par type de produit. Le code nature de produit est défini sur 4 caractères :

• Le premier caractère est un chiffre de 1 à 4 correspondant au type de produit : acheté, fabriqué, fantôme, service., encours, encours d'affaire.

• Vous codifiez librement sur trois caractères alphanumériques la deuxième partie du code.

Cette zone servira de critère de sélection pour les articles de facturation des contrats.
Impression automatique des factures lors de leur génération
Si cette option est cochée, cela permet d'imprimer la facture automatiquement après sa génération.
Référencement contrat
Vous pouvez définir une structure pour votre référence de contrat, afin que celle-ci soit construite automatiquement. Lors de la création d'un contrat, vous pourrez toutefois opter pour un référencement manuel.
Vous pouvez mixer des parties constantes et substituables.
Toutes les données de la table « CEACONTRAT » sont utilisables et doivent être encadrées par des crochets. Il est conseillé de réserver une partie numérique en fin de chaîne dans le cas où la première partie ne suffit pas à assurer l'unicité. La valeur de cette partie numérique n'a pas d'importance et sert uniquement à définir le format.
On ne gère pas réellement un compteur et c'est la première référence libre qui sera prise lors de la création du contrat.
Exemple
permet créer un contrat référencé comme suit : C000000-MAINT-0001 code du tier-Famille de contrat-Numéro chronologique

Facturation

Le champ « Rupture par famille de facturation » permet d’initialiser la rupture de la PFC par famille de facturation.

Codification de la référence pièce
Dans le tableau « Codification de la référence de pièce », on paramètre une règle de codification par mode du regroupement. C’est elle qui sera utilisée pour construire la référence de pièce lors de la validation d'un PFC en facture.

 La syntaxe de codification : [NOMTABLE.NOMCHAMP]

Pour afficher un champ libelle comme le nom du client ou nom du site on ajoute après le NOMCHAMP “.LIB” ou “.Nom” –>[NOMTABLE.NOMCHAMP.LIB].

Exemple :

Paramétrage du dossier :

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Dans l’administration des préparations, on sélectionne plusieurs PFC avec des familles de facturation différentes et ensuite on clique sur le bouton “Valider PFC” pour générer les factures. On aura des factures éclatées par famille de facturation.

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Pour construire la référence pièce on a utilisé la règle de codification paramétré dans le dossier. Si l’option rupture par famille facturation est activée et que l’on a une règle paramétrée pour la codification de la référence pièce, nous la retrouverons dans la facture générée (Exemple avec un mode de regroupement par tiers :

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Assistant de génération contrat

Vous précisez à partir de quelle pièce “achat vente” l’assistant doit se déclencher :

• Commande

• BL

• Facture

Onglet « Analytique » du dossier contrats et abonnements

Dans Divalto vous pouvez définir jusqu'à 4 axes analytiques différents. Vous précisez ici les valeurs par défaut des axes :

• Dossier et indication de la section

• Site, les sections seront indiquées dans la fiche Site

• Contrat, les sections analytiques doivent être indiquées dans la fiche contrat

• Modèle de contrat ; les sections analytiques seront renseignées dans la fiche Modèle de contrat

Les axes et sections analytiques sont repris dans les lignes des pièces, et modifiables.

Onglet « Facturation » du dossier contrats et abonnements (V10.9)

Facturation PFC / Date de prise en compte dans la facture : On précise la date que l’on souhaite pour les factures de contrat générées via ce paramétrage :

• 1ère option : Date PFC : Respecter toujours la date positionnée dans la PFC

• 2ème option : Date du jour sauf si date dans le futur : Respecter la date de la PFC si cette date est dans le futur sinon prendre la date du jour.

• 3ème option : Date du jour : Toujours prendre la date du jour.

Onglet « Site » du dossier contrats et abonnements

Fiche prospect modèle pour la création du client du site principal : on précise une fiche prospect modèle qui servira à la création de la fiche client final du site.

Catégorie de client : on précise la catégorie de rattachement du client à créer.

Saisie du site en création de pièce de vente : rend obligatoire la saisie du site en création de pièce de vente.

Création de l’adresse du site en génération du site principal à partir du client : on précise si la fonction de création de site principal doit aussi créer une adresse.