Assistant de génération des contrats

Owned by Bertrand Littel
Last updated: 19/10/2022 by Alexandre DESMOUCEAUX
7 min read

L'assistant de génération des contrats permet de créer un contrat avec des matériels rattachés

  • A partir d'une facture client,

  • A partir d'une commande client (les références de contrat liées sont alors rappelées en pied de commande)

Il permet également d'ajouter des matériels sur un contrat déjà existant concernant un même site et un même modèle de contrat. Il peut être appelé directement à partir de la pièce ou à partir du menu. Dans ce dernier cas, la navigation se fera site par site selon la sélection saisie.

Accès par le menu à l'assistant de génération des contrats

L'accès par menu est réalisé via l'option : Commerce & Logistique / Contrats et Abonnements / Administration des contrats / Assistant génération contrat
Dans la première fenêtre de sélection, vous indiquez
Période
Saisissez le début et la fin de période que le traitement doit parcourir afin de collecter des informations. Le mois en cours est proposé par défaut.
Client
Indiquez le code du client. Si le champ est laissé libre, tous les clients seront sélectionnés.
Site
Composez le code du site concerné. Si le champ est laissé libre l'ensemble des sites sera pris en compte.
Rappel : le code site doit-être saisie de l'entête de pièce dans l'onglet « FACTURATION/IMPRESSION » dans le champ « Site ».
Type de pièce
Vous indiquez si vous souhaiter accéder et lancer le traitement en vous basant sur les pièces clients de type :

  • Commande

  • Facture

Puis vous saisissez une fourchette de numéro de pièce.
Accéder aux contrats du site après la génération
Si cette case est cochée, après la validation vous arrivez automatiquement sur la liste des contrats du site client concerné.

Accès par les pièces à l'assistant de génération des contrats

Vous accédez à l'assistant de génération à partir des pièces clients de type commande et facture via le menu Outils, Assistant de génération contrat :

  • Commerce & Logistique / Administration ventes / Commande client / Saisie des commande

  • Commerce & Logistique / Administration ventes / Facture client /Saisie des factures

Paramétrage obligatoire pour la prise en compte par l'assistant

Entête de pièce
Pour que la pièce soit prise en compte dans l'assistant, elle doit contenir le code site. Le site est à saisir dans l'entête de pièce dans l'onglet « FACTURATION / IMPRESSION », champ « Site ».
Ligne de pièce
Il est possible de modifier le code modèle pour chaque ligne. Pour cela, vous pouvez modifiez le champ « Modèle de contrat » situé dans l'onglet « CONTRAT » en mode fiche de la ligne de pièce.
Zoom article
Chaque article à traiter doit avoir un « modèle de contrat » rattaché et éventuellement une « Famille de contrat ». Ces champs sont disponibles dans l'onglet « CONTRAT » de la fiche article.
Zoom matériel
Il faut indiquer le code article dans la fiche du matériel. On accède à la fiche matériel via l'option de menu :

  • Commerce & logistique / Contrats et abonnements / Fichiers / Matériels

  • Ressources matérielles / Ressources matérielles / Fiche matériel

Le code article est à renseigner dans l'onglet « SUIVI », champ « Référence ».

Fonctionnalités de l'assistant de génération des contrats

Utilisation
L'écran est décomposé en trois parties :

  • + Contrat

  • Contrat « Référence »

  • A ne pas traiter

+ Contrat :
Permet de créer un nouveau contrat à partie des lignes « Glissées et déposées » dans ce chapitre. Par défaut l'ensemble des lignes de la pièces sont déposées dans ce chapitre. Mais vous pouvez réaliser un « Drag and Drop » d'une ou plusieurs lignes issues de votre pièce vers un contrat déjà existant dont les références s'affichent, afin de le compléter.
Contrat « Référence » :
Contient la liste des contrats existant pour le client et correspondant au code site de la pièce. Vous avez ainsi la possibilité en réalisant un drag and drop de rajouter une ou plusieurs lignes sur un contrat existant.
A ne pas traiter
Les lignes déposées dans ce chapitre ne seront pas traiter par l'assistant. Après validation les lignes non traitées ne pas reproposées.
Champs modifiables en création de contrat
En cas de création de nouveau contrat les champs modifiables sont :

  • La famille de contrat.

  • La référence de contrat.

  • La date de début de validité. Par défaut la date de la pièce est positionnée.

  • Le taux sur le prix de vente.

  • Le taux initial.

  • La date de début de calendrier. Par défaut la date de la pièce est positionnée.

  • La période de facturation et le type de période (Jours, Mois, Années).

Champs modifiables en mise à jour de contrat
En cas de mise en jour d'un contrat existant les champs modifiables sont :

  • La date de début de validité.

  • La date de fin de validité.

La validation
Après avoir valider l'assistant, la pièce est considérée comme traitée et ne sera par conséquent plus accessible pour une génération à l'aide de l'assistant.
En cas de création, le nouveau contrat aura le statut « provisoire ». Il conviendra de le basculer en statut « actif ». Il faut donc le reprendre en modification et valider l'activation.

Améliorations sur l’assistant de génération contrat (V10.8)

A noter :

Avant la version 10.8, lors de la saisie d’une commande, un message d'avertissement indiquait l'absence de fiche matériel modèle associé à la référence article. Ce message était intempestif puisque le choix est fait de ne pas passer par des fiches matériel modèles.

A partir de la version 10.8, un paramètre ERP a été mis en place pour ne pas afficher ce message :

  • le message sera affiché si le paramètre est inexistant ou à Oui,

  • pas de message sinon.

Avant la version 10.8, par défaut, un contrat était créé à l'état provisoire.

A partir de la version 10.8, un paramètre ERP a été mis en place pour créer le contrat à l'état “actif” :

  • le contrat sera provisoire si le paramètre est inexistant ou à Oui,

  • le contrat sera actif sinon.

Avant la version 10.8, lors de la génération initiale du contrat, sans ligne matériel, un message de compte-rendu indique la création du contrat avec un montant à zéro : la précision du montant à zéro était inutile.

A partir de la version 10.8, le message à l’issue de la création du contrat a été modifié tenant compte du montant :

  • si nul, on supprime la mention du montant,

  • sinon, on laisse le message précédent.

 

A partir de la version 10.8, lorsque le modèle de contrat avec facturation est “coût selon utilisation”, le type de montant dans le contrat est initialisé avec la valeur “Montant à la facture”. Dans le calendrier de facturation du contrat, le type d'échéance est initialisé avec la valeur “Echu” et le calendrier est généré à partir d'une date fin de mois.

 

Texte sur pièce origine (V10.4)
Le texte en pied ajouté sur la pièce d'origine (commande ou facture) est personnalisable dans les fonctions surchargeables : « Piece_Texte_CreationContrat » et « Piece_Texte_ModificationContrat ».
Cas vente matériels gérés par numéro de série (V10.4)
Dans le cas où l'article vendu est géré par numéro de série, l'assistant va créer autant de lignes matériels sur le contrat que de ventilations avec numéro de série. Pour créer une fiche matériel automatiquement, il faut avoir au préalable paramétrer une fiche matériel modèle dans GRM, et avoir pris soin d'activer la codification automatique dans le genre dédié. (Pour plus de détail voir Divalto GRM).
Cas vente article avec décomposition (V10.4)
Dans le cas où l'article vendu contient une décomposition, la génération de contrat peut se passer selon deux méthodes différentes :

  • Cas d'une décomposition non liée : Les articles composants et composés sont traités de manière indépendantes selon leur propre paramétrage (Modèle contrat et famille contrat) et sont donc susceptible de générer un contrat propre en cas d'hétérogénéité des modèles.

  • Cas d'une décomposition liée : Les articles composants héritent du paramétrage du composé et ne sont pas censés générer un contrat propre, mais doivent s'ajouter en tant que matériel sur le contrat généré par la vente du composé.

Remarque : Il sera toujours possible de répondre à des cas particuliers en modifiant le modèle dans la ligne de la pièce.

Modification des taux applicables et dates de validité lors de la création (V10.4)

Les taux issus du modèle de contrat peuvent être modifiés au moment de la génération du contrat, afin de ne pas multiplier les articles et modèles inutilement.
L'assistant de génération de contrats permet par conséquent la modification des taux applicables (Taux sur prix de vente et le taux initial) avant la création du contrat.
Pour pouvoir prendre en compte des ajouts de matériels temporaires, il est également possible, de saisir les dates de début et fin de validité d'une ligne matériel.
Remarque : dans le cas d'un ajout de matériel sur un contrat déjà existant, ce sont les taux du contrat existant qui seront repris sur la ligne matériel.

Contrôle de l’intégrité du paramétrage (V10.7)

Avant la version 10.7, si l'absence de la fiche matériel modèle est constatée, une alerte est déclenchée lors de la saisie de ligne de commande.
A partir de la version 10.7, un indicateur d’anomalie signale les cas où la fiche matérielle n’est pas définie sur l’article.

Accès à l’assistant de génération des contrats à partir du BL client (V10.7)

Avant la version 10.7, l’assistant de génération des contrats était accessible depuis les commandes et les factures client.

A partir de la version 10.7, elle l’est également à partir des BL client.

L’accès se fait par la saisie de pièce client (commande, facture et BL), menu Outils. L’accès n’est proposé que si l’entête de pièce comporte un site.