La planification des affaires (principe)
- Aurore Bastian
Les fonctions de planification constituent la clé de voûte de l'ensemble des données des affaires.
La planification des affaires permet d'effectuer les actions suivantes :
Visualiser les données définies et liées aux affaires ;
Interagir avec ces données ;
Accéder aux données-sources depuis les outils de planification.
Via deux outils :
Un planning de Gantt / Superviseur de planning ;
Une visualisation de la charge des affaires.
Les éléments planifiables
La planification concerne :
Les éléments d'affaire qui disposent de date début et fin prévue et qui, après planification, voient les dates début et fin planifiées alimentées.
Un élément peut être manipulé dans le planning mais demeure contraint par les activités qu'il englobe,
Un élément n'implique pas de charge,
Un élément ne peut pas avoir de contrainte,
Un élément dispose d'un statut qui permet de coloriser la représentation dans le planning,
Sans dates planifiées, l'élément n'est pas visible dans le Gantt.
Les évènements CRM :
Visibles quel que soit l'évènement (rappel : ils alimentent les analyses budgétaires dans le réalisé),
Date début de date fin de l'évènement,
Manipulable sur le planning,
Un évènement peut avoir des contraintes,
Couleur grise.
Les pièces liées à l'affaire
Les commandes d'achats, les BL, les factures,
Les pièces ventes
Les OFs
Non manipulables depuis le planning. A administrer avec leurs outils respectifs.
Des contraintes peuvent être mises en place, soit avec les ventilations soit avec les entêtes ;
Entre pièces entre-elles :
Elles ne sont pas exploitées
Entre activités et pièces :
Les activités sont alors contraintes par les liens réalisés avec les pièces.
Deux modes de visualisation
Global : dans quel cas, c'est l'entête de pièce qui est représentée
Concernant les pièces achats/ventes, elles sont présentées sous forme de jalon à la date calculée, sinon sous forme de barre si délai reporté (date début étant délai confirmé sinon demandé) existant sur une ventilation
Les OFs disposent d'une représentation en barre selon la date début/fin.
Détaillé : dans quel cas, les ventilations complèteront la représentation en complément
Concernant les ventilations achats/ventes, elles sont présentées sous forme de jalon à la date calculée
Les séquences OFs disposent d'une représentation en barre selon la date début/fin.
Les entêtes sont présente et leur forme prend une représentation identique aux éléments avec crochet début/fin.
Les budgets sont visibles sur le planning :
Les lignes de budgets sont planifiables à partir du moment où existent des dates début/fin prévues et des dates planifiées, conditions sine qua non pour voir les budgets dans le Gantt qui s'appuient sur ces dernières pour les représenter ;
Peu importe l'unité de gestion du code budget.
Seuls les codes budgets paramétrés comme « planifiables » sont visibles sur le planning ;
Des contraintes peuvent être positionnées sur les représentations budgétaires.
Les budgets sont visibles à partir du planning lancé du menu et selon les critères apposés : en lancement tunnel depuis l'administration d'affaire, l'option d'aperçu des budgets n'est pas active.
Les activités planifiées sont visibles sur le planning :
Dans la couleur du statut associé à l'activité ; le statut n'a pas d'impact sur la visualisation ou non de l'activité dans le planning,
Les contraintes sont prises en compte dans la manipulation des activités et lors de leur planification,
Les statuts des éléments dont les activités sont à visualiser sont paramétrables dans le planning lancé du menu : en mode tunnel, les activités positionnées sur un élément disposant d'un statut maître « terminé » ne sont pas affichées.
Le temps prévu des activités représente la charge à réaliser entre les dates début et fin prévues : c'est le lancement de la planification qui va déterminer les dates début et fin planifiées. La date fin peut ainsi être projetée en ajoutant le temps prévu à la date prévue.
Un soulignage de l'activité permet de voir le temps réalisé (en % de réalisation)
Important : la durée totale d'une activité est fonction du nombre d'élément et du type de quantité associé à chaque ligne !! ce qui n'est pas le cas pour le budget qui doit avoir date début et fin et donc qui l'exempt de ce mécanisme de calcul dans la représentation Gantt.
Le superviseur de planning
Affaires > Zoom Affaire > Bouton [Planning]
Affaires > Administration des affaires > Clic droit - Planification - Afficher planning ou Pièce jointe inconnue
Affaires > Planning des affaires
Le planning offre une vue exhaustive de l'ensemble du projet.
Il s'appuie sur les dates planifiées des éléments de l'affaire, ainsi que sur l'ensemble des données périphériques de ses contenus.
Présentation
Le code couleur des éléments visibles dans le Gantt est défini dans les paramètres du statut de l'élément d'affaire - par défaut, orange.
Les items de contenu de type Budget, Evènements et Activité peuvent être déplacés. Un élément sans item de contenu peut être déplacé.
La couleur de fond est fonction du statut de l'item. Ainsi, les items qui ne peuvent pas être déplacés sont affichés sur fond noir.
Un item possédant une date de début identique à sa date de fin est affiché en tant que jalon Pièce jointe inconnue .
Tout dépassement de la date d'échéance est signalé dans le planning par un pictogramme d'alerte.
Pièce jointe inconnue
Le taux de réalisation est indiqué lorsque des temps ont été saisis.
Le menu Affichage - Visualisation permet de choisir le degré de précision mais également de filtrer l'information. Vous pouvez par exemple choisir de n'afficher que les éléments budgétaires, ou encore que les éléments dont la date d'échéance est dépassée.
Le statut des échéances est symbolisé par Pièce jointe inconnue et Pièce jointe inconnue .
Pièce jointe inconnue
L'affichage "Global", reposant sur les dates extrêmes des lignes, ne présentera que l'en-tête des pièces et OFs.
Le "Détail ventilation" affichera au contraire à la fois l'en-tête et le détail des ventilations.
Si vous ouvrez le planning depuis le menu général (Affaires > Planning des affaires), les critères de filtrage sont beaucoup plus pointus. Vous pouvez notamment, en plus des options ci-dessus :
Filtrer le planning par étape d'affaire et statut d'élément.
Filtrer par situation ou état : opportunité ou affaire.
Sélectionner une fourchette d'affaires.
Indiquer une fourchette d'étapes.
Spécifier un code arborescence.
Spécifier un collaborateur.
Cibler :
une ou plusieurs activités,
un ou plusieurs événements,
un type de budget ou un ou plusieurs codes budgets,
un ou plusieurs ordres de fabrication, des données techniques, des articles fabriqués,
des pièces commerciales en sélectionnant un ou plusieurs fournisseurs et en précisant l'état des pièces (actif, périmé, modèle, etc.)
A noter : pour cibler un item en particulier, mettez-le dans les deux champs (de / à). A l'inverse, laissez ces champs vides pour afficher tous les items.
Les pictogrammes et les boutons
[Administrer les liens] : pour accéder aux contraintes associées à l'item sélectionné.
Pièce jointe inconnue ou double-clic : pour accéder au détail de l'item sélectionné.
Pièce jointe inconnue : pour recharger le Gantt.
Pièce jointe inconnue : pour zoomer / dézoomer sur le planning.
Pièce jointe inconnue : permet de zoomer / dézoomer dans le niveau choisi (jour, semaine, mois ou année).
Pièce jointe inconnue : Vous pouvez sauvegarder le planning à date, afin de pouvoir conserver les états successifs de la planification d'affaire. L'enregistrement est appelé 'Cliché Gantt' mais pourra être renommé librement par l'utilisateur. La consultation de ces 'Clichés' se fait dans l'administration d'affaire.( cf plus haut dans le support )
Pièce jointe inconnue Vous pouvez directement administrer les ressources, en fonction de l'activité courante sur le planning. Vous bénéficiez ici des mêmes possibilités que dans l'administration d'affaire.
Pièce jointe inconnue Vous pouvez directement administrer les liens entre les différentes entités du planning.En fonction du lien courant de l'arbre des éléments d'affaire
Pièce jointe inconnue (V10.6) Permet d'exporter vers MS project, via un format XML Data interchange.
Ce que vous pouvez faire depuis le planning
Important : avant d'effectuer une opération, assurez-vous que le bon item est sélectionné : il doit être gris.
Accéder à l'item affiché : double-cliquez sur la barre de planning.
Afficher / Masquer le détail.Par défaut, le détail est affiché, élément par élément. En cliquant sur la flèche orange d'un élément parent, le détail est masqué mais synthétisé au niveau du parent.
Connaître la date de début et de fin d'un élément.Au survol de la souris sur un élément, une info-bulle s'affiche.
Déplacer les jalons d'un élément ou d'une activité (par cliquer-déplacer).Les dates planifiées seront automatiquement mises à jour au niveau des entités concernées (éléments, activités, etc.) et tout ce qui se rapporte à l'affaire sera recalculé en conséquence, y compris les charges sur les ressources.
Créer des relations entre les jalons :Cliquez sur le cercle à l'extrémité de l'élément source.
Positionner / Modifier des liens créés lors de la définition des activités.
A noter : toute l'affaire peut être déplanifiée ou décalée depuis l'administration de l'affaire. Effectuez un clic droit sur l'élément-racine de l'affaire, puis choisissez la commande appropriée dans le sous-menu "Planification".
A noter : vous ne pouvez pas modifier les dates des OF, des événements et des pièces à partir du planning. Vous devez intervenir depuis la donnée elle-même. Mais un double clic sur l'évènement, ou la pièce permet un accès direct.
Les informations visibles sur le planning
Le planning affiché correspond à l'élément sélectionné : si c'est la racine, vous obtiendrez une vue globale, si c'est un sous-niveau, la vue sera plus détaillée.
A noter : les éléments visibles dépendent des options d'affichage.
Important : le planning affiche uniquement les éléments avec une date de début et une date de fin planifiées.
Les éléments d'affaire.Ils sont entourés de crochets et sont les conteneurs des autres entités. S'ils n'ont pas de contenu rattaché, ils s'affichent sous forme de segments de planification unitaires.
Les activités par élément.
Les événements de CRM par élément.Pour modifier les dates d'un événement il suffit de déplacer, allonger ou rétrécir ce dernier. Un double-clic permet d'accéder au module CRM (double-clic sur l'événement).
Les budgets.Tout ce qui est chiffré peut avoir une date de début et une date de fin. Exemple : les études d'implantation. Il peut donc être intéressant de les voir figurer sur le planning afin d'anticiper la charge budgétée. Des ressources pourront ensuite être affectées aux budgets.
Les pièces commerciales.Qu'il s'agisse de devis, commandes, factures, toutes les pièces sont visibles sur le planning. Un double-clic sur une pièce l'ouvre en mode consultation.
Les mouvements de pièces sont affichables si cette option est activée dans le menu Affichage – visualisations.
Les ordres de fabrication.Un double-clic sur un OF l'ouvre en mode consultation.
Les séquences de l'OF sont affichables si cette option est activée dans le menu Affichage – visualisations
A noter : si des ressources sont affectées à des budgets et des collaborateurs sont affectés à des activités, la charge induite par la manipulation de la barre de planning est mise à jour en temps réel. Seule la durée est modifiée, l'effort à fournir (temps prévu) n'est pas modifié.
A noter : Afin de mieux collaborer avec d'autres intervenants dans et hors l'équipe projet (clients et sous-traitants…), il est possible d'exporter des données vers MS Project, via un format XML Data interchange.
Les éléments planifiés sont exportés en tant que tâches, avec les dépendances.
La structure hiérarchique des éléments est reconstituée par la mise en place de codes hiérarchiques.
L'avancement des activités est exporté via les durées réalisées.
Les ressources ne sont pas exportées.
Gérer les liens planifiés
Affaires - Administration des affaires - Onglet Activités ou Budgets - Clic droit sur une activité ou une ligne budgétaire
Affaires - Planification d'affaires - Superviseur des liens d'entités planifiables
Affaires - Planification d'affaires - Planning des affaires - Bouton [Administrer les liens]
Les liens sont des dépendances, ou contraintes, entre des items affichés sur le planning.
Ils seront visibles et modifiables depuis le planning.
Il existe plusieurs types de liens :
Fin à début : la fin de l'activité 1 entraîne le début de l'activité 2. Cas le plus courant.
Début à fin : le début de l'activité 1 entraîne la fin de l'activité 2.
Fin à fin : les activités liées doivent se terminer en même temps.
Début à début : les activités liées doivent commencer en même temps.
Exemple : soit les 3 activités suivantes.- Câblage basse tension.- Contrôle.- Câblage haute tension.Vous pouvez ici créer des liens de type "Fin à début" pour que chaque activité débute quand la précédente se termine.
Créer un lien / Ajouter une contrainte
Depuis l'administration de l'affaire, cliquez sur l'item d'origine du lien (activité, budget).
Cliquez droit puis choisissez la commande "Demander un lien vers un successeur".L'origine est ainsi mémorisée.
Sur l'item de destination du lien, cliquez droit puis sélectionnez "Accepter un lien" - "Type de lien à créer".
Visualiser les liens
Un item comportant des contraintes est signalé par ce symbole : Pièce jointe inconnue .
Sélectionnez un item dans l'onglet "Activités" ou "Budgets", puis cliquez droit et choisissez la commande Consultation des liens.
Pièce jointe inconnue
Dans l'exemple ci-dessus, on peut voir que l'activité "Développements" présente un lien de type "Entrant depuis fin" avec l'activité "Analyse", ce qui signifie que les développements commenceront une fois l'analyse terminée.
Si l'on ajoute une activité "Rapports technique" qui doit avoir lieu après les développements, la consultation des liens de l'activité "Développements" sera la suivante :
Pièce jointe inconnue
Un double clic sur un lien, ou la commande Détail du lien du menu contextuel (clic droit sur la ligne) affiche les contraintes de l'activité sélectionnée. Dans l'exemple ci-dessous, nous voyons que l'activité "Rapport technique" dépend de l'activité "Développements", et plus précisément, doit intervenir ("Entrant") après ("depuis fin") :
Pièce jointe inconnue
Les contraintes en alerte sont signalées par l'icône Pièce jointe inconnue .
Leur correction s'effectue depuis l'item d'origine ou de destination.
A noter : vous avez la possibilité d'afficher les contraintes en alerte par le biais d'un widget. Voir l'aide en ligne du module Administration ("Paramétrage" - "Administration des widgets"].
Administrer les liens
Le Superviseur des liens d'entités planifiables contient deux parties : à gauche, la liste des entités de la sélection et à droite la liste des contraintes de l'entité sélectionnée.
L'administration des liens permet de modifier les caractéristiques du lien :
Sa typologie.
Un décalage éventuel, en positif ou négatif.Permet de faire débuter/démarrer une tâche au bout d'un certain temps.
C'est également la seule façon de les supprimer.
A noter : vous pouvez accéder au planning sur les entités concernées par le lien en cliquant sur l'icône Pièce jointe inconnue .
Clichés Gantt
Affaires – Administration des affaires – menu interrogation – dernier cliché Planning ou historique planning
Il est possible de consulter rapidement le dernier cliché Gantt enregistré sur l'affaire, ou d'accéder à l'historique des plannings qui permettra de retrouver tous les clichés successifs. Un cliché Gantt est une image fidèle de l'objet planning original, mais n'est pas modifiable. L'accès aux détails de chaque élément reste possible sauf en cas de suppression postérieure à l'enregistrement.
En tant qu'image, un cliché n'a pas vocation à repositionner automatiquement toutes les entités de l'affaire selon l'état du cliché à une moment donné.
Planifier avec les outils de la gestion à l'affaire
Principes de fonctionnement
Le traitement de planification accessible par clic droit sur un élément dans l'administration d'affaire permet de calculer des dates de fins planifiées. Les dates de fin planifiées sont exploitées sur les activités, les budgets et les éléments.
Les dates prévues des éléments sont importantes : elles sont héritées par défaut sur les activités et les budgets lors de leur création.
Les dates planifiées des éléments sont mises à jour selon les dates les plus extrêmes des activités et des budgets de l'élément : l'élément les englobe. Ce qui n'est pas le cas pour les OFs, Pièces, Evènements, l'élément ne les englobe pas dans la représentation Gantt
Les dates prévues des activités et des budgets ont vocation à être d'abord projetées par calcul, puis ajustées, finalisées dans l'outil planning Gantt selon deux principes :
Prise en compte des dates prévues et des contraintes sans considération du temps prévu qui est une charge à honorer sur la période ;
Prise en compte du temps prévu à partir d'une date de début de planification afin d'en projeter une date de fin planifiée.
La méthode de projection de la date de fin consiste à étaler les temps prévus comme une charge mono-calendrier sans contrainte.
Illustration :
Une activité de 10h après planification commence le jour J à 00h00 et se termine le jour J à 10h00.
Une activité de 100h après planification commence le jour J à 00h00 et se termine à J+4 à 04h00.
Concrètement, le traitement de planification utilise trois options :
Prendre en compte les dates prévues :
Prendre en compte les contraintes d'entités planifiables
Contrôler s'il existe des entités non planifiables
La première option dépend de l'existence de dates prévues :
Il n'y a pas de dates prévues :
Le traitement de planification prend la date/heure proposée dite « date début planifiée » du menu popup comme date début et projette la date de fin planifiée en tenant compte du temps prévu total, c'est-à-dire du temps prévu de l'activité selon son type de quantité et du nombre d'élément total.
Il y a des dates prévues
Ne pas prendre en compte les dates prévues :
Toutes les activités sans contraintes des éléments concernés auront pour date/heure début planifiée la date/heure saisie dans le menu popup qui est alimentée par défaut à la date du jour ; les dates fin planifiées des activités-budgets sous contraintes seront déduites. C'est le temps prévu total qui conditionne le calcul de la date/heure fin planifiée.
Les dates prévues sur les activités ne sont donc pas considérées avec cette option
Prendre en compte les dates prévues :
Les dates prévues des activités sont exploitées avec pour horaire début ou fin 00 :00
Le temps prévu total de l'activité n'est pas considéré avec cette option.
La deuxième option dépend de l'existence de contraintes :
Lien début-début
Lien début-fin
Lien fin-début
Lien fin-fin
Liens précédents avec écart +/- en heures.
A noter : Seuls les éléments ne peuvent pas recevoir/émettre de contraintes.
Le système de planification permet une prise en compte du calendrier de l'entreprise par défaut (celui précisé dans le dossier, onglet « 'option » ) ou celui rattaché directement à une ressource ou à un collaborateur. Il n'est pas ici question de considérer les moyens (ressources, collaborateur) et leur capacité pour déterminer des dates de fin. Le traitement s'appuye sur un calendrier paramétré.
Donc en reprenant les exemples sur un calendrier standard 8h > 12h 14h> 18 h 5 jours ouvrés
Illustration :
Une activité de 10h après planification commencera le jour J à 08h00 et se terminait le jour J+1 à 10h00.
Une activité de 100h après planification commencera le jour J à 00h00 et se terminait à J+13 à 12h00 en considérant ici des jours calendaires.
Ce mode de fonctionnement du calcul automatique des dates/heures avec calendrier n'existe donc que dans l'option « ne pas prendre en compte les dates prévisionnel » ou lorsque les dates prévues ne sont pas alimentées.
En prenant en compte le calendrier, les déplacements sur le planning des activités sont assistés puisqu'il faut tenir compte des contraintes qu'impliquent les horaires et périodes non travaillées.
Une activité de 2h qui commence à 8h termine bien à 10h, mais en la déplaçant à 11h, elle se terminerait à 15h, elle prend donc une forme plus longue sur le planning.
Une activité que l'utilisateur tentera de positionner à 19h sera systématiquement décalée le jour J+1 à 8h.
Le code calendrier ainsi que la case à cocher « calendrier » présente sur les lignes du tableau des ressources prennent ici tout leur sens. Par défaut, la case « calendrier » n'est pas cochée. Non cochée, c'est le calendrier entreprise qui est exploité. Si une ou plusieurs lignes disposent de la case « calendrier » cochée :
S'il n'y a qu'une ligne dans le tableau avec la case cochée, le calendrier de la ligne est utilisé ;
S'il y a plusieurs lignes dans le tableau avec la case cochée, c'est le calendrier entreprise qui est utilisé.
Ainsi, deux activités avec un temps prévu à 10h, débutant toutes les deux à J à 8h :
Calendrier d'une ligne coché basé sur 5j ouvrés 8h par jour => date fin => J+1 à 10h
Calendrier d'une ligne coché basé sur 5j ouvrés 10h par jour => date fin => J à 18h
C'est le calendrier de la ligne cochée du tableau des ressources qui pilote l'activité du Gantt lors des manipulations de glisser-déposer.
A noter : Les budgets sont visibles dans le Gantt lancé en tunnel (hors menu) : Mais ils ne le sont pas dans le plan de charge qui devra lui être lancé depuis le menu pour les considérer.
A noter : pour replanifier, deux alternatives => déplanifier pour supprimer les dates planifiées et relancer la planifcation. Sinon opérer un décalage planning selon le besoin.
La planification d'une activité prend toujours en référence le temps prévu et la date début prévue de l'activité et s'il n'en existe pas, la date début du traitement de planification, indépendamment des saisies de temps passés.
Magnétisme sur le Gantt
Un « magnétisme » permet de positionner les activités dans le planning selon une grille de temps dont la maille est paramétrée dans le dossier, onglet « option », zone « grille de temps ».
Ce paramétrage permettra aussi une exploitation par le moteur de planification qui utilisera cette valeur comme un « multiple de ».