Nous détaillons dans ce paragraphe la gestion de la facturation à l'avancement autrement appelée « facturation de situation de travaux » pour un devis validé.
La facturation de la situation d’avancement se fait en 2 étapes :

• la saisie d’une situation d’avancement à date et son impression détaillée qui sera généralement transmise pour approbation au correspondant client (chef de projet, maitre d’œuvre…)

• la génération d’une facture ‘gestion commerciale’ de la situation acceptée et son intégration en comptabilité; Le format détaillé ou groupé de cette facture est défini en amont dans le devis travaux.
  Il est proposé 2 modes de facturation :

  • la facturation directe de la situation

  • la facturation regroupée des situations (V10.8)

Pour saisir la situation à date, il existe deux manières de procéder :

• par le MENU : Commerce et logistique / Installation Maintenance / Facturation Situation / Saisie situation devis travaux client

• Directement depuis le devis travaux via le menu « interrogation / situation ».

Dans ce cas :

• S'il n'existe aucune situation, la création d'une situation va être automatiquement proposée

• Si une (ou des) situation(s) existe(nt), la visualisation des entêtes de situation est alors proposée, et on peut décider alors d'en créer une nouvelle.

Ergonomie générale

Nous retrouvons dans la saisie des situation, les principaux menus d'un devis travaux ainsi que des fonctionnalités propres à la gestion de situation :

• Dans la bande haute, les menus :

  • Fichier :

    • Imprimer

    • Présentation

    • Quitter

  • Edition : Les fonctionnalités classiques de navigation

  • Options :

    • Rester en modification de ligne (V10.8)

  • Outils :

    • Le zoom généralisé

  • Interrogations :

    • Les différents textes, notes et fiches concernés par le devis travaux sur lequel nous sommes positionnés.

    • Facture : interrogation de la facture générée depuis la situation

    • Avoir : interrogation de l'avoir généré depuis cette situation

    • DGD : impression d'un décompte mensuel, général  et général définitif à la demande. On précise alors :

      • Affaire : L'affaire concernée

      • Décompte au : La date d'arrêtée souhaitée pour ce DGD

      • Titre : On précise le titre que l'on veut donner à cette impression (Titre à paramétrer dans la table dédiée)

      • Uniquement le cumul : pour le DGD principalement; ne présente qu'une colonne de cumul, pas d'avancement

  • Validation :

    • Valider en facture : lance la Génération de la facture GesCom depuis cette situation en vue de sa comptabilisation.

    • Annuler en avoir : Génère un avoir de la facture émise pour cette situation, facture simple ou facture regroupée. Cette option s'active dès lors qu'une facture a été générée au préalable.
      Elle fait passer la(les) situation(s) de l'état ‘périmé’ validé en facture à l'état ‘périmé’ annulé en avoir

    • Restitution d'acompte (V10.6) : en règle (de déduction d')acompte, 'Saisie de la déduction', permet de générer un avoir de l'acompte restant après la situation finale.

    • Valider en facture regroupée (V10.8) : lance la facturation regroupée des situations en mode piloté.

  • Aide : Les fonctionnalités classiques d'aide

• Dans la bande haute « orange », les raccourcis détaillés de gauche à droite :

  • Créer / Modifier / Supprimer : 

  • Déployer / Réduire une sélection (Notion de « chapitrage » ou de « niveau »)

  • Note du client / Note de l'article / Note de l'ouvrage

  • Note de pièce / Fichiers joints / Note de ligne

  • Retenue : Ce bouton permet de consulter le montant des retenues de garantie calculés pour cette situation.

  • Acompte : Ce bouton permet de consulter les montants d'acompte calculés de la reprise d'acompte pour cette situation, et de gérer la 'saisie des déductions' en règle (de déduction d')acompte (V10.6) 

  • Actualisation/révision de prix : Ce bouton permet d'ajouter ou soustraire des révisions de prix sur la situation courante (le calcul des montants n'est pas effectué via IM). Cette actualisation/révision peut être à la hausse ou à la baisse. Lors de la recherche d'article pour l'ajout d'une ligne de révision, la recherche filtre la nature de produit présente dans le paramétrage du dossier.

  • Retenue contractuelle : Ce bouton permet d'ajouter ou soustraire des retenues contractuelles (comme des pénalités) sur la situation courante (le calcul des montants n'est pas effectué via IM). Lors de la recherche d'article pour l'ajout d'une ligne de révision, la recherche filtre la nature de produit présente dans le paramétrage du dossier.

  • Les différents textes : Entête / Pied / Ligne

  • Autres raccourcis standards : Recherche / Zoom / Abandon / Validation / Impressions / Aide

  • Rééchelonnement des garanties : Utilisable en principe sur la dernière situation, il permet de formaliser l'enregistrement d'un PV de réception et de provoquer le rééchelonnement des retenues de garantie selon le paramétrage prévu.

• Dans la bande haute « grise », les raccourcis détaillés de gauche à droite :

  • Les différents chevrons

  • L'accès aux détails d'entête, de ligne, de pied.

Afin d'optimiser l'utilisation sur des situations proposant un nombre important de lignes, la fonctionnalité propose une entête et un pied réduits respectivement sur 3 et 1 lignes.

• En entête réduite (V10.6) : 

  • Numéro de situation

  • Référence : reprise de la référence du devis travaux

  • Tiers 

  • Affaire

  • Statut, Etat et date

  • Code et Nom du site

• en pied de pièce réduit (V10.6) : 

  • Synthèse avancement : avancement cumulé et avancement relatif, exprimés en pourcentage

  • Synthèse Acompte : Montant décompté sur la situation et solde d'acompte

  • Montant HT / TTC et devise 

Entête de la facture de situation

Au niveau de l'entête de la facture de situation, dans son utilisation opérationnelle, on reprend les éléments initialement prévus au niveau de l'entête du devis travaux.

Onglet GENERALITES

Seule la date de la facture de situation est modifiable.

Onglet FACTURATION/SITUATION

• Bloc Facturation/Situation

  • Code opération facturation groupée et son code avoir associé

  • Code opération détaillée et son code avoir associé

  • Code opération facturation finale et son code avoir

  • Code opération facturation acompte et son code avoir.

• Bloc Impression
  les paramétrages sont hérités du dossier / devis travaux et sont modifiables
  
  

  • Imprimer le récapitulatif des situations

  • Rang calculé à l'impression du récapitulatif

  • Ne pas imprimer les situations annulées sur le récapitulatif

  • Récapitulatif (V10.6) : au choix parmi 

    • Situation en cours exclue

    • Situation en cours inclue
      
      

• Bloc Suivi

  • N° de facture de situation : renseigné à la facturation; si renseigné permet l'ouverture de la pièce en consultation.

  • N° d'avoir de situation
    
    

• Service public (V10.8) : Informations Chorus Pro, accessibles en modification

  • Service public

  • Engagement

Onglet ADRESSES

Reprise des adresses issues du devis travaux.

Lignes/Mouvements de la facture de situation

Au niveau des mouvements de la facture de situation, dans son utilisation opérationnelle, il est possible, à n'importe quel niveau, de modifier le pourcentage de facturation de la ligne.

Pied de situation

• Montant HT produit Situation

• Montant HT situation

• Acompte Déduit par la situation

• Acompte restant à déduire

• Montant HT

• TTC pièce

• Avancement cumul : exprimé en pourcentage

• Avancement relatif : exprimé en pourcentage

Fonctionnement

A la création de la situation, le traitement initialise l'avancement précédent et les différents soldes.
La création d'une situation n'est autorisée que lorsque la situation précédente est validée en facture.

La saisie de l'avancement se fait, selon paramétrage : 

• en pourcentage cumulé ou relatif

• en quantité cumulée ou relative

il est possible de mixer l'option de saisie, en modifiant ponctuellement le mode à la ligne (le changement de méthode est contrôlé).

il est possible d'enregistrer 

• des actualisations/révisions de prix : les actualisations / révisions de prix sont présentées dans l'impression des situations et sont intégrées dans la facture générée.
  (un paramétrage dossier travaux permet de définir la nature de produit des articles devant être utilisés pour définir une actualisation / révision de prix)

• des retenues contractuelles : les retenues sont présentées dans l'impression de la situation et dans le décompte; elles ne sont pas intégrées à la facturation.
  (un paramétrage dossier travaux permet de définir la nature de produit des articles devant être utilisés pour définir une retenue contractuelle)

A la validation de la situation, le traitement calcule les montants de restitution d’acompte et des retenues de garantie selon paramétrages.

A la facturation de la situation, les retenues de garantie sont intégrées au montant facturé, mais sur une échéance décalée (paramétrage spécifique du mode de règlement).

Déduction d'acompte

Rappel : l'acompte est généré à partir du devis travaux (selon paramétrages).
L'acompte est éclaté : 

• par tva, dépôt, affaire, avenant, axes analytique (seule méthode proposée en V10.5)

• par tva, dépôt, (affaire) (V10.6)

Déduction automatique de l'acompte

En mode de déduction automatique, la déduction d'acompte est calculée en validation de situation et facturée pour chaque composante d'acompte, en utilisant 

• la référence acompte

• le code opération avoir lié au code opération de l'acompte.

Déduction d'acompte en méthode acompte 'Saisie de la déduction' (V10.6)

A la création de la situation, le traitement récupère les composantes d'acompte(s) .

ATTENTION : si un acompte est généré alors qu'une situation est déjà créée, le nouvel acompte ne sera pas disponible dans la situation; Si la situation n'est pas facturée, on pourra supprimer la situation et la recréer.

Tableau des acomptes : 

le tableau des acomptes présente les informations suivantes, pour chaque acompte , pour chacune de ses composantes : 

• le numéro d'acompte

• la règle acompte : proportionnel / au plus rapide / Saisie de la déduction

• le pourcentage d'acompte (appliqué sur le montant de la situation)

• les critères d'éclatement : Régime TVA (et %TVA) , Dépôt, Affaire, avenant, axes (selon paramétrage). 
  en éclatement par Régime TVA, Dépôt, si toutes les lignes sont liées à une même affaire, l'acompte va gérer l'affaire.

• le montant HT de l'acompte

• le montant d'acompte pour la situation : champs saisissable et contrôlé (ne peut être supérieur au montant restant, ne peut être supérieur au montant de la situation sur la même composante)

• le montant d'acompte déjà déduit

• le solde d'acompte

• le numéro de pièce de la facture d'acompte.

En validation de la saisie de la situation, si aucun montant d'acompte n'a encore été saisi et selon les paramétrages 'Message si méthode 'saisie de la déduction d'acompte' du dossier devis travaux / onglet FACTURATION/SITUATION 

• message d'information ou d'alerte si déduction d'acompte non saisie : activé

• Renseignement d'un Pourcentage d'avancement (cumulé) de situation seuil pour un message de type 'Alerte' , 'Info' en deçà 

le traitement va afficher un message d'information ou d'information ou d'alerte, indiquant : 

• le montant restant d'acompte à déduire

• le pourcentage total d'avancement

et invitant l'utilisateur à saisir une déduction d'acompte. Si oui, on reste en modification, si non, la situation est validée.
il sera possible de revenir en modification pour compléter l'acompte ensuite.

la saisie de la déduction d'acompte se fait dans le tableau des acomptes.

A l'ouverture du tableau en modification, le traitement propose par un message de confirmation, d'initialiser les montants d'acompte : 

• pour chaque composante, le minimum entre : 

  • le solde d'acompte 

  • le montant HT de l'acompte sur cette composante

Si vous confirmez, le traitement alimente l'acompte situation par ce montant.
Sinon, le montant d'acompte est accessible à la saisie; des contrôles sont appliqués en validation.

Comme dans les méthodes de déduction automatique d'acompte, la déduction d'acompte est présentée sur l'impression de la situation et facturée pour chaque composante d'acompte, en utilisant 

• la référence acompte

• le code opération avoir lié au code opération de l'acompte.

Validation / Restitution d'acompte : 

la saisie de la déduction d'acompte ne peut garantir que toutes les composantes d'acomptes seront soldées lorsque la dernière situation sera validée.
Dans ce cas, il sera possible de générer un avoir de restitution du solde d'acompte par le menu Validation / restitution d'acompte.

Impression de la situation

La facturation à la situation propose un masque d'impression reprenant la présentation du devis travaux sous forme d'arborescence.

La facturation peut être imprimée avant génération de la facture.
L'impression de la facture générée fusionne l'impression de la facture Gescom et de la situation; le numéro de facture est ajouté à la situation.

Lignes de mouvements : 

Bloc Total 

• Total HT

• Avancement relatif en % (V10.6) 

• TOTAL TTC

Récapitulatif des situations

• Facture(s) d'acompte générées depuis le devis travaux

• Facture d'avoir d'acompte généré éventuellement depuis la dernière situation

• Situations passées avec information déduction d'acompte

• Situation en cours (V10.6) : selon paramétrage

Facturation de la situation

La facturation de la situation se fait à partir de la situation, par validation de la situation en facture. Une fois la facture émise, le statut de la situation évolue et passe à ‘périmé’ validé en facture.

Sur sélection du menu Validation / valider en facture, le traitement ouvre la fenêtre de création de pièce en initialisant la date de la pièce à la date de situation.
Lorsque l’option ‘sélectionner l’élément d’ancrage' en validation de situation est active (paramétrée dans l’onglet Affaire du dossier Installation Maintenance), la fenêtre de création de pièce propose la saisie de l'élément d’affaire de type facturation, sur lequel sera enregistrée la facture émise. (V10.8)

Avoir de la facture de situation

Sur la situation à l'état ‘périmé’ validé en facture, la commande Validation/annuler en avoir permet de générer un avoir de la facture de situation.
à la génération de l’avoir, le statut de la situation passe à ‘périmé’ annulé en avoir. L’indice de situation ne sera pas réattribué, et la numérotation des situations effectivement facturée pourra comporter des sauts d’indice.
Pour rappel, vous disposez de paramétrages d’impression pour choisir comment imprimer les situations annulées et numéroter les situations effectivement facturées.

Rattachement de la facture de situation à un élément d’affaire (V10.8)

Sur option définie pour la société par le paramétrage Sélectionner l'élément d’ancrage dans le dossier devis travaux / onglet Affaire / tableau Options de validation de la facturation :

• un paramètre élément est ajouté en création de facture; il permet la sélection de l'élément de rattachement de la facture qui va être générée.
  La sélection se fait dans le zoom des éléments d’affaire de type Facture.

• Champs complémentaires gérés lorsque la facture est une facture de situation

  • icone identifiant que la facture est une facture de situation

  • Préfixe, numéro et indice de la situation

• le menu contextuel Visualisation situation ouvre la situation

Facturation regroupée des situations (V10.8)

Attention : la facturation regroupée n’est utilisable que sur les situations avec une gestion automatique de restitution d’acompte

Cette fonctionnalité va répondre à 2 problématiques :

• regrouper les situations d’une même affaire, devis travaux initial, travaux complémentaires et annulation de prestations enregistrés sous forme de devis travaux sur avenant, sur une seule facture

• sur le modèle de la facturation différée des BL en gestion commerciale, de lancer la facturation d’un lot de situations répondant à une série de critères

Vous avez 2 façons pour accéder à cette fonctionnalité :

• accès piloté depuis une situation de devis travaux par la sélection du menu Validation / valider en facture regroupée

• par le menu : Gestion commerciale & logistique > Installation Maintenance > Facture Situation > Facturation regroupée des situations.

Sélection des critères

Quel que soit le mode d’accès utilisé, le traitement débute par la présentation de la fenêtre de saisie des critères de sélection :

• Date de facturation : positionnée à la date du jour en accès menu, à la date de la situation en accès piloté

• Affaire : code Affaire en sélection de … à …; non renseignée en accès menu, champs de … à … initialisés par la code affaire de la situation en accès piloté

• Pour le site : Code site ; non renseigné en accès menu, initialisé par le site de la situation en accès piloté

• Situation : sous la forme Préfixe, Numéro, indice en sélection de … à …;

• Client : Code tiers du client sous la forme de … à … pour une sélection de tiers; non renseigné en accès menu, initialisé en accès piloté

• période : sous la forme du … au ….; date de début non renseignée en accès menu, les 2 dates initialisées à la date de situation en accès piloté

• Code ADV

• Code opération : non renseigné en accès menu ni en accès piloté

• Catégorie de pièce : non renseignée en accès menu, initialisé en accès piloté

• mode brouillon (Impression en mode) : initialisée à partir du paramétrage Dossier onglet impression pièces

• Forcer le mode brouillon pour le support d’impression ‘PDF signé’ : initialisé à partir du paramétrage Dossier impression pièces

les actions (bande orange)

• Disquette : gestion standard des paramètres

• abandon : sortie

• Validation : affiche un message de confirmation puis lance la sélection des situations correspondant aux critères;

Sélection des situations et Traitement de la facturation

à la validation des critères, le traitement ouvre la fenêtre de traitement de la facturation regroupée qui va se dérouler en 4 phases

• présentation des situations actives satisfaisants les critères,

• sélection et marquage des situations à traiter

• vérification de la sélection (1-Vérification)

• Validation et génération des factures (2 - Validation)

Ergonomie Générale

Les situations sont présentées en tableau, ordonnées par numéro d’affaire, numéro d’avenant, numéro de situation.

Dans la bande haute, les menus :

• Edition

  • Marquer / démarquer la sélection

  • Effacer le marquage

• Outils

  • Consulter la situation pointée

  • Consulter la facture (grisé et activé lorsque la situation est facturée)

  • Export tableur

  • Zoom généralisé

Dans la bande haute « orange », les raccourcis détaillés de gauche à droite :

• flèches de navigation

• marquer / démarquer la sélection

• Effacer le marquage

• Cible : ouverture de la situation

• Facture (grisé par défaut et activé lorsque la situation est facturée)

• Export tableur : export des informations visibles du tableau dans tableur par défaut

• 1 - vérification : lance l'étape de vérification sur les lignes de situation marquées et affiche le résultat; affiche un message de confirmation avant lancement; aucune mise à jour n’est effectuée.
  le bouton est grisé après vérification

• 2 - Validation : grisé par défaut. devient actif quand la vérification est effectuée.
  affiche un message de confirmation avant lancement de la génération des factures sur les lignes marquées et validées.

parmi les informations présentées :

• code affaire, code avenant

• préfixe, numéro et indice, état, statut et date de la situation,

• code client, site

• Montant HT/ TTC, Acompte repris

et des champs qui seront renseignés en cours de traitement par la vérification :

• N° de regroupement

• Montant HT à facturer

• Préfixe et numéro de facture générée

Vérification

Le traitement de vérification s’applique sur les lignes marquées. Une confirmation est nécessaire pour que le traitement de vérification se poursuive.

Le programme recherche les situations à regrouper selon les critères de regroupement suivants :

• Projet

• Facture finale

• Facture groupée

• Tva Tiers

• Dépôt

• Mode HT ou TTC

• Devise

• Catégorie de pièce

• Site

• adresse tiers

• Code Adresse Tiers

Pour chaque groupe (comprenant une situation ou plusieurs), le traitement affecte un numéro d’ordre (numéro de regroupement) qui permettra d’identifier les regroupements composés et calcule le montant de la facture.
le sens de la facture est déterminé à la vérification.

Validation

le traitement de validation va générer une facture par regroupement et imprimer la facture si l’aperçu par défaut est activé.

Un texte de ligne est ajouté sur la première ligne de chaque situation de la forme : Situation [Préfixe][Numéro][indice] : Affaire [code Affaire]
Pour chaque situation, on retrouve les ligne de facturation de situation et le bloc des lignes de restitution d’avoir comme pour une facturation simple.
Les lignes des situations sont imprimées dans l’ordre des situations, au fil de l’eau.
le numéro de situation est ajouté sur chaque ligne de mouvement
les retenues de garantie sont cumulées par Mode de Règlement et toujours gérées via les échéances multiples

L’impression de la facture regroupée de situation fusionne la facture Gescom et toutes les situations du regroupement.

Annulation en avoir d’une facture regroupée

l’annulation en avoir d’une facture regroupée suit le même processus qu’une facture simple de situation.

A partir de la situation, Menu : Validation / Annuler en avoir

un avoir est généré à partir de la facture et toutes les situations du groupement passent au statut ‘périmé’ annulé en avoir