Paramétrage du dossier Installation Maintenance (IM)

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Last updated: 19/12/2022 by Alexandre DESMOUCEAUX
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Numérotation des équipements (10.9)

Dans le dossier commun C&L → Fichiers → Organisation → Dossiers : Bouton “Numérotation” : le champ “Equipement” a été ajouté pour permettre d’initialiser le code équipement souhaité.

Bouton Installation Maintenance

Créer le dossier IM via le bouton « Installation Maintenance » présent dans le paramétrage du dossier « Gestion commerciale et logistique ».

Onglet Devis travaux

Dans cet onglet, on paramètre les différents éléments nécessaires à l'utilisation du devis travaux et des fonctionnalités Installation Maintenance.
Ces paramètres permettent d'initialiser les valeurs par défaut qui sont présentes dans l'entête du devis travaux et tout autre paramètre pour les éléments qui vont découler du devis travaux : génération de la commande opérationnelle, génération des interventions, génération des équipements, facturation à l'avancement, génération de la facture finale par exemple.

Tableau Généralités

Par ordre d'apparition dans l'écran ci-dessus :

  • Préfixe pour la numérotation des devis travaux : permet d’indiquer un préfixe à utiliser par défaut pour la numérotation des devis travaux prospect et clients.
    en V10.7, ajout d’un type ‘devis travaux’ dans le paramétrage de la numérotation et préfixe afin de pouvoir utiliser la numérotation standard, notamment en dossier multi établissements

  • Calcul dynamique des totaux : cette option permet d'activer le calcul dynamique des totaux au niveaux des chapitres en ajout de ligne.
    (V10.8) Lorsqu’un filtre est appliqué sur le devis travaux, l’option permet la mise à jour immédiate des montants cumulés sur les lignes ouvrages et chapitres lors de la mise à jour d’une ligne.

  • Copie des textes liés à l’ouvrage dans le devis travaux : Cette fonctionnalité permet, en saisie de ligne de devis travaux, de récupérer les textes définis dans les ouvrages dans les textes de lignes modifiables.

  • Activer la Génération de la commande opérationnelle en validation de devis travaux sans situation (V10.6) : ce paramétrage indique de générer la commande opérationnelle à partir du devis travaux en validation de devis sans situation (pour continuer dans un flux Gescom);
    sinon, il sera possible de générer une ou plusieurs commandes opérationnelles par le menu Validation / Génération de commande du devis travaux.

  • Activer la saisie rapide à partir du champ référence : permet, en saisie de ligne de devis travaux, de définir un préfixe pour remplacer à la saisie, la sélection dans le menu contextuel.

    • Préfixe pour la recherche des ouvrages : Saisi en préfixe du champ référence d’une ligne de devis travaux, permet de rechercher des ouvrages (et non des articles).

    • Préfixe pour la saisie rapide des chapitres (v10.8) : Saisi en préfixe du champ référence d’une ligne de devis travaux, permet à la validation du champ, d’ouvrir la fenêtre de saisie du chapitre.
      Le texte saisi après le préfixe, initialise le titre du chapitre.
      Lorsque le préfixe est utilisé seul, le titre du chapitre rester prérempli par défaut ‘Chapitre niveau x’.

  • Méthode de calcul du prix : On précise la manière dont le prix de vente est déterminé entre :

    • Achat / CR * Coefficient de vente : application successive de coefficients de vente sur le tarif d’achat net du fournisseur indiqué.

    • Tarif de vente : Utilisation de l'algorithme standard de recherche de tarif de Divalto gestion commerciale.

  • Méthode de valorisation du déboursé (V10.6) : On précise la méthode de valorisation du 'prix d'achat' pour les articles sans fournisseur habituel et sans tarif d'achat entre ; 

    • Prix d'achat

    • CR

    • CMP

    • Coût standard

    • Aucune

  • Unité main d'œuvre synthèse et affaire : On précise l'unité dans laquelle la main d'œuvre doit être exprimée dans le tableau de synthèse (notion de « débours » ou « déboursé ») et dans le bilan d’affaires

  • Préfixe nature main d’œuvre (V10.7) : Obligatoire, indique le préfixe de la nature de produit identifiant un article de Main d’Œuvre dans tous les traitements Installation Maintenance. ce paramètre est ajouté en version 10.7, en remplacement d’une règle de gestion programmée et non paramétrable avec le préfixe 4MO dans les versions antérieures.

  • Nombre de jours de validité : On précise le nombre de jour de validité par défaut d'un devis travaux. Date de validité = Date du devis travaux + nombre de jours.

  • Postes complémentaires : On précise le code table des postes complémentaires qui est utilisé dans le tableau de synthèse pour un devis travaux. (Voir chapitre « Table postes complémentaires)

  • Code opération pour commande flux GESCOM : On précise le code opération que l'on veut utiliser lorsque l'on ne travaille pas avec une facturation à l'avancement. Ce code opération est paramétré comme pouvant être facturé dans un flux « classique » : devis travaux / commande / BL / facture.

  • Mode d’initialisation des commerciaux (V10.9) : On précise le mode d’initialisation des commerciaux selon cinq modes :

    • Tiers du  devis travaux  : les commerciaux sont initialisés à partir des commerciaux du Tiers du devis

    • Site puis Tiers du site : les commerciaux sont initialisés à partir du site, lorsque le commercial 1 est renseigné sur le site, sinon, les commerciaux sont initialisés à partir du tiers du site si le commercial 1 est renseigné, sinon à partir du tiers du devis

    • Site puis Tiers du devis :  les commerciaux sont initialisés à partir du site, lorsque le commercial 1 est renseigné sur le site, sinon à partir du tiers du devis

    • Affaire puis Site puis Tiers du site : les commerciaux sont initialisés à partir de l'affaire, lorsque le commercial 1 est renseigné sur l'affaire, sinon à partir du site, lorsque le commercial 1 est renseigné sur le site, sinon, à partir du Tiers du site si le commercial 1 est renseigné, sinon à partir du tiers du devis  

    • Affaire puis Tiers du devis : les commerciaux sont initialisés à partir de l'affaire, lorsque le commercial 1 est renseigné sur l'affaire, sinon à partir du tiers du devis

  • Référencement (V10.8) : on précise le périmètre d’application du contrôle du référencement dans le cas ou le tiers du devis travaux n’est pas le tiers du site (Tiers du devis travaux en lien commercial avec le site)
    le contrôle du référencement ne s’applique que lorsque l’option contrôler le référencement client est active (Dossier / Gestion des pièces)

    • sur tiers commercial du site : le contrôle du référencement est fait sur le tiers du devis travaux (valeur par défaut)

    • sur tiers du site : le contrôle du référencement est fait uniquement sur le tiers du site

    • sur les deux : le contrôle du référencement est fait sur le Tiers du devis travaux et le Tiers du site

Tableau Coefficients

On précise les 4 coefficients qui sont utilisés dans un devis travaux lors de l'utilisation de la méthode de calcul du prix « Achat / CR multiplié par le coefficient de vente »
Par ordre d'apparition dans l'écran :

  • Coefficient de vente de la main d'œuvre : coefficient à appliquer au tarif d’achat net d’un article de Main d’Œuvre pour calculer le prix de vente

  • Coefficient de vente de la fourniture : Coefficient à appliquer au tarif d’achat net d’un article à l’exception d’un article de Main d’œuvre pour calculer le prix de vente.

  • Coefficient de difficulté : Coefficient qui s’applique sur la quantité de main d’œuvre afin de tenir compte d’une difficulté particulière des prestations (travail de nuit, travail dans un environnement complexe…)

  • Coefficient frais généraux : Coefficient qui s’applique en fin de calcul pour intégrer les frais généraux dans le prix de vente (on retrouve ce paramètre à un niveau plus fin dans la table des natures de produits)

Tableau Impression

On précise les présentations des masques d'impressions à utiliser pour le devis travaux. On utilise ici le paramétrage de la table des titres de pièces comme suit :

  • Titre devis prospect

  • Titre devis client

  • Titre confirmation de commande (impression réalisée à partir du devis travaux) (V10.6)

  • Impression des équipements (V10.9) : Cette option permet d’imprimer la liste des équipements concernés sur un devis de type dépannage. Celle-ci se retrouve également sur l’ouvrage.

  • Code Texte GCV : On peut préciser ici le code texte pré enregistré (voir table dédié) qui va être imprimé en dernière page du devis travaux. Ce code texte CGV est propagé sur l'entête du devis travaux. On peut alors facilement modifier ce code texte au niveau de l'entête du devis travaux pour imprimer des CGV différentes selon les cas de vente (travaux, SAV, autre…)

  • Support d’impression (V10.9): cette option permet de définir des paramètres d'impression par défaut pour le devis travaux.

  • Texte en-tête (V10.9)

  • Texte pied (V10.9)

Onglet Intervention

Dans cet onglet, on paramètre les différents éléments nécessaires à la gestion opérationnelle dès lors que le devis travaux a été validé.

Tableau Généralités

  • Code op commande opérationnelle : On précise le code opération qui est utilisé pour la génération de la commande de vente issue du devis travaux.

Précisions importantes :

  • Le code opération ne doit pas être facturable dans son paramétrage. En effet, la facturation d'un devis travaux passera par la gestion de la facturation à la situation.

  • Dans le paramétrage du code opération, on précisera un code titre commande dédié à cette commande dite « opérationnelle ».

  • Regroupement main d'œuvre commande : On précise la méthode de génération des lignes de main d'ouvre prévues dans le devis travaux pour la commande opérationnelle. Trois possibilités :

    • Aucun : Pas de génération des lignes de main d'œuvre dans la commande opérationnelle.

    • Par chapitre : la main d'œuvre incluse dans les lignes du devis travaux est générée et regroupée par chapitre.

    • Par pièce : la main d'œuvre incluse dans les lignes du devis travaux est générée et regroupée pour le devis entier.

  • Gestion des quantités / prix sur la commande (V10.6) : On précise l'option de génération des prix unitaires en commande opérationnelle, parmi trois possibles : 

    • Utiliser le prix par : seule cette méthode garantit que le montant ligne ne sera pas affecté par un arrondi et sera égal au montant ligne devis travaux

      • pour la part fourniture 

        • quantité = quantité du mouvement de devis travaux

        • PUB = Montant HT total de la part 'Fourniture' (devis travaux / onglet cout article)

        • prix par = quantité du mouvement de devis travaux

        • Montant = PUB

      • pour la part Main d'Œuvre

        • quantité = 

        • PUB = Montant HT total de la part 'Main d'oeuvre' (devis travaux / onglet cout article)

        • prix par = quantité

        • Montant = PUB

    • Utiliser la quantité et le Pub du devis travaux : cette méthode peut introduire un écart lié à l'arrondi du PUB 

      • quantité = quantité du mouvement de devis travaux

      • PUB = Montant unitaire article 

      • prix par : non renseigné

    • Selon type de ligne : à compléter

  • Unité des temps d'intervention dans l'administration Intervention (V10.6) : on précise ici l'unité de gestion du temps dans l'administration intervention ; l'unité est maintenant décorrélée de l'unité de temps utilisée en CRM Web

  • Activer le contrôle du contrat sur les équipements : Permet de gérer des interventions 'sous contrat'. 
    On active dans l'ERP le même contrôle que dans le module métier, à savoir que tous les équipements impliqués sur une même intervention de type 'maintenance' doivent être

    • soit liés à un même contrat 

    • soit non liés à un contrat

Tableau Interactions CRM Web

  • Unité d'intervention : On précise l'unité de gestion des temps d' intervention utilisée lors de la génération des interventions. Elle est définie par le Webhook (Minutes)

  • Ouvrage par défaut (V10.6) : On précise l'ouvrage à utiliser par défaut à la création d'un devis travaux par webservice, si l'ouvrage n'est pas transmis. (en particulier, pour la création du devis travaux depuis une demande ou une intervention depuis la CRM Web)

  • Genre matériel par défaut : On précise le genre de matériel (équivalent au genre d'équipement) pour la génération des équipements dans la back office SAV  Obsolète à partir de la version 10.5 car géré également en CRM Web, conservé pour compatibilité 10.4.

  • Code opération commande intervention : On précise le code opération qui est utilisé par défaut pour la génération des bons de livraison issus des interventions terminées.

  • Proposer la génération des interventions / équipements en validation de devis travaux : On précise ici l'on souhaite proposer à l'utilisateur de générer les interventions / équipements dès la validation du devis travaux. Si cette case n'est pas cochée, aucune proposition de sera faite. Il conviendra alors de passer par les menus dédiés ou par l'administration des interventions (voir chapitre dédié).

  • Référence pour la facturation au km : On précise la référence article à utiliser lors de la facturation des déplacements liés à une intervention. C'est cette référence article qui sera utilisée dans les bons de livraison issus des interventions terminées, en substitution de la référence liée au temps de trajet.

  • Catégorie de pièces par défaut lors d'une intégration d’un devis travaux par webservice (V10.7) : On précise la catégorie de pièces à utiliser à la création d’un devis travaux par le webservice, lorsque celle-ci n’est pas précisée.
    Cette catégorie par défaut est utilisée dans la création des devis travaux réalisée à partir des demandes et des interventions CRM Web.

  • Validation automatique des rapports par le datahub (V10.9) : Lors de l’intégration d’un rapport d’intervention, celui-ci est validé en automatique ( génération du BL ou validation d’une commande en BL) s'il respecte certains critères définis au niveau du dossier. Les critères sont les suivants :

    • Aucun : Aucune validation automatique

    • Identique CD : les articles et les quantités doivent être strictement identiques. Les rapports non liés a une intervention sont aussi validés automatiquement

    • Identique CD et ajout : les articles et les quantités présents dans la commande doivent aussi être présents dans le rapport, mais le rapport peut aussi contenir des lignes supplémentaires ou des quantités supérieures. Les rapports non liés à une intervention sont aussi validés automatiquement

    • Sans commande : seul les rapports non liés a une commande sont validés en automatique

    • Tous : Tout les rapports sont validés en automatique.

  • Activer la sélection des équipements depuis la CRM (V10.6) : dans la sélection des équipements dans le devis travaux, si cochée, interroge les équipements de la CRM Web. Si non cochée, interroge les matériels.

A partir de la version 10.9, si cette case est cochée, à la création d'un devis travaux de type maintenance, et lors de la sélection des équipements sur l'ouvrage : si l’on choisi un équipement qui a été déjà sélectionné, une alerte s'affiche indiquant l'existence de cet équipement dans la liste des équipements. (V10.9)

  • Numérotation de l’intervention (V10.7) : à partir de la version V10.7, il est possible de choisir la méthode de numérotation de l’intervention générée :

    • Divalto : le code intervention est généré par Divalto (Administration des interventions), comme dans les versions précédentes. ‘InterventionNumber’ est égal au code intervention.
      c’est le choix qui est appliqué par défaut à la migration d’une version antérieure.

    • CRM Web : le code intervention est affecté par la CRM Web; il est égal à Intervention_ID.
      Le code Device utilisé en préfixe est le code de l’utilisateur WebAPIWeavy et ‘InterventionNumber’ est calculé automatiquement avec la forme réduite de intervention_ID (xxx-yyyyy)

Onglet Facturation/Situation

Dans cet onglet, on paramètre les différents éléments nécessaires à la facturation de situation.

Tableau Généralités

  • Référence de facturation groupée : On précise l'article qui sera utilisé sur la facture de situation groupée en dépendance pour la méthode de facturation groupée. Pour la désignation de la ligne générée, il est possible d'utiliser des caractères « jocker », #TVA# et #FACTURE#, qui seront substitués au libellé de l'article lors de la génération de la facture de situation.

  • Code op facturation groupée : On précise le code opération qui est utilisé pour la génération de la facture de situation, pour la méthode de facturation groupée. Il sera obligatoire de paramétrer le code opération « avoir » lié à ce dernier.

  • Code op facturation détaillée : On précise le code opération qui est utilisé pour la génération de la facture de situation, pour la méthode de facturation détaillée. Il sera obligatoire de paramétrer le code opération « avoir » lié à ce dernier.

  • Code op facturation finale : On précise le code opération qui est utilisé pour la génération de la facture « finale » issue de la situation finale.

  • Facturation groupée ou détaillée : On précise la méthode que l'on souhaite utiliser par défaut pour la génération de la facture de situation.

  • Option de saisie : On précise la méthode souhaitée de saisie de l'avancement :

    • Cumulé sur montant initial (saisie de pourcentage)

    • Relatif sur montant initial (saisie de pourcentage)

    • Quantité cumulée (saisie de quantité)

    • Quantité relative (saisie de quantité)

  • Référence acompte : On précise la référence article que l'on va utiliser pour la génération d'une facture d'acompte depuis le devis travaux. Il est possible d'utiliser un caractère « jocker », #TVA#, qui sera substitué au libellé de l'article lors de la génération de la facture de situation.

  • Code op acompte : On précise le code opération qui est utilisé pour la génération d'une facture d'acompte depuis le devis travaux.

  • Eclatement des acomptes (V10.6) : en version 10.5, l'acompte était éclaté dans la facture par Régime TVA, Dépôt, Affaire, avenant, axes analytiques. La 10.6 propose un nouveau mode  

    • par tva, dépôt, affaire, avenant, axe (seul fonctionnement jusqu'en V10.5)

    • par tva, dépôt (à partir de la version V10.6

  • Message si méthode 'Saisie de la déduction d'acompte' (V10.6) : On précise l'information souhaitée en accompagnement de la méthode manuelle de saisie de la déduction d'acompte : 

    • Possibilité d'activer un message d'information ou d'alerte si déduction d'acompte non saisie : en validation de situation

    • Possibilité d'indiquer un pourcentage d'avancement de la situation pour message d'alerte :
      si le message est activé, il s'affichera sous forme de message d'information.
      si un pourcentage est renseigné, il s'affichera sous forme de message d'alerte lorsque le pourcentage d'avancement dépassera le pourcentage paramétré.

  • Nature de produits pour les révisions : On précise la nature de produit que l'on souhaite utiliser pour les actualisations/révisions de prix d'une facture de situation.

  • Nature de produits pour les retenues contractuelles : On précise la nature de produit que l'on souhaite utiliser pour les retenues contractuelles d'une facture de situation.

 Point de vigilance : Pour chaque code opération créé précédemment, il faut OBLIGATOIREMENT créer le code "OP pour avoir" équivalent dans l'onglet "traitement spécifique" de la table des codes opération.

Tableau Impression

On précise le titre et le masque d'impression à utiliser pour la facture de situation. On utilise également le paramétrage de la table des titres de pièces comme suit :

  • Imprimer le récapitulatif des situations : On initialise sur le devis travaux si l'on souhaite imprimer sur les situations à venir un récapitulatif des situations précédentes. Ce récapitulatif s'imprime après le pied de situation/facture.

  • Rang calculé à l'impression du récapitulatif : On précise si l'on souhaite calculer le rang dans l'impression du récapitulatif. Cela peut être le cas si l'on coche la case suivant :

  • Ne pas imprimer les situations annulées sur le récapitulatif : On précise ici si l'on ne veut pas imprimer les situations sur le récapitulatif.

  • Récapitulatif (V10.6) : On précise comment est gérée la situation en cours dans l'impression du récapitulatif entre :

    • Situation en cours exclue

    • Situation en cours inclue

Onglet Contrats (V10.8)

On précise dans cet onglet, les paramétrages qui s’appliquent dans la gestion des contrats & abonnements utilisés dans la solution IM.

Tableau Interactions CRM Web

  • Détermination de la date de fin de contrat : on précise pour les contrats à durée déterminée, la date qui à partir de laquelle sera déterminée la date de fin de contrat à transmettre au contrat opérationnel de la CRM Web parmi

    • la date d'échéance : date d'échéance de renouvellement

    • la date de terme du contrat.

La date de fin de contrat est alors calculée par la formule : date de fin de contrat est égale à date d'échéance ou date de terme du contrat - 1 jour.
Pour les contrats à durée indéterminée, la date de fin de contrat transmise est la date d'échéance de renouvellement.

Pour rappel : le contrat opérationnel est mis à jour en presque temps réel par le contrat administratif de l’ERP par l’ICP Externe.

Tableau Matériels (V10.9)

Paramétrage

  • Sélection des matériels par le site du contrat : Lorsque cette case est cochée, si on affecte un site sur un contrat, dans la fonctionnalité matériels/saisie des matériels liés au contrat :

    • Une sélection sur le site principal est appliquée sur le zoom matériel (F9)

    • Un contrôle (alerte) du site est appliqué à la saisie du matériel

Cela permet de ne sélectionner que des matériels du site.

Fonctionnement

Depuis un contrat client, lors de la sélection d’un matériel ou en saisie manuelle du matériel :

Si la case est cochée dans le paramétrage du dossier et si le site du contrat est renseigné, alors le zoom des matériels est piloté par le site du contrat et affiche les matériels du site :

Le site reste modifiable.

Au niveau du contrat, une vérification est faite sur les sites du contrat et du matériel :

  • si la case est cochée sur le dossier

  • si le contrat est rattaché à un site

  • si le matériel n’est pas un matériel modèle

Dans le cas où le site du matériel sélectionné ou saisi est différent du site du contrat, le message d’alerte suivant s’affiche :

Onglet Affaire

Divalto Installation Maintenance propose à partir d’un devis travaux validé, de générer une sous arborescence ‘devis travaux’ sur l’affaire industrielle liée au devis travaux.
On précise ici les paramétrages qui vont permettre la création de cette arborescence, à savoir :

  • Généralités :

    • Code arborescence : Le code de l’arborescence. Pour que l’arborescence soit visible en CRMWeb et en mobilité, le code arborescence doit être égal au code arborescence Technique paramétré dans le dossier Affaires / onglet Gestion d’affaires

    • Type d'élément d'affaire : Le type d'élément d'affaire à utiliser pour la génération de l'arborescence d'affaire.

    • Code statut par défaut : Le statut par défaut de l'élément d'affaire à utiliser pour la génération dans l'arborescence d'affaire.

    • Code budget : Le code budget d'affaire à utiliser pour la génération des budgets dans l'arborescence d'affaire

    • Préfixe Codification budgets fils : Le préfixe à utiliser pour la codification automatique des budgets d'affaire.

  • Chapitres et ouvrages

    • Type d'élément chapitre : Le type d'élément d'affaire à utiliser pour la génération des éléments d'affaire pour le niveau chapitre du devis travaux

    • Type d'élément ouvrage : Le type d'élément d'affaire à utiliser pour la génération des éléments d'affaire pour le niveau ouvrage du devis travaux

  • Options (V10.7)

    • Proposer la récupération des éléments après génération : si cochée, indique que les informations élément, activités seront mises à jour dans le devis travaux et les tables préparant l’Administration Interventions/équipements)

  • Option de validation facture de situation (V10.8)

    • Sélectionner l'élément d’encrage : si cochée, cette option permet de raccrocher une situation à un élément de l’affaire.

 

Onglet Confidentialités

On précise les codes confidentialités pour la gestion des droits sur certaines actions :

  • Transformation d'un devis actif en validé

  • Rollback d'un devis validé

  • Suppression d'une facture de situation

  • Suppression information acompte

  • Trace en synthèse (V10.6)

  • Modifier une référence en ligne de devis (V10.6)

  • Régénérer les éléments d’affaire (V10.7) : gère la confidentialité permettant de la génération multiple des éléments d’affaires depuis le devis travaux

Onglet Génération d’action (V10.7)

Création d’actions

Onglet Identifiants (V10.7)