Affaires - Administration des affaires - Clic droit + "Offre - Créer une offre"
Vous pouvez créer des offres afin de présenter les éléments chiffrés de l'affaire à vos clients / prospects.
Vous avez pour cela plusieurs possibilités dont l'utilisation du Concepteur d'offres pour :

1. Créer une offre

2. Réutiliser les éléments de chiffrage

3. Présenter l'offre

4. Répartir / Ajuster les montants

5. Modifier une offre

6. Transformer une offre en devis commercial ou en commande

7. Insérer des textes pré-enregistrés

8. Dupliquer une offre

9. Imprimer l'offre

10. Archiver l'offre

Créer une offre

L'opération s'effectue en deux temps.
A noter : vous pouvez également automatiser ces deux étapes par glisser/déposer d'une arborescence contenant des budgets (chiffrage typiquement) vers une racine d'arborescence d'offre.

1. premier temps : création de l'élément Offre

Créez une tête d'arborescence d'affaire avec pour code arborescence et type d'élément ceux qui ont été définis au niveau du dossier - au moment de l'activation du module - comme caractérisant les offres.

Donnez-lui un nom explicite, par exemple "Présentation".

2. second temps : génération du contenu de l'Offre

De retour sur l'arbre de l'affaire, sélectionnez l'élément principal du chiffrage pour lequel vous souhaitez générer une offre, puis optez pour l'une de ces deux solutions :

Clic droit - Offre < Créer une offre, puis sélection (

Open

ou <F12>) de l'élément d'affaire de type présentation dans la fenêtre "Eléments d'affaires" qui s'ouvre.

Cliquer-déposer de l'élément de type chiffrage vers l'élément de type présentation.

La fenêtre "Concepteur d'offres" s'affiche alors. Vous allez pouvoir réutiliser les éléments de chiffrage situés à droite et personnaliser votre offre (cf chapitre suivant).

Pour valider l'offre, cliquez sur la coche .

 
A noter : la commande "Créer offre" n'est pas disponible lorsque l'élément sélectionné n'est pas associé au type "Chiffrage" déclaré dans le dossier de l'affaire.
 

Réutiliser les éléments de chiffrage

Pour faire passer les éléments de chiffrage de la droite de la fenêtre vers l'offre, à gauche, vous avez deux solutions :

1. Rapatrier l'intégralité du chiffrage :

   1. A droite, clic droit sur la branche de chiffrage - "Copier l'arborescence".

   2. A gauche, clic droit sur le chapitre de l'offre concerné - "Coller l'arborescence".

2. Procéder à la ligne :

3. Sélection de l'élément chiffré à mettre dans l'offre.

4. Cliquer-glisser sur le chapitre de l'offre concerné. Si un élément chiffré est réparti sur plusieurs lignes de l'offre, vous le glisserez autant de fois qu'il y a de lignes, jusqu'à son attribution à 100%.

A noter : vous pourrez ensuite retrouver les associations budgets / offre depuis l'onglet "Liens de budget" des éléments de l'offre (écran Administration de l'affaire).
A noter : si vous souhaitez remonter d'un cran dans l'arborescence de chiffrage, sans être obligé de revenir à l'écran précédent, cliquez sur le pictogramme .
 

Présenter l'offre

Si vous récupérez le chiffrage élément par élément, vous pouvez structurer votre offre en amont, puis faire glisser les éléments de chiffrage dans les chapitres prévus à cet effet.

1. Assurez-vous d'être en mode modification : touche <F4>.

2. Faites un clic droit sur l'en-tête de l'offre pour ouvrir le menu contextuel.

3. Sélectionnez la commande "Créer un sous-chapitre".

4. Saisissez votre titre ou sous-titre.

5. Validez par la touche <ENTREE>.

A noter : vous avez la possibilité d'utiliser des modèles de chiffrage en appelant l'arborescence d'une affaire-modèle. C'est l'état de l'affaire (zoom affaire) qui détermine s'il s'agit d'une opportunité, d'une affaire ou d'un modèle.

Mise en forme

Sur chaque ligne, vous avez la possibilité de déterminer quatre options d'impression en cochant ou décochant la case correspondante :

Impression : la ligne s'imprime sur l'offre, ou non.
Impression montant : le montant de la ligne s'imprime ou non.
Impression quantité : la quantité de la ligne s'imprime ou non.
Saut de page avant : un saut de page est effectué avant l'impression de cette ligne.
Conseil : réduisez la largeur du cadre de droite (éléments d'origine) pour plus de confort d'utilisation.
A noter : un traitement de modification globale, accessible via le menu « outils » permet de modifier les chapitres sélectionnés en masse sur une des caractéristiques.
 

Répartir les montants de l'offre

Vous pouvez moduler et répartir les montants issus du chiffrage sur l'offre.
Exemple : l'élément "Montage" a été chiffré à 3000 euros, or sur l'offre, vous préférez distinguer montage sur site et pré-montage. Dans ce cas, vous allouerez 50% de l'élément "Montage" au montage sur site et les 50% restants au pré-montage.

1. Cliquez dans la cellule "%" de la ligne d'offre à modifier (à gauche).

2. Saisissez le pourcentage du montant à affecter. Vous pouvez par exemple éclater un même élément en deux lignes sur l'offre.

Vous constatez alors :

1. Que la colonne "% à affecter" de l'élément chiffré (à droite) indique le pourcentage restant à affecter.

2. Qu'un pictogramme apparaît sur la ligne de l'élément chiffré : un carré plein

   Open

   

   pour une affectation complète, un demi-carré pour une affectation partielle et un carré vide pour une ligne qui n'a pas encore été ventilée.

A partir de la 10.6 et afin de faciliter la répartition automatique d'une ligne budget vers des chapitres de destination, un mécanisme de répartition s'appuie sur le poids respectif des chapitres sur lesquels doit s'effectuer la répartition.
Dans le concepteur d'offre, les chapitres destinations sur lesquels une ligne de budget doit être répartie sont Multi-sélectionnés. Un clic droit sur la ligne de budget à répartir fait apparaitre le menu contextuel « affecter proportionnellement ». Le restant de la ligne de budget est réparti au prorata du montant d'un chapitre divisé par la somme des montants des chapitres sélectionnés.
Important : la multi-sélection n'autorise pas des sélections non-homogènes en niveaux.

Les chapitres en option

Il est possible d'indiquer qu'un chapitre de l'arborescence de présentation est une option.
Lorsqu'un chapitre est déterminé comme étant en option, tous les sous éléments sont cochés comme option. Il n'est pas possible de « mixer » les situations sur les éléments constitutifs d'un chapitre.

Les éléments indiqués comme 'option' s'impriment au même titre que les autres lignes, avec le niveau de détail déterminé dans leurs constituants (éléments, lignes de budgets). Ils sont édités en fin de présentation de l'offre, dans une section à part.
La totalisation de l'offre ne comporte pas ces chapitres définis comme option.

Modifier une offre

1. Depuis l'Administration de l'affaire, sélectionnez l'élément Offre.

2. Faites un clic droit pour ouvrir le menu contextuel.

3. Sélectionnez la commande

Offre <Modifier offre> pour ouvrir le Concepteur d'offre.
 

Transformer l'offre en devis commercial ou en commande

Lorsque vous êtes en mode projet, vous pouvez transformer l'offre en document commercial de type devis et/ou commande, avec un niveau d'information plus ou moins détaillé :

1. Sélectionnez la première ligne de l'offre.

2. Cliquez sur le bouton [

Générer un devis] ou [Générer une commande].La fenêtre de génération de pièce s'affiche.

1. Vous avez alors plusieurs possibilités :

2. Garder les informations globales de l'offre, sans le détail : cochez uniquement la case "Générer" de la ligne principale de l'offre. Seul le montant total sera repris.Vous pouvez dans ce cas utiliser les commentaires rédigés au niveau des lignes de l'offre pour exprimer le détail.

3. Reprendre un ou plusieurs éléments de l'offre : cochez les lignes que vous souhaitez intégrer, en plus de la première.

4. Créer un devis à partir d'un seul sous-ensemble de l'offre : cochez uniquement la ligne concernée.

A noter : seuls les montants des lignes cochées seront visibles sur le document commercial.
Chaque ligne de l'offre correspondra soit à un chapitre, soit à un poste, soit à une ligne article.
Le bouton [Pièce] s'active et permet d'accéder au document commercial.
La re-génération est possible si vous supprimez la pièce. Vous pourrez ainsi, par exemple, créer un devis détaillé si le devis global n'a pas convaincu.
A noter : c'est dans les paramètres des types d'éléments d'affaires que sont désignés les articles génériques qui seront utilisés dans les pièces commerciales.
Important : l'opération est possible si et seulement si la ligne de l'offre est associée à un type d'éléments d'affaires dont l'option "Permettre la génération de l'élément d'affaire en pièce Divalto" est cochée.
 

Insérer des textes préenregistrés

Pour copier un texte préenregistré sur un élément de l'offre :

1. Sélectionnez une ligne de l'offre.

2. Choisissez dans le menu Compléments la commande Texte préenregistré.

3. Cliquez sur la loupe puis sélectionnez le texte de votre choix.

Vous pouvez ensuite le consulter en cliquant sur le pictogramme d'accès au texte lié à l'élément .
 

Dupliquer une offre

Il suffit de copier – coller une arborescence d'offre pour créer une seconde version.
Les liens sont également dupliqués.
Conseil : dans le cas de plusieurs offres, créez un chapitre par version. Par exemple :
 

Imprimer l'offre

Pour imprimer une offre :

1. Sélectionnez une ligne de l'offre.

2. Choisissez dans le menu Fichier la commande Imprimer ou cliquez sur

3. Indiquez, puis validez, vos critères d'impression.

Les options d'impression vous permettent :

• de  lancer une impression papier, mail, PDF ;

• d'imprimer les textes liés aux éléments ;

• d'imprimer les fichiers joints (si leur format le permet) ;

• de positionner les totaux ;

• d'archiver l'offre.

Archiver l'offre

Cochez la case d'option Archivage de l'offre qui se trouve dans l'écran de saisie des options d'impression. L'offre figure alors en tant que pièce jointe de l'élément d'en-tête.