Analyse des écarts d’inventaire

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12/06/2023
6 min read

On accède au traitement par l’option de menu : Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Analyse des écarts d’inventaire.

Cette impression permet de mettre en évidence les écarts d’inventaire mesurés :

  • En différence de quantité : entre la quantité théorique et la quantité inventoriée

  • En valeur : (quantité théorique – quantité inventoriée) x dernier coût de revient

Ces écarts peuvent provenir :

  • Soit d’une erreur de saisie de la quantité comptée,

  • Soit d’un oubli de saisie de mouvements de stock (entrées ou sorties),

  • Soit des erreurs de saisie de mouvements,

  • …

Analyse des écarts d'inventaire en mode interactif (depuis la V10.7)

Depuis la version 10.7, les données restituées par le programme Commerce et Logistique / Stocks / Inventaires gestion avancée / Analyse des écarts d’inventaire sont également disponibles dans un tableau interactif grâce à l'option Affichage tableau. A partir du tableau obtenu, il est possible d'accéder à la fiche article, aux mouvements et ventilations pour l'historique et d'exporter les données sur excel.

La coche "Affichage tableau" permet un affichage sur écran interactif: 

Cet écran préalable à l'impression permet de:

  • lister les écarts sur écran

  • accéder à la fiche article

  • accéder aux mouvements / ventilations pour l'historique

  • corriger la saisie

  • exporter sur excel

Ce mode tableau impose certains critères (options grisées): pas de détail par n° série / lot / date de péremption dans la vue principale.

=> Tableau des écarts:

L'utilisateur peut: 

  • modifier la quantité inventoriée

  • saisir un n° de série / lot / date de péremption différent

  • mettre à jour l'inventaire

=> Tableau des ventilations:

Accessible lorsqu'on est positionné sur une ligne qui présente des ventilations: , ce qui active le bouton de ventilation 

Inventaire no

Vous indiquez le numéro de l’inventaire. Après avoir sélectionné le numéro, la date d’arrêté est mise à jour automatiquement.

Inventaire trié par

L’impression peut être triée selon les options :

  • Tri de l’impression de saisie d’inventaire ; ce tri est celui utilisé lors de la génération d’inventaire

  • Dépôt – Référence - Nature de stock - Emplacement

  • Référence – Dépôt – Nature de stock – Emplacement

  • Famille statistique – Référence

L’ordre de tri de la famille statistique est fixé par le paramètre dossier « Ordre de tri familles statistiques ».

Détail

Chaque ligne article peut être détaillée soit :

  • Dépôt – Nature de stock – Emplacement,

  • Par numéro de série/lot – Date de péremption ; ce détail peut être intéressant lorsqu’il y a un écart d’inventaire sur un article géré par numéro de série/lot.

Sélection des lignes

Ce choix permet de sélectionner les lignes d’inventaires :

  • Non saisies : il n’y a pas encore eu de saisie de quantité inventoriée sur ces lignes,

  • Saisies: la quantité inventoriée a été saisie,

  • Validées: ces lignes ont été validées par le traitement  de validation d’inventaire,

  • Saisies et validées .

Objet de la différence

Permet de déterminer la finesse d’analyse de la différence :

  • Dépôt,

  • Nature de stock,

  • Emplacement,

  • Numéro de série – lot,

  • Date de péremption

La différence est testée en fonction de l'objet de la différence. Le traitement cumul au niveau de l'objet la différence, par exemple le dépôt et contrôle la différence sur cette quantité et ce montant cumulé.

Le programme affiche alors le détail des lignes même celles qui seules ne sont pas avec différence.

Le programme sort les différences d'écarts en quantité OU en montant avec la différence de montant en valeur absolue.

Dès que l'un des écarts est constaté le programme sort les lignes de détail.

Exemple :        l’article COC0001 est géré par numéro de série.

Son stock théorique est de 5 pièces avec les numéros de série :

101, 102, 103, 104, 105

Le stock compté est également  de 5 pièces avec les numéros de série :

101, 102, 133, 104, 105

Si l’analyse des écarts d’inventaire a été lancée avec l’objet de différence « Dépôt »  :

l’article COC0001 ne figurera pas sur l’impression, car le stock théorique et inventorié est de 5 pièces.

Par contre, si l’analyse des écarts d’inventaire a été lancée avec  l’objet de différence « Numéro de série -lot »

elle considèrera qu’il y a bien un écart sur l’article COC0001, car un numéro de série est différent (133 au lieu de 103).

Sélection des lignes

Ce choix permet de sélectionner et d’éditer les lignes d’inventaires :

  • Sans différence : entre la quantité théorique et la quantité comptée,

  • Avec différence : entre la quantité théorique et la quantité comptée,

Si écart en quantité, en montant

Ces deux paramètres filtrent la liste. Ils fonctionnent séparément : si l’un OU l’autre est « vrai », la ligne sera imprimée.

Valoriser les lignes à l’impression

Si l’option est cochée, on édite les valeurs en quantité et en montant.

Si elle n’est pas demandée, l’état sera édité sans les quantités et sans les montants, et ainsi seules les informations de la première colonne sont imprimées, à savoir :

  • Référence,

  • Désignation,

  • Sous-références 1 et 2,

  • Dépôt,

  • Nature de stock,

  • Emplacement,

  • Numéro de série/lot, si un détail par « numéro de lot – date de péremption » a été sélectionné,

  • Date de péremption, si un détail par « numéro de lot – date de péremption » a été sélectionné.

Dans la pratique, la détection d’un écart induit un recomptage de la zone. En cas d’erreur de comptage initial, il suffit de retourner dans la saisie de l’inventaire et corriger le comptage, si l’inventaire n’a pas encore été validé.

Réimpression de la liste de comptage pour les articles en écart (V10.10)

Afin de procéder à un comptage de vérification sur les articles en écart, il est possible d’imprimer une liste appropriée à l’aide du programme Commerce et logistique/ Stocks/ Inventaire gestion avancée/ Analyse des écarts d’inventaire.

Les options inhérentes à cette fonctionnalité sont Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart et Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot, disponibles dans le groupe Impression. Ces deux options sont accessibles uniquement si la case Lignes saisies (groupe Sélection des lignes) est cochée.

 

 

Remarques :

  • si la case Lignes saisies n’est pas cochée, les options Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart et Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot se décochent automatiquement.

  • La case Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot se coche automatiquement dès lors que Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart est cochée.

  • La case Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot ne peut pas être cochée si Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart n'est pas cochée. De ce fait, le décochage de Réimprimer la liste de comptage pour les articles en écart implique le décochage automatique de Fiches supplémentaires pour les ventilations par no série/lot si cette case était cochée.

 

A la validation du traitement, la liste de comptage des articles en écart s’imprime :

La liste est triée selon le tri de l’impression de saisie d’inventaire, indépendamment du tri sélectionné dans l'écran d’analyse des écarts.

Si des fiches supplémentaires ont été demandées pour la ventilation par no série/lot, celles-ci sont imprimées à la suite de la liste de comptage :

 

Attention ! L’impression de l'écart d’inventaire et la réimpression de la liste de comptage ne se font pas en même temps. Le cochage de la réimpression de la liste de comptage implique la non-impression de l'écart d’inventaire. Pour pouvoir imprimer ce dernier, la liste de comptage doit être décochée.