Gestion de l'encours client
- Sylvie Ulmer
Encours et assurance (jusqu'à la version 10.3)
Dans Commerce & Logistique / Administration des ventes / Commande client / Saisie des commandes, onglet « Complément », groupe « Encours », deux encours sont gérés. L'encours de direction et l'encours d'assurance, car les pièces peuvent être assurées (depuis l'en-tête de pièce, onglet « Facturation–Impression »), en cochant « Assurer la pièce ».
Chaque type d'encours est composé de l'encours comptable et de l'encours de livraison.
L'encours comptable correspond au solde du compte. Il est maintenu par Divalto Règlement. La comptabilité peut également maintenir cet encours grâce à un traitement sur les écritures non lettrées. Détail de l'encours comptable à un instant donné :
Solde des factures non intégrées en comptabilité (ni dans les règlements)
+
Somme des règlements attendus et en portefeuille
+
Somme des règlements remis en banque, mais encore sous couverture d'encours bancaire (voir la gestion de la date de sortie d'encours dans Divalto Règlement). Divalto Règlement ajuste automatiquement l'encours comptable dans les fiches tiers.
L'encours de livraison correspond au portefeuille de commandes et de bons de livraison.
Remarque : L'utilitaire de mise à jour de l'encours de livraison met à jour le compteur d'encours livraison en cas de déphasage. Il est accessible par Commerce & Logistique / Utilitaires / Procédures de mise à jour / Mise à jour de l'encours de livraison
Attention ! Le contrôle d'encours se lance quand un plafond est saisi dans la fiche client (Direction et/ou Assurance). Le montant contrôlé de l'encours correspond à la somme du « comptable » et de la « livraison ».
Gérer les encours du tiers par établissement (V10.4)
Rappel : la gestion par établissement s’active dans l’onglet Options du dossier Commerce et logistique par positionnement de la coche « Gérer des établissements ».
Lorsque l’on gère les établissements, les encours du tiers sont visibles dans la table des encours tiers (Commerce et logistique/ Fichiers/ Tables/ Tables liées aux tiers/ encours tiers). On peut également accéder à la table des encours tiers à partir de la fiche client, grâce au bouton « Plafonds ». La table des encours tiers présente, pour chaque tiers, une ligne par établissement, contenant la somme des encours du tiers pour l’établissement concerné. Le test de dépassement d’encours se fera sur le cumul des encours du tiers, tous établissements confondus.
Si la gestion d'établissement n'est pas active, l’encours du tiers (comptable, livraison, assurance, livraison assurance) est visible dans la fiche client (Commerce et logistique/ Fichiers/ Clients, onglet Généralités). Les encours du tiers sont mis à jour au global pour le tiers. Le test de dépassement d’encours se fait sur la valeur de l’encours du tiers.
Dépassement d'encours
Il est possible de bloquer une commande lorsque cette dernière dépasse le plafond des encours de direction ou d'assurance.
Pour mettre en place ce blocage, il faut positionner la coche « Commerce & logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet « Pièces », « Bloquer la commande si dépassement d'encours client ».
À la suite d'une saisie de commande franchissant un des seuils d'encours, un message est présenté :
En cas d'acceptation, la commande sera bloquée et un symbole traduit cet état sur la pièce et dans l'explorateur
Une fois la commande bloquée, il n'est plus possible de :
Livrer ;
faire des préparations (WMS, BP) ;
facturer ;
générer un OF ;
générer une pièce interco ;
générer une contremarque.
Elle ne sera pas prise en compte dans le CBN. Cet état apparaît sur la pièce, sur l'explorateur, l'état des commandes.
Pour débloquer une commande ainsi bloquée, se mettre en modification, menu « options », puis « modifier l'état de la pièce » et « déblocage », puis valider.
Le déblocage est soumis à confidentialité. L'utilisateur doit posséder la confidentialité qui autorise la saisie de pièce si encours dépassé.
PARAMÉTRAGE CODE ACTION
Une action Divalto 'PCE_CDE_CLI_BLOCAGE' est déclenchée lors du blocage commande.
Deux modèles de processus sont prévus en standard pour répondre à ce besoin :
1 - Un processus simplifié
Une seule tâche automatique d'envoi de mail au responsable ADV de la commande avec un fichier joint au format .daction. Dans sa messagerie, le destinataire pourra accéder à la commande par le bouton :
2 - Un processus complet
Une tâche interactive de choix destinataire de la demande de déblocage (permet de traiter le cas absence de code ADV dans la pièce).
Une tâche de vérification commande avec saisie d'observations et choix déblocage.
La fonction de déblocage peut se faire sans ouvrir la commande. Un mail de retour est alors envoyé au demandeur avec l'observation du responsable.
Processus modèle : adv_cde_bloquee (Demande de déblocage commande client).
Chaîne de paramètres à passer à l'action PCE_CDE_CLI_BLOCAGE.
Filtrage des commandes bloquées (V10.4)
Il est possible de bloquer une commande lorsque cette dernière dépasse le plafond des encours de direction ou d'assurance.
Le paramètre "Bloquer commande si dépassement d'encours client" de la fiche dossier "Commerce et Logistique" permet d'activer ce blocage.
Suite à une saisie de commande franchissant un des seuils d'encours, un message est présenté : en cas d'acceptation, la commande sera bloquée et un symbole traduit cet état sur la pièce et dans l'explorateur de commande.
Les commandes bloquées dans l'explorateur de commandes clients (V10.4)
Dans l'explorateur de commandes (Commerce et logistique/ Administration des ventes/ Commandes client/ Explorateur de commandes), le menu déroulant "Affichage des commandes clients" permet d'afficher :
Uniquement les commandes bloquées
Uniquement les commandes non bloquées
Toutes les commandes
Les commandes bloquées dans les portefeuilles de commandes clients (V10.4)
Dans le portefeuille de commandes (Commerce et logistique/ Listes/ Portefeuilles), un menu déroulant accessible sous le pavé "Etat de confirmation" permet de sélectionner:
Uniquement les commandes bloquées
Uniquement les commandes non bloquées
Toutes les commandes