La fiche client, dans le groupe Encours en EUR de l’onglet Généralités, présente un certain nombre de données liées à l’encours client.

Les plafonds correspondent aux montants maximaux à atteindre par les encours, avant de déclencher des alertes plus ou moins bloquantes.

Les plafonds

Le plafond direction correspond au risque maximum que l’entreprise souhaite prendre pour le client courant.

Le plafond assurance correspond à la couverture assurance.

Les encours

L’encours financier est le solde du compte client en comptabilité.

L’encours assurance est l’ensemble des factures assurées non réglées.

L’encours livraison est l’ensemble des commandes ouvertes et BL ouverts à date.

L’encours livraison assurance est l’ensemble des commandes ouvertes et BL ouverts à date, dont la coche Assurer la pièce est positionnée.

Contrôle des encours en saisie de pièce

Le contrôle d'encours est actif en saisie de pièces, lorsqu’un plafond est renseigné dans la fiche client (encours Direction et/ou Assurance). Si aucun plafond n’est renseigné, les fonctionnalités liées à la gestion de l’encours sont inhibées.

Lorsque les plafonds sont renseignés pour un client, toutes les pièces saisies postérieurement à la mise en place des plafonds, entreront dans le calcul de l’encours. Toutes les pièces saisies après mise en place des plafonds seront topées pièce assurée (cf. coche Assurer la pièce dans l’entête de pièce) par défaut, et viendront faire grossir, le montant des encours correspondants.

En saisie de pièce, en cas de dépassement des plafonds, des messages alertent l’utilisateur:

• en début de saisie de pièce, lorsque la somme de l’encours livraison assurance et de l’encours assurance dépasse le plafond assurance, avant la saisie de toute nouvelle pièce commerciale.

• à la validation de la pièce commerciale saisie, si la somme de l’encours livraisons assurance et de l’encours assurance est dépassé, en intégrant la nouvelle pièce.

Bloquer la saisie de pièce en cas de dépassement d’encours

Il est possible de bloquer une commande lorsqu’elle provoque un dépassement de plafond.

Pour mettre en place ce blocage, il faut positionner la coche Commerce & logistique/ Fichiers/ Organisation/ Dossier, onglet Pièces, Bloquer la commande si dépassement d'encours client.  

Suite à la saisie d’une commande provoquant un dépassement de plafond, un message demande l’utilisateur s’il veut bloquer la commande.

Ce blocage est lié à un processus, qui signale le blocage à un utilisateur référent, possédant la capacité de déblocage éventuel.

Mise à jour des encours

Toute nouvelle commande saisie ou tout nouveau BL saisi, fait grossir de son montant, les encours non financiers.

Si des déphasages existent, les encours peuvent être recalculés à l’aide de l’utilitaire Commerce & Logistique / Utilitaires / Procédures de mise à jour / Mise à jour de l'encours de livraison.

Concernant les encours liés aux paiements, si la coche lié à Divalto Règlement est présente dans le dossier comptable, il n’y a rien de plus à faire. Le module Règlement prend en charge le calcul de l’encours financier et de l’encours assurance, de façon automatique.

Si elle ne l’est pas, l’utilitaire Comptabilité/utilitaires/Procédures de mise à jour /Mise à jour encours Divalto Commerce & logistique, lancé régulièrement, effectue le calcul et alimente la fiche client.