Règlements réciproques (V10.11)

Généralités

Si différentes sociétés effectuent des opérations entre elles et se les refacturent, comme par exemple :

• Le dossier 996 passe commande d'une prestation au dossier 998,

• Ce qui entraine que le dossier 996 va réaliser un achat auprès du dossier 998,

• Ce qui génèrera une vente dans le dossier 998.

L'inter-compagnie permet d'automatiser les flux "miroirs" pour des opérations de gestion commerciale. Il est intéressant de disposer de cette même fonctionnalité pour la partie règlement.

Ainsi, si on prend comme exemple le cas suivant :

• Un décaissement du dossier 996 génère un encaissement dans le dossier 998.

S'agissant du module règlement, ceci doit être exploitable dans un environnement de type Inter-compagnie et Inter-agence.

Schéma de présentation

Open

Paramétrage général

Il faut que l’inter-compagnie soit activée. Pour cela, il faut accéder au menu Commerce & logistique / Fichiers / Organisation / dossiers.

L’inter-compagnie s’active dans les tables communes. Utiliser, pour ce faire, les touches de fonction « MAJ+F7 » et dans l'onglet « Tables communes 2 » cocher la case d'option « Gestion inter-compagnies » du groupe “ Compléments ”.

Paramétrage dossier.

Il est nécessaire que chaque dossier règlement ait l’option traitement des règlements inter-compagnies d’activée. On accède à la fiche dossier via le menu :

• Comptabilité / Fichiers / Organisation / Dossiers - Bouton « Règlement »,

• Règlement NEW / Fichiers / Dossier - Bouton « Règlement ».

Dans le groupe “Inter-compagnies“, il faut cocher la case « Traitement des règlements inter-compagnies ».

Liens dossier - Tiers interne

L’accès à cette table est réalisé via l’option de menu :

• Administration / Inter-compagnies / Liens Dossiers-Tiers règlement

• Règlement NEW / Fichiers / Tiers interne inter-compagnies

Cette table permet de faire le lien entre un dossier et un tiers (Client, Fournisseur ou Interne).

Le tiers représente le dossier associé dans les autres dossiers.

Un tiers interne ne peut être lié qu’a un seul dossier / établissement. donc présent une seul fois dans la table des liens dossier / tiers interne.

Attention : Pour saisir un lien entre les tiers internes et un dossier il faut être positionner sur un autre dossier.

Exemple : Sur le dossier 996, on crée le client C0000998 et le fournisseur F0000998 qui correspondent au dossier 998. Il faut rester sur le dossier 996 pour créer les liens entre

• le dossier 998 et le client C0000998

• le dossier 998 et le fournisseur F0000998

Dans le cadre des règlements inter-compagnies (ICP), on utilise cette table de lien Dossier / tiers interne pour  :

• Rechercher le dossier destination à partir du tiers de la transaction d’origine

• Recherche le tiers de la transaction de destination à partir du dossier / Établissement de la transaction d’origine

Définition des flux de type règlement

On accède au zoom permettant de définir les flux de règlement par l’option de menu Administration / Inter-compagnies / Flux.

Les flux sont de type “Règlement”.

Open

« Actif »
Pour activer ou désactiver cette règle de synchronisation. En phase de recherche, vous pouvez cocher ou décocher la case d'option « Uniquement les liens actifs » pour utiliser ce critère comme filtre.

Groupe « Règlement d’origine (décaissement) »

« Dossier » : Est valable pour tous les dossiers, si vide.

« Établissement »  : Si vide, est valable pour tous les établissements.

« Dossier comptable » : Calculé à partir du dossier et établissement d’origine si non vide.

« Type de tiers » : Filtre les transactions en fonction des types de tiers sélectionnés.

« État final » : Filtre les transactions avec cet état. L’état doit avoir une position « Remis » ou égal à « WLE ».

Groupe « Règlement de destination (encaissement) »

« Dossier » : Si vide, valable pour tous les dossiers.

« Établissement » : Si vide, valable pour tous les établissements.

« Dossier comptable » : Calculé en fonction du dossier et établissement destination si non vide.

« Changement d’état » : Détermine le changement d’état utilisé pour les transactions destinations.

« État final » : Calculé à partir du changement d’état destination.

Trace des opérations

L'historique des opérations de trace des règlements inter-compagnies est accessible par l’option de menu :

• Administration / Inter-compagnies / Trace des règlements inter-compagnies

• Règlement NEW / Fichiers / Journal de transaction / Trace des règlements inter-compagnie

On historise les règlements inter-compagnies effectués avec la transaction d’origine et la transaction créée (destination).

Il n’est pas possible de créer, de modifier ou de supprimer une trace. Il s’agit uniquement d’une consultation.

Un bouton permet d’accéder à la

• Transaction d’origine.

• Transaction de destination.

Onglet Définition

Dans le groupe “Informations générales”, on recapitule le code du flux et l'état.

Le groupe “Transaction d’origine”est composé :

• Du numéro de transaction,

• Du statut de la transaction,

• Du code dossier et du code établissement,

• Le code du dossier comptable.

Le groupe “Transaction de destination” est constitué des informations :

• Du numéro de transaction,

• Du statut de la transaction,

• Du code dossier et du code établissement,

• Le code du dossier comptable.

Onglet Transactions

Le groupe “Transaction d’origine” et le groupe “Transaction de destination”est composé :

• Du type de tiers,

• Du code tiers ainsi que son nom,

• Le code du changement d'état,

• Le code de l'état final,

• Le numéro du bordereau de banque et la date de constitution,

• Le numéro de bordereau du tiers et la date de constitution,

• Le montant TTC de la transaction et le code devise.

Consultation des transactions

Toute transaction réalisée par une opération de type inter-compagnie comporte le sigle

Le synchronisateur

On utilise le synchronisateur du traitement de l’ICP (Inter-Compagnie) gérant les flux déjà existants dans commerce et logistique.

Le synchronisation est lancé par l’option de menu Administration / Inter-compagnies / Synchronisateur inter-compagnies.

Rappel : Le synchronisateur doit être en cours d’exécution pour traiter les flux , mais Il peut être mis en pause. Il traite les demandes au fil de l'eau. S'il est lancé, il est impératif de mettre à jour le paramétrage lorsqu'un flux est modifié.

Sélectionner le Flux

Chaque transaction ne va être traitée que par un seul flux.

Si plusieurs flux correspondent à la transaction d’origine, voici l’ordre de priorité :

Exemple de flux traités par l’ICP

• Saisie d’un décaissement correspondant à un règlement total d’une facture

  • Si le N° de pièce du tiers est renseigné et que la facture est retrouvée dans le dossier de destination

    • Si le montant restant à payer dans le dossier de destination correspond au montant réglé : On créer le règlement de la facture trouvée

    • Si le montant restant à payer dans le dossier de destination ne correspond pas au montant réglé : On créer un acompte avec le montant réglé

• Saisie d’un décaissement correspondant à un règlement partiel d’une facture

  • Ce cas n’est pas traiter actuellement

• Saisie d’un décaissement correspondant à la création d’un acompte

  • Création d’un acompte correspondant dans le dossier de destination (avec référence à l’acompte saisi)

Flux de Lettrage « WLE »

Avec les mêmes ordres de priorités, on recherche le flux de lettrage (Etat d’origine = « WLE ») correspondant à la transaction d’origine. Ce flux gère les lettrages entre pièces et avoirs qui sont fait dans la transaction d’origine. Le flux de lettrage ne traite pas les lettrages partiels.

• Lettrage total d’une facture avec un acompte

  • Si la facture est présente sur le dossier de destination avec le même montant restant à régler et s’il existe bien dans le dossier de destination un acompte lié à l’acompte utilisé dans le lettrage : On va faire le lettrage dans le dossier de destination

  • Si la facture est présente sur le dossier de destination avec le même montant restant à régler mais qu'il n'existe pas dans le dossier de destination un acompte lié à l’acompte utilisé dans le lettrage : Rien ne sera fait dans le dossier de destination.

  • Si la facture n’est pas présente sur le dossier de destination, ou que le montant restant à régler est différent de celui de la facture dans le dossier d’origine : Rien ne sera fait dans le dossier de destination.

Éligibilité transaction d’origine

En plus des critères d’entrées dans le Tracking ICP, la transaction d’origine doit avoir la même devise que le dossier destination. 

Paramètres dossier destination

On vérifie que le dossier destination soit paramétrer correctement.

Si un seul des critères n’est pas valable, le règlement ICP n’est pas effectué, un message est laissé dans le log de l’inter-compagnies (zoom Trace inter-compagnies) et le Tracking ICP est suspendu (il peut être réactiver dans le zoom Tracking inter-compagnies).

• Le dossier destination

  • Doit être paramétré pour traiter les règlements inter-compagnies.

• Le changement d’état destination

  • Doit exister dans le dossier destination

  • Doit être un changement d’état d’encaissement

  • Doit avoir un état final qui existe dans le dossier destination

• Le tiers destination

  • Doit exister dans le dossier destination

Certains éléments nécessaires à la transaction destination sont également initialisés avec les éléments de la transaction d’origine :

• Compte de banque destination :

  • Si l’IBAN de la transaction d’origine est renseigné

    • On cherche le compte de banque avec le même IBAN

  • Sinon

    • On prend le compte de banque par défaut du tiers destination

  • Si on ne trouve pas de compte de banque, le Tracking ICP est suspendu

• IBAN/RIB destination si nécessaire :

  • Si le compte de banque d’origine est renseigné

    • On cherche l’IBAN/RIB du tiers destination avec le même IBAN

  • Sinon

    • On prend l’IBAN/RIB principal du tiers destination

  • Si on ne trouve pas l’IBAN/RIB, le Tracking ICP est suspendu

Recherche des pièces destinations

Pour chaque pièce réglée dans la transaction d’origine, on recherche les la pièce correspondant dans le dossier destination avec

• Le type de tiers et tiers correspondant au type de tiers et le tiers de destination

• Des ventilations non réglées

• Le numéro de pièce et numéro de pièce externe (dans l’ordre)

  1. Le numéro de pièce du tiers de la pièce d’origine = le numéro de pièce destination

  2. Le numéro de pièce d’origine = le numéro de pièce du tiers de la pièce destination

  3. le numéro de pièce d’origine = la référence tiers d’un détail de règlement destination

     • Seulement lorsqu’on utilise un acompte pour lettrer avec une pièce

     • Référence tiers initialisé lors du précèdent règlement ICP du décaissement de l’acompte

Si on ne trouve pas de pièce destination, création d’un acompte.

 Une fois la pièce destination trouvés, on va chercher une échéance de la pièce destination avec le montant réglé par le détail de la transaction d’origine

Si on ne trouve pas d’échéances avec ce montant, création d’un acompte. 

Création transaction destination

Un décaissement d’un acompte sur la transaction d’origine engendre un encaissement d’un acompte dans le dossier destination.

Un décaissement d’un règlement divers sur la transaction d’origine engendre un encaissement d’un règlement divers dans le dossier destination.

 Un décaissement sur une pièce sur la transaction d’origine engendre un encaissement sur la pièce correspondante dans le dossier destination (en respectant ce qui est décrit dans le § Recherche des pièces destinations) :

• Création d’un acompte si la pièce destination n’est pas trouvée

• Création d’un acompte si la pièce destination n’as pas d’échéances avec un montant correspondant au montant réglé

 Lorsque c’est possible et paramétré, les lettrages entre pièces/acomptes dans la transaction d’origine engendre des lettrages avec les pièces/acomptes correspondantes dans le dossier destination.

Exemple de paramétrage d’un flux règlement

Règlement de type virement